Rationalisation de la clôture mensuelle de SumUp : une réussite de FloQast

À la fin de l'année 2021, SumUp, un fournisseur mondial de services de paiement au service de millions d'entreprises dans le monde entier, a dû relever des défis importants avec son processus de clôture mensuel manuel basé sur des feuilles de calcul.

Les feuilles de calcul étaient cloisonnées sur plusieurs sites et fuseaux horaires, ce qui a entraîné :

• Inefficités : La mise à jour manuelle des feuilles de calcul était lente et sujette aux erreurs. Des incohérences découlaient de l'utilisation de différentes versions ou de l'oubli de mettre à jour une feuille centrale.
• Manque de visibilité : Les chefs d'équipe ont eu du mal à suivre les progrès et les délais au sein des équipes internationales. Sans une vue centrale, les goulots d'étranglement et les barrages routiers étaient difficiles à identifier et à résoudre rapidement.
• Tâches chronophages : Les tâches manuelles répétitives, telles que la saisie et le rapprochement des données, ont enlisé l'équipe comptable et l'ont empêchée de se concentrer sur des analyses de haut niveau.

SumUp s'est associé à FloQast pour une solution transformatrice permettant de relever ces défis de front.

Comment FloQast a résolu les problèmes de traitement rapproché de SumUp

Reconnaissant la nécessité d'un processus de clôture plus efficace et rationalisé, SumUp a cherché une solution capable d'automatiser les tâches, d'améliorer la visibilité et de favoriser la collaboration entre ses équipes comptables mondiales. FloQast est devenu le partenaire idéal, proposant une plateforme complète conçue pour répondre de front aux défis spécifiques de SumUp. Voyons comment les fonctionnalités de FloQast ont permis de résoudre chacun de ces problèmes.

Problème : feuilles de calcul et tâches manuelles inefficaces

FloQast a remplacé la dépendance de SumUp à l'égard de feuilles de calcul sujettes aux erreurs par un système centralisé et automatisé. Cela a permis de résoudre les problèmes d'inefficacité et d'incohérence en :

• Automatisation des flux de travail : Les tâches répétitives telles que la saisie et le rapprochement des données ont été automatisées, libérant ainsi un temps précieux pour l'équipe comptable.
• Stockage de données centralisé : Les feuilles de calcul ont été remplacées par un référentiel central sécurisé pour toutes les données financières. Cela a permis à tout le monde de travailler avec les informations les plus récentes, éliminant ainsi les incohérences et les erreurs.
• Flux de travail rationalisés : FloQast a proposé des modèles et des flux de travail prédéfinis spécialement conçus pour le processus de clôture. Cela a permis de rationaliser le processus et de réduire le temps nécessaire à sa réalisation.

« Avant FloQast, il n'existait aucun moyen simple de contrôler l'exhaustivité des tâches et des délais des personnes », a déclaré Daniel Mitev, superviseur du contrôle qualité comptable. « À présent, tout est centralisé au même endroit : en gros, une approche unifiée pour tout le monde. »

Incidence : Grâce à FloQast, SumUp a réduit le travail manuel, minimisé les erreurs et a amélioré l'efficacité du processus de fermeture.

Problème : manque de visibilité et de collaboration

Le manque de visibilité de SumUp sur le processus de clôture a entravé la collaboration et la résolution rapide des problèmes. FloQast a résolu ce problème en :

• Tableaux de bord en temps réel : FloQast a fourni des tableaux de bord en temps réel offrant une vue claire de l'ensemble du processus de clôture. Les chefs d'équipe pouvaient facilement suivre les progrès, identifier les obstacles et s'assurer que les délais étaient respectés.
• Outils de communication : Les outils de communication intégrés ont facilité une collaboration fluide entre les équipes internationales. Les équipes pouvaient partager des mises à jour, poser des questions et résoudre les problèmes en temps réel, favorisant ainsi une meilleure transparence et une meilleure collaboration.

« Avec FloQast, vous pouvez voir le processus et commencer à vous concentrer », explique Yordan Stoyanov, responsable principal du contrôle interne et des processus financiers. « Par exemple, avons-nous des difficultés interentreprises ? Avons-nous des difficultés avec les comptes clients ? Nous avons de la visibilité, c'est l'essentiel, surtout dans une entreprise où vous avez plusieurs sites comptables. »

Incidence : L'amélioration de la visibilité et de la communication a permis à SumUp d'identifier et de résoudre les problèmes de manière proactive, ce qui a permis d'accélérer et d'améliorer l'efficacité du processus de clôture.

Problème : processus chronophage et sujet aux erreurs

La nature manuelle du processus Close de SumUp a non seulement fait perdre un temps précieux, mais a également augmenté le risque d'erreurs. FloQast a résolu ce problème en :

• Tâches automatisées : FloQast a automatisé les tâches répétitives, permettant à l'équipe comptable de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée telles que l'analyse et la planification stratégique.
• Règles de vérification des erreurs et de validation : Les règles intégrées de vérification des erreurs et de validation ont empêché les erreurs de pénétrer dans le système, améliorant ainsi la précision des données et réduisant le nombre de retouches.
• Flux de travail rationalisés : La rationalisation des flux de travail a permis de fluidifier le processus de clôture avec moins de blocages et de retards.

« La culture de FloQast est très proche de la nôtre », explique Yordan. « Des outils conçus par des comptables, pour des comptables. »

Incidence : En automatisant les tâches et en minimisant les erreurs, FloQast a aidé SumUp à économiser beaucoup de temps et de ressources pendant le processus de clôture.

Les sections restantes (résultats obtenus, changement d'état d'esprit, conclusion) peuvent être conservées telles que vous les avez mises à jour précédemment, avec des puces décrivant les avantages. Cette approche fournit une image plus détaillée des défis auxquels SumUp a été confrontée et de la manière dont les solutions de FloQast les ont relevés, rendant ainsi l'histoire de cette réussite encore plus percutante.