La comptabilité, bien que parfois fastidieuse, est essentielle. Mais cela ne signifie pas que les processus répétitifs doivent être exécutés de la même manière qu'ils l'ont toujours fait. Aujourd'hui, l'espace est transformé par l'introduction d'un nouveau joueur : Automatisation robotique des processus.

La RPA est un logiciel codé par ordinateur qui émule les actions humaines et qui a de nombreuses applications dans le monde de la comptabilité. Plus précisément, les logiciels RPA imitent la façon dont les humains interagissent avec d'autres technologies. Cela signifie que le logiciel RPA doit être capable de :

• Comprenez ce qui s'affiche sur l'écran de l'ordinateur
• Naviguez dans le logiciel, le programme ou le système
• Extraire et utiliser les données qu'il voit
• Déterminez les mesures à prendre ensuite
• Effectuez des frappes au clavier pour terminer ces actions

La RPA n'est pas considérée comme de l'intelligence artificielle ou de l'apprentissage automatique ; elle est basée sur des règles. Le logiciel ne saura quoi faire ensuite que s'il a été programmé pour comprendre les prochaines étapes du flux de travail. Cela signifie que la technologie RPA est la solution idéale pour remplacer les humains qui effectuent des tâches répétitives. Par exemple, le logiciel RPA peut exécuter les processus métier suivants :

• Lire et évaluer les CV
• Traiter les factures des fournisseurs
• Lire des informations à partir d'un modèle (ou les transcrire dans)

• Répondre aux questions du service client ou du service d'assistance
• Traiter les réclamations d'assurance
• Consolidez et organisez les données externes, comme la recherche de la meilleure offre pour un service de nettoyage
• Collecter des statistiques sur l'engagement sur les réseaux sociaux ou l'utilisation du site Web

Cette technologie peut être utilisée dans tous les domaines d'activité, mais les technologies RPA sont particulièrement utiles lors de l'exécution de fonctions comptables.

Qu'est-ce que l'automatisation robotique des processus en comptabilité?

Le service de comptabilité est souvent considéré comme l'épine dorsale d'une entreprise, car sans rapports financiers, les chefs d'équipe ne peuvent pas savoir comment ni où s'améliorer. Pour produire des données financières utiles, le service comptable doit enregistrer les transactions de manière régulière et cohérente. La RPA est l'outil idéal à utiliser pour ces tâches répétitives.

Bien qu'il soit toujours judicieux pour un humain de superviser une technologie automatisée, voici quelques manières dont les projets RPA peuvent aider le service de la comptabilité :

RPA pour la comptabilité

De nombreuses fonctions comptables de base peuvent être remplies grâce à la technologie RPA, car la comptabilité est un processus basé sur des règles. Tenez compte des points suivants :

• Comptes payables
  Lorsque vous recevez une facture, vous vous assurez d'abord qu'elle est valide et alors approuvez-le pour le paiement. Ce n'est qu'après avoir approuvé le paiement que vous pouvez annuler le chèque et enregistrer l'entrée. Les solutions RPA peuvent effectuer chacune de ces tâches à votre place (et sont suffisamment intelligentes pour les exécuter dans le bon ordre).
• Comptes recevables
  De nombreuses fonctions de gestion des comptes clients utilisent la même si-alors processus de prise de décision. Une solution RPA pourrait être créée pour que, lorsque vous recevez le paiement, le programme associe la facture au bon de commande, trouve la créance impayée, dépose le paiement et enregistre l'entrée.
• Dépenses
  Lorsqu'un employé soumet des dépenses pour remboursement, un logiciel RPA peut être programmé pour vérifier les dépenses, évaluer ces coûts par rapport aux indemnités prédéterminées pour cet employé/événement/client, approuver le remboursement et enregistrer les écritures de journal.
• Répartition des coûts

Lorsque les employés engagent des dépenses pour un projet, c'est à quelqu'un d'autre d'affecter ces dépenses aux comptes appropriés. Avec une configuration et une programmation appropriées, la technologie RPA peut le faire pour vous.

La RPA au service de l'investissement

Un robot RPA peut aider les directeurs financiers et les membres de l'équipe de direction à prendre de meilleures décisions d'investissement en compilant les options d'investissement dans un modèle organisé et pondéré en fonction des valeurs de gestion les plus importantes. Et une fois que la direction a fait sa sélection, un robot RPA peut suivre le succès de ces investissements. Il pourrait même être en mesure de suggérer des sélections plus performantes pour l'avenir.

RPA pour les procédures de rapprochement et d'analyse

Les rapprochements sont importants, mais ils peuvent prendre beaucoup de temps et être répétitifs. Heureusement, le logiciel RPA automatisé peut télécharger des relevés bancaires, lire ces relevés, comparer les soldes avec ceux de vos livres, résoudre les divergences courantes et signaler les écarts pour que vous puissiez les consulter.

RPA pour la préparation des états financiers

Si les fonctions de comptabilité sont à jour et précises, la préparation des états financiers peut facilement être automatisée. Le logiciel RPA peut commencer à créer des rapports une seule fois processus comptables de clôture de fin de mois sont complets. Automatiquement et instantanément, ce logiciel peut produire autant de versions des rapports financiers que nécessaire. Par exemple, les robots RPA pourraient créer des états financiers personnalisés pour :

• Auditeurs: Les auditeurs voudront peut-être voir une comparaison triennale des recettes et des dépenses.

• Comptables fiscaux: Le rapport peut être généré à l'aide de regroupements de comptes spécifiques à l'impôt pour faciliter les déclarations fiscales.

• Gestion: La direction souhaiterait peut-être voir les résultats financiers par rapport à son budget.

La RPA pour les prévisions

Les prévisions peuvent être délicates. Les prévisions reposent sur des hypothèses, des estimations et des données imparfaites. Mais les logiciels RPA peuvent toujours jouer un rôle dans les prévisions. Il peut :

• Traitez les données historiques
• Identifier les tendances dans les données
• Calculez les écarts par rapport aux points de référence du secteur
• Comparez les résultats aux rapports des concurrents

Un membre de votre équipe peut indiquer au robot RPA ce qu'il veut qu'il fasse, et le logiciel effectuera ces tâches rapidement, efficacement et avec précision. Mais surtout, la RPA est impartiale. Il peut être difficile pour la direction de ne pas fausser ses estimations. Si les données qui leur sont fournies sont claires et exemptes d'hypothèses, ils peuvent prendre de meilleures décisions financières.

RPA pour les procédures analytiques

La RPA peut être d'une grande aide lors de l'analyse des données. L'examen systématique de vastes étendues de données est un défi et prend beaucoup de temps pour nous, mais la technologie RPA n'en est pas moins un jeu d'enfant. Par exemple, les robots RPA peuvent être en mesure de :

• Comparez deux ensembles de données
• Identifier les valeurs aberrantes dans un ensemble de données
• Calculer les variances et les ratios
• Générer des graphiques
• Afficher les courbes de tendance

Les analyses sont un aspect très important de la prise de décision pour les équipes de direction qui supervisent la fonction financière d'une entreprise. En demandant à un robot d'effectuer ces calculs, votre équipe obtiendra des informations précises et fiables.

RPA pour les tests d'audit à double objectif

Si votre CPA est sur place réalisation d'un audit, ils peuvent utiliser la technologie RPA pour faciliter certaines de leurs procédures de test. Les tests d'audit à double objectif, qui testent simultanément l'exactitude des chiffres et l'efficacité des contrôles internes de votre entreprise, peuvent bénéficier de la technologie RPA. Pensez au test de reperformance. Lors de la réexécution d'une transaction, vos auditeurs vérifient si le résultat qu'ils ont obtenu est lié à ce qui figure dans votre grand livre. Ces tests peuvent souvent être effectués par des robots RPA, ce qui permet à vos auditeurs de consacrer du temps à des procédures de test moins strictes.

RPA pour les déclarations fiscales

Bien que les lois fiscales puissent être complexes, les règles sont presque toujours rédigées en utilisant si-alors logique.

• « Si je gagne entre X et Y dollars par an, mon taux d'imposition marginal sera de Z %. »
• « Si j'ai moins de 100 employés, je suis éligible à ce crédit d'impôt. »
• « Si j'ai détenu cet actif pendant 12 mois ou plus, le gain résultant de sa vente sera une plus-value à long terme. »

Cela fait de la déclaration fiscale un excellent domaine pour utiliser la technologie RPA. Pensez aux taxes de vente, par exemple. Chaque mois, la technologie RPA peut générer des déclarations de taxes de vente que vous pouvez consulter ou elle peut organiser ces données de manière à ce qu'un service tiers puisse les utiliser pour générer des retours en votre nom.

Ce domaine est particulièrement important à l'heure actuelle car, ces dernières années, les États ont adopté de nouvelles lois sur les taxes de vente qui obligent les entreprises situées à l'extérieur de l'État à collecter et à verser les taxes de vente dans leur État. Les entreprises sont submergées par les nouvelles exigences de dépôt. Pouvoir s'appuyer sur la technologie RPA pour générer des formulaires fiscaux ou organiser des données fiscales est presque une nécessité.

RPA pour les applications basées sur le cloud

Les logiciels basés sur le cloud sont quasiment omniprésents dans le domaine de la comptabilité, mais toutes les entreprises n'ont pas été en mesure de migrer leur suite logicielle complète vers le cloud. La RPA peut contribuer à cette transition. Par exemple, si votre comptable souhaite accéder à vos rapports financiers mais que votre système ERP est basé sur un ordinateur de bureau, le logiciel RPA peut générer des rapports et téléchargez-les dans le cloud pour que vos comptables puissent les examiner.

Il est facile de comprendre à quel point il serait avantageux pour un robot logiciel d'exécuter ces fonctions. Non seulement les solutions RPA libèreraient du temps à votre personnel pour des tâches plus importantes et à valeur ajoutée dans votre organisation, mais les résultats auraient également plus de chances d'être précis. Bien que vous ne deviez pas éliminer l'implication humaine, le fait de permettre à un robot d'effectuer des tâches simples et répétitives éliminera l'erreur humaine de l'équation.

Quel est l'avenir de l'automatisation robotique des processus ?

La mise en œuvre de la RPA ne fait que gagner en popularité. Si votre entreprise a déjà adopté la RPA dans ses services comptables et financiers, vous pouvez vous attendre à ce que la RPA soit adoptée dans d'autres départements, et ce très bientôt. Le service client est une prochaine étape évidente (les robots peuvent souvent traiter les requêtes de premier niveau), tout comme les ressources humaines (pour l'intégration ou la formation des employés), mais les opportunités sont infinies.

En fait, l'un des principaux avantages de la RPA réside dans sa capacité à être utilisée aux côtés d'autres technologies. La combinaison de l'intelligence artificielle et de la pensée basée sur les règles de la RPA sera efficace. Intelligent automatisation sera une technologie à plus forte valeur ajoutée que la RPA seule. Par exemple, la RPA peut facilement remplir une déclaration fiscale, mais si le formulaire fiscal change, ses règles doivent être reprogrammées. L'utilisation de l'IA pour lire un formulaire fiscal et modifier les règles de la RPA en fonction de ses découvertes ouvrira un tout nouveau monde de automatisation de la comptabilité.

As RPA use grows, we should pay close attention to how it provides a higher level of service to our accounting departments, and we should be prepared to incorporate those new technologies into our business models.