Schnelle und effiziente Lösung von Problemen in der Hauptsaison

Abden Autor heraussuchen: Katie Thomas, CPA, ist Content Creator, 2021 und 2022, 40 unter 40, CPA Practice Advisor, Gewinnerin der Top 50 Women in Accounting und Inhaberin von Leaders Online, wo sie Buchhaltungsfachleuten helfen, ihre Wirkung, ihren Einfluss und ihr Einkommen durch Thought Leadership und digitales Marketing zu steigern. Fühlen Sie sich frei, uns zu besuchen Führungskräfte online oder verbinde dich mit ihr auf LinkedIn um in Kontakt zu kommen mit Katie.

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Du bist in der Mitte der Hauptsaison, die Fristen sind knapp und Ihr Cortisolspiegel steigt. Während du mittuckerst und denkst, du hast alles unter Kontrolle, ein Problem entsteht. Ob es nun darum geht, dass ein Audit nicht wie geplant abläuft oder ein Teammitglied seine Arbeit nicht richtig erledigen kann, es kann eine herausfordernde Zeit noch anstrengender machen (Wortspiel beabsichtigt).

Die gute Nachricht?

Mit ein paar Tipps und Tricks kannst du diese Probleme lösen und trotzdem vermeiden Sie ein Ausbrennen, Stress abbauen und wieder auf Kurs kommen. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, die Herausforderungen, die auch in dieser geschäftigen Jahreszeit auftreten, erfolgreich zu bewältigen.

Rein in den richtigen Headspace

Ihr Headspace ist immer entscheidend, aber in dieser Zeit ist er besonders wichtig. Wenn Sie aufgeregt sind, kann das dazu führen, dass Sie Dinge sagen, die Sie normalerweise aus Leidenschaft nicht tun würden, oder die falsche Vorgehensweise ergreifen.

Denken Sie daran zurück, wie oft Sie etwas gesagt haben, nur um es 10 Minuten später zu bereuen. Ich weiß, dass ich das mehr als einmal gemacht habe, weshalb ich immer finde, dass es am besten ist, sich Zeit zu nehmen, um sich abzukühlen und sich zu erlauben, in die richtige Stimmung zu kommen, wenn ein Problem auftaucht. Obwohl es kritisch erscheinen mag, erfordert selten ein Problem sofortige Aufmerksamkeit.

Nun, das bedeutet nicht, zu viel Zeit damit zu verbringen, sich mit dem Thema zu beschäftigen. Es ist weitaus weniger produktiv, darüber nachzudenken, warum das Problem aufgetreten ist, als Maßnahmen zur Behebung des Problems zu ergreifen.

Wenn Sie sich Zeit nehmen, um sich abzukühlen und in den richtigen Headspace zu kommen, ohne zu viel Zeit mit dem Problem zu verbringen, können Sie den Rest dieser Liste durchgehen. inkl. Treffen mit Interessenträgern.

Treffen Sie sich mit Interessenvertretern, um die Ursache des Problems zu finden

Wenn Ihr Headspace in Ordnung ist, ist es an der Zeit, sich mit den Stakeholdern zu treffen, um das Problem klar zu definieren. Vor diesem Treffen sollte jeder wissen, warum er zu dem Meeting kommt, und sich auf die Diskussion vorbereiten.

Während des Treffens müssen einige Dinge passieren:

• Sie möchten das Grundproblem finden (nicht das Symptom)
• Greife das Problem an und nicht die Menschen

Es ist wirklich wichtig, sich darauf zu konzentrieren, das Problem an der Wurzel zu packen, ohne dabei irgendjemanden zu beschuldigen oder zu beschämen. Ich erinnere mich, dass ich einmal, als ich in der öffentlichen Buchhaltung arbeitete, in das Büro meines leitenden Angestellten gebracht und verspottet wurde, weil ich ein Arbeitspapier falsch ausgefüllt hatte. Am Ende des Gesprächs stellte mein leitender Manager fest, dass mir nie beigebracht wurde, wie man dieses spezielle Arbeitspapier überhaupt fertigstellt. Dies ist ein Beispiel dafür, wo die Person zuerst angegriffen wurde, und nicht das Problem. In meinem Fall war das Problem nicht, dass ich ein schlechter Buchhalter war oder nicht versuchte, meinen Job zu machen; stattdessen war das Problem, dass ich nicht unterrichtet und nicht mit den Fähigkeiten ausgestattet wurde.

Wenn Sie mit diesem Treffen fertig sind, verfassen Sie eine Zusammenfassung und den allgemeinen Konsens sowie eine Bitte um Bestätigung durch alle Beteiligten. Eine negative Bestätigung, was bedeutet, dass sie nur antworten sollten, wenn sie mit den dargelegten Fakten nicht einverstanden sind, ist ebenfalls in Ordnung. Dadurch wird sichergestellt, dass in Zukunft alle auf derselben Seite sind.

Ermitteln Sie, was jetzt gelöst werden muss

Jetzt ist es an der Zeit, mit den Interessenvertretern die Probleme zu besprechen, die heute gelöst werden müssen. Denken Sie daran, dass manchmal nicht jedes Problem sofort gelöst werden muss. Möglicherweise müssen Sie ein Symptom sofort lösen und das eigentliche Problem in Zukunft beheben (vielleicht nach der Hauptsaison).

Priorisierung ist hier entscheidend.

Wenn es Probleme gibt, die später gelöst werden müssen, stellen Sie sicher, dass Sie eine Möglichkeit haben, sie zu verfolgen und darauf zurückzukommen. Verlieren Sie das Hauptproblem nicht aus den Augen. Es muss vielleicht für kurze Zeit in den Hintergrund treten, aber es sollte nicht vergessen werden.

Brainstorm-Lösungen

Sobald das Problem definiert ist und sich die Interessengruppen auf das Problem geeinigt haben, das gelöst werden muss, ist es an der Zeit, mit der Suche nach Lösungen zu beginnen. Bevor Sie Ihre Ideen in einer offenen Brainstorming-Sitzung besprechen, holen Sie sich zunächst die Beiträge der einzelnen Stakeholder ein.

Lassen Sie jeden Stakeholder seine eigenen Ideen zur Lösung des Problems einbringen. Dadurch wird:

• Stellen Sie sicher, dass die Beteiligten das Problem verstehen
• Förderung der Kreativität und Partizipation der Interessengruppen
• Erlauben Sie allen, das Gefühl zu haben, Teil der Lösungsfindung zu sein

Apropos Lösungen: Der nächste Schritt besteht darin, eine gemeinsame Brainstorming-Sitzung zu beginnen.

Sobald sich die Beteiligten die Zeit genommen haben, eigenständig Lösungen zu entwickeln, beginnen Sie, im Team offen nach Lösungen zu suchen.

Beim Brainstorming:

• Kritisieren Sie keine Ideen. Kreative Lösungen sind oft die besten, und Ihr Team muss sich wohl fühlen, wenn Sie sie teilen. Ideen zu kritisieren wird die Menschen nur davon abhalten, um die Ecke zu denken und ihre Ideen zu teilen.
• Verliere dein Ziel nicht aus den Augen. Bleib auf dem richtigen Weg. Leite die Session und führe alle zum Punkt zurück, falls sie vom Trail abkommen.
• Denken Sie daran, dass Scope Creep die Ausführung Ihrer Lösung ruinieren kann.
• Haben Sie eine objektive Metrik der bekannten Vor- und Nachteile. Niemand kann die Zukunft kennen, also muss jeder realistisch sein und das erkennen.

Wählen Sie am Ende Ihrer Brainstorming-Sitzung aus, was nach Ansicht der Teilnehmer die beste Lösung ist, und beginnen Sie mit der Erstellung eines Plans. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten so weit wie möglich einbezogen werden, um sicherzustellen, dass sie mit dem Plan einverstanden sind und Sie ihre Zustimmung erhalten.

Denken Sie daran, dass es oft viele Lösungen für das Problem oder die Symptome gibt. Viele davon werden unterschiedliche, aber gleiche Renditen bringen. Es kann ratsam sein, schnell eine Lösung zu finden (da die Nettorendite ähnlich ist), anstatt zu viel Zeit mit Entscheidungen zu verbringen. Verlieren Sie nicht aus den Augen, wie Sie Ihr Audit bestehen, indem Sie Ihre gesamte Zeit mit der Planung verbringen. Dies erfordert immer noch die Zustimmung der Interessengruppen.

Ergreifen Sie Maßnahmen

Nachdem Sie ein Brainstorming durchgeführt, eine Lösung gefunden und alle auf derselben Wellenlänge sind, ist es an der Zeit, Maßnahmen zu ergreifen. Das Problem schnell und effizient zu lösen, hilft allen, so schnell wie möglich wieder auf Kurs zu kommen.

Denken Sie daran, konzentriert zu bleiben und den Preis im Auge zu behalten, wenn Sie Ihren Plan in die Tat umsetzen. Wenn Sie bei der Sache bleiben und Ihr Ziel im Auge behalten, können Sie und Ihr Team vermeiden, abgelenkt zu werden.

Um den Erfolg sicherzustellen, stellen Sie sicher, dass während des Implementierungsprozesses Support verfügbar ist, wann immer er benötigt wird.

Reflektieren, überprüfen und nach Bedarf anpassen

Die Umsetzung Ihres Plans ist nur der erste Schritt. Nehmen Sie sich nach der Implementierung Ihrer Lösung Zeit, um zu reflektieren, zu überprüfen, den Erfolg zu feiern und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Erwägen Sie:

• Was hat funktioniert
• Was hat nicht funktioniert
• Ob weitere Lösungen benötigt werden

Wenn Sie die Ergebnisse auswerten und bei Bedarf Anpassungen vornehmen, können Sie verhindern, dass dasselbe oder ähnliche Probleme in Zukunft erneut auftreten. Erwägen Sie, noch einmal von vorne zu beginnen und unabhängig und als Team nach Dingen zu suchen, die nicht funktioniert haben. Führen Sie eine offene Diskussion darüber, warum es nicht funktioniert hat und was getan werden kann, um es zu verbessern. Viele Teams führen diesen wichtigen Schritt im Feedback-Prozess nicht durch.

Wenn der Die Hauptsaison ist vorbei, überdenken Sie es noch einmal, um zu sehen, wie Sie es im nächsten Jahr besser machen können, damit die folgende Hauptsaison so reibungslos wie möglich verläuft. Vergessen Sie nicht, Software- und Automatisierungslösungen als Teil dieses Bewertungsprozesses in Betracht zu ziehen. Die richtigen Lösungen können helfen, aktuelle und zukünftige Probleme zu lösen und gleichzeitig die Arbeitsbelastung zu reduzieren und die Teamzusammenarbeit zu verbessern. Viele weitere Teams setzen das Feedback nicht in die Tat um. Die Nutzung der Workflow-Technologie zur Dokumentation und Umsetzung von Feedback ist einer der besten strategischen Schritte, die Sie ergreifen können.

Letzte Gedanken

Wenn die Hauptsaison heiß wird, treten zwangsläufig Probleme auf. Der Schlüssel zur Überwindung dieser Probleme liegt darin, sie mit einem kühlen Kopf anzugehen und alle zusammenzubringen, um eine tragfähige Lösung zu finden. Wenn Sie zusammenarbeiten und vermeiden, mit dem Finger zu zeigen, können alle das Hindernis überwinden und weitermachen.