Résoudre rapidement et efficacement les problèmes liés à la haute saison

Abhors de l'auteur : Katie Thomas, CPA, est une créatrice de contenu, lauréate du prix 40 CPA Practice Advisor 2021 et 2022, lauréate du palmarès des 50 meilleures femmes en comptabilité, et propriétaire de Leaders Online, où l'entreprise aide les professionnels de la comptabilité à accroître leur impact, leur influence et leurs revenus grâce au leadership éclairé et au marketing numérique. N'hésitez pas à visiter Leaders en ligne ou communiquez avec elle sur LinkedIn pour entrer en contact avec Katie.

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Vous êtes au milieu du saison chargée, les délais sont serrés et votre taux de cortisol augmente. Pendant que tu te débrouilles et que tu penses que tout est sous contrôle, un problème se pose. Qu'il s'agisse d'un audit qui ne se déroule pas comme prévu ou d'un membre de l'équipe incapable de faire son travail correctement, cela peut rendre une période difficile encore plus éprouvante (jeu de mots).

La bonne nouvelle ?

Avec quelques trucs et astuces, vous pouvez résoudre ces problèmes et continuer éviter le burn-out, réduisez le stress et reprenez le chemin. Les conseils ci-dessous vous aideront à surmonter avec succès les défis qui se présentent, même en cette période chargée de l'année.

Mettez-vous dans le bon état d'esprit

Votre espace libre est toujours crucial, mais il l'est particulièrement pendant cette période. Lorsque vous êtes énervé, cela peut vous amener à dire des choses que vous ne feriez pas normalement par passion ou à prendre la mauvaise ligne de conduite.

Pensez à la fréquence à laquelle vous avez dit quelque chose pour le regretter 10 minutes plus tard. Je sais que je l'ai fait plus d'une fois, c'est pourquoi je trouve toujours qu'il vaut mieux prendre le temps de se calmer et de se mettre dans le bon état d'esprit lorsqu'un problème se présente. Bien que cela puisse sembler critique, il est rare qu'un problème nécessite une attention immédiate.

Cela ne signifie pas que vous passiez trop de temps à vous attarder sur la question. Il est beaucoup moins productif de s'attarder sur les raisons du problème que de prendre des mesures pour y remédier.

En prenant le temps de vous calmer et de vous mettre dans le bon état d'esprit sans consacrer trop de temps au problème, vous pourrez avancer dans le reste de cette liste, comprenant réunion avec les parties prenantes.

Rencontrez les parties prenantes pour trouver la cause première du problème

Avec votre marge de manœuvre, il est temps de rencontrer les parties prenantes pour définir clairement le problème. Avant cette réunion, tout le monde doit savoir pourquoi il vient à la réunion et être prêt pour la discussion.

Au cours de la réunion, certaines choses doivent se passer :

• Vous voulez trouver l'origine du problème ((pas le symptôme)
• Attaquez le problème et non les gens

Il est très important de se concentrer sur la racine du problème sans blâmer ou humilier quiconque dans le processus. Je me souviens qu'une fois, alors que je travaillais dans le domaine de la comptabilité publique, j'ai été amenée dans le bureau de mon cadre supérieur et on m'a ridiculisée pour avoir mal rempli un document de travail. À la fin de la conversation, mon cadre supérieur s'est rendu compte que je n'avais jamais appris comment remplir ce document de travail en particulier. Il s'agit d'un exemple de cas où la personne a été attaquée en premier, plutôt que du problème. Dans mon cas, le problème n'était pas que j'étais un mauvais comptable ou que je n'essayais pas de faire mon travail ; le problème, c'est que je n'ai pas appris et que je n'ai pas acquis les compétences nécessaires.

Une fois cette réunion terminée, rédigez un résumé et le consensus général, ainsi qu'une demande de confirmation de la part de toutes les parties prenantes. Une confirmation négative, c'est-à-dire qu'ils ne devraient répondre que s'ils ne sont pas d'accord avec les faits présentés, est également acceptable. Cela permettra de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde à l'avenir.

Déterminez ce qui doit être résolu maintenant

Il est maintenant temps de faire le suivi auprès des parties prenantes sur les problèmes qui doivent être résolus dès aujourd'hui. N'oubliez pas que parfois, tous les problèmes n'ont pas besoin d'être résolus immédiatement. Vous devrez peut-être résoudre un symptôme dès maintenant et vous attaquer au problème fondamental à l'avenir (peut-être après la haute saison).

L'établissement des priorités est crucial à cet égard.

Si des problèmes doivent être résolus ultérieurement, assurez-vous de disposer d'un moyen de les suivre et d'y revenir. Ne perdez pas de vue le problème principal. Il faudra peut-être le mettre en veilleuse pendant une courte période, mais il ne faut pas l'oublier.

Solutions de remue-méninges

Une fois que le problème a été défini et que les parties prenantes se sont mises d'accord sur le problème à résoudre, il est temps de commencer à réfléchir à des solutions. Avant de faire part de vos idées lors d'une séance de remue-méninges ouverte, demandez d'abord l'avis individuel des parties prenantes.

Demandez à chaque partie prenante de proposer ses propres idées sur la manière de résoudre le problème. Cela permettra de :

• Assurez-vous que les parties prenantes comprennent le problème
• Encourager la créativité et la participation des parties prenantes
• Permettez à chacun de se sentir impliqué dans la recherche de la solution

En parlant de solutions, la prochaine étape consiste à lancer une session de brainstorming collaborative.

Une fois que les parties prenantes ont pris le temps de développer des solutions de manière indépendante, commencez à réfléchir ouvertement aux solutions en équipe.

Lors du brainstorming :

• Ne critiquez pas les idées. Les solutions créatives sont souvent les meilleures, et votre équipe doit se sentir à l'aise pour les partager. Critiquer les idées ne fera que décourager les gens à sortir des sentiers battus et à partager leurs idées.
• Ne perdez pas de vue votre objectif. Restez sur la bonne voie. Dirigez la séance et ramenez tout le monde au point s'ils sortent des sentiers battus.
• N'oubliez pas que le fluage de la portée peut ruiner l'exécution de votre solution.
• Disposez d'un indicateur objectif des avantages et des inconvénients connus. Personne ne peut connaître l'avenir, donc tout le monde doit être réaliste et en être conscient.

À la fin de votre séance de remue-méninges, choisissez ce que les gens considèrent comme la meilleure solution et commencez à créer un plan. Assurez-vous que les parties prenantes sont incluses autant que possible pour vous assurer qu'elles adhèrent au plan et que vous obtenez leur adhésion.

Rappelez-vous qu'il existe souvent de nombreuses solutions au problème ou aux symptômes. Beaucoup d'entre eux produiront des rendements différents mais égaux. Il peut être prudent de choisir une solution rapidement (car le rendement net est similaire) plutôt que de passer trop de temps à décider. Ne perdez pas de vue la réalisation de votre audit en consacrant tout votre temps à la planification. Cela nécessite toujours l'adhésion des parties prenantes.

Passez à l'action

Maintenant que vous avez réfléchi, que vous avez trouvé une solution et que tout le monde est sur la même longueur d'onde, il est temps de passer à l'action. Résoudre le problème rapidement et efficacement aidera tout le monde à se remettre sur la bonne voie le plus rapidement possible.

N'oubliez pas de rester concentré et de garder un œil sur le prix lorsque vous mettez votre plan en œuvre. En vous concentrant sur votre tâche et en gardant votre objectif à l'esprit, vous et votre équipe éviterez de vous laisser distraire.

Pour garantir le succès, assurez-vous que l'assistance est disponible chaque fois que cela est nécessaire pendant le processus de mise en œuvre.

Réfléchissez, révisez et ajustez si nécessaire

La mise en œuvre de votre plan n'est que la première étape. Après avoir mis en œuvre votre solution, prenez le temps de réfléchir, de passer en revue, de célébrer la victoire et d'apporter les ajustements nécessaires.

Envisagez :

• Qu'est-ce qui a fonctionné
• Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné
• Si d'autres solutions seront nécessaires

L'évaluation des résultats et les ajustements nécessaires peuvent aider à éviter que le même problème ou des problèmes similaires ne se reproduisent à l'avenir. Envisagez de retourner à la table à dessin et de réfléchir à des choses qui n'ont pas fonctionné de manière indépendante et en équipe. Discutez ouvertement des raisons pour lesquelles cela n'a pas fonctionné et de ce qui peut être fait pour l'améliorer. De nombreuses équipes n'effectuent pas cette étape cruciale du processus de feedback.

Quand le la haute saison est terminée, réévaluez une fois de plus pour voir comment vous pouvez faire mieux l'année prochaine pour que la prochaine saison chargée se déroule le mieux possible. N'oubliez pas de prendre en compte les solutions logicielles et d'automatisation dans le cadre de ce processus d'évaluation. Les bonnes solutions peuvent aider à résoudre les problèmes actuels et futurs tout en réduisant la charge de travail et en améliorant la collaboration au sein de l'équipe. De nombreuses autres équipes ne parviennent pas à mettre en œuvre les commentaires. Tirer parti de la technologie des flux de travail pour documenter et mettre en œuvre les commentaires est l'une des meilleures mesures stratégiques que vous puissiez prendre.

Réflexions finales

Lorsque la haute saison s'intensifie, des problèmes ne manqueront pas de survenir. La clé pour surmonter ces problèmes est de les aborder avec sang-froid et de rassembler tout le monde pour trouver une solution viable. Travailler ensemble et éviter de pointer du doigt aidera tout le monde à surmonter l'obstacle et à passer à autre chose.