Perm Docs et le problème de l'omniprésence de l'information

Paradoxalement, l'information est omniprésente : elle est difficile à trouver.

Google a saisi l'opportunité de s'attaquer à ce problème à grande échelle. Son énoncé de mission est donc « d'organiser l'information mondiale et de la rendre universellement accessible et utile ». Chez FloQast, nous pourrions décrire notre travail en termes similaires, quoique plus succincts. Nous sommes heureux de faire notre part pour rendre les informations financières de votre entreprise accessibles et utiles à l'équipe comptable. Aujourd'hui, nous voulons relever une bonne partie de ce défi avec l'introduction de notre nouvelle fonctionnalité, appelée Perm Docs. Les Perm Docs sont ce que tous les comptables considèrent comme des « documents permanents », c'est-à-dire ceux dont vous avez besoin pour tout audit clôturé ou ultérieur, mais qui ne sont pas liés à une seule période. Il peut s'agir de documents relatifs aux politiques et procédures, de contrats importants, de plans comptables, de procès-verbaux de conseils d'administration, de contrats de location ou même de statuts constitutifs. Tous les services de comptabilité disposent de ces documents. Malheureusement, ils sont stockés un peu partout dans des classeurs, réels et virtuels. Les jours de beau temps, nous savons exactement où trouver ceux dont nous avons besoin. Les mauvais jours, on ne sait pas où ils se trouvent. Dans les pires moments, on se pose la question suivante : avons-nous même un document pour ce que je recherche ? C'est souvent le chaos qui demande de l'ordre. Ne serait-il pas formidable de disposer d'un référentiel central unique pour les documents comptables critiques dont la durée de vie s'étend sur plusieurs périodes de clôture ?

Entrez Perm Docs.

Perm Docs est un système de stockage de fichiers et de documents entièrement configurable qui existe dans le stockage cloud existant de votre service comptable et qui est automatiquement visualisable et accessible depuis FloQast. Par « entièrement configurable », nous entendons que les utilisateurs peuvent configurer des dossiers pour organiser les documents comme ils le souhaitent. Il peut être configuré pour les documents relatifs à toutes les entités d'une entreprise, ou à une seule d'entre elles, afin de garantir que les bons documents soient toujours accessibles à l'endroit le plus épuré qui convient le mieux. Nous avons déjà entendu parler de l'intention des utilisateurs d'utiliser Perm Docs à grande échelle : pour les politiques comptables, les rapports d'audit, les contrats de location, etc. Certains utilisateurs nous ont avoué discrètement que le fait de disposer de notre fonctionnalité Perm Docs leur permet de créer un ensemble complet de documents de procédures. En effet, ces documents auront désormais de meilleures chances d'être trouvés et accessibles via Perm Docs.

Comme pour tous nos services évolutifs, nous écouterons les utilisateurs, découvrirons comment ils utilisent Perm Docs et adapterons la fonctionnalité au fil du temps afin qu'elle puisse être utilisée le plus efficacement possible. Nous avons déjà des idées en tête pour intégrer Perm Docs plus profondément dans FloQast à l'avenir, par exemple en mettant en évidence l'existence d'un document de politique avec un lien à côté de la procédure à laquelle il s'applique. Au-delà de Perm Docs, nous avons pour objectif de rendre toutes les données comptables de votre entreprise plus facilement accessibles et utiles pour nos héros de l'équipe comptable. Si vous avez des articles de votre liste de souhaits que vous voulez être sûr que nous prenons en compte, envoyez-nous un message à support@floqast.com.Who. Peut-être que notre mission n'est pas beaucoup moins ambitieuse que celle de Google, après tout.