Optimierung des Monatsabschlusses von SumUp: Eine FloQast-Erfolgsgeschichte

Ende 2021, SumUp, ein globaler Zahlungsdienstleister, der Millionen von Unternehmen auf der ganzen Welt bedient, stand mit seinem manuellen, tabellenkalkulationsbasierten monatlichen Abschlussprozess vor großen Herausforderungen.

Tabellenkalkulationen wurden über mehrere Standorte und Zeitzonen verteilt, was zu Folgendem führte:

• Ineffizienzen: Das manuelle Aktualisieren von Tabellen war langsam und fehleranfällig. Inkonsistenzen entstanden, weil verschiedene Versionen verwendet wurden oder vergessen wurde, ein zentrales Arbeitsblatt zu aktualisieren.
• Mangelnde Sichtbarkeit: Die Teamleiter hatten Mühe, Fortschritte und Termine in den globalen Teams nachzuverfolgen. Ohne eine zentrale Sichtweise waren Engpässe und Hindernisse schwer zu erkennen und zeitnah zu beheben.
• Zeitaufwändige Aufgaben: Wiederholte manuelle Aufgaben wie Dateneingabe und Datenabgleich brachten das Buchhaltungsteam ins Stocken und behinderten es, sich auf übergeordnete Analysen zu konzentrieren.

SumUp ist eine Partnerschaft mit FloQast eingegangen für eine transformative Lösung, die diese Herausforderungen direkt angeht.

Wie FloQast die Herausforderungen von SumUp im Bereich Close Process gelöst hat

SumUp erkannte die Notwendigkeit eines effizienteren und optimierten Abschlussprozesses und suchte nach einer Lösung, die Aufgaben automatisieren, die Transparenz verbessern und die Zusammenarbeit zwischen den globalen Buchhaltungsteams fördern konnte. FloQast erwies sich als idealer Partner und bot eine umfassende Plattform, die darauf ausgelegt ist, die spezifischen Herausforderungen von SumUp direkt anzugehen. Lassen Sie uns untersuchen, wie die Funktionen von FloQast jeden dieser Schmerzpunkte behoben haben.

Problem: Ineffiziente Tabellenkalkulationen und manuelle Aufgaben

FloQast ersetzte SumUps Abhängigkeit von fehleranfälligen Tabellenkalkulationen durch ein zentralisiertes, automatisiertes System. Dadurch wurden die Ineffizienz- und Inkonsistenzprobleme wie folgt behoben:

• Automatisierung von Arbeitsabläufen: Wiederholte Aufgaben wie Dateneingabe und Datenabgleich wurden automatisiert, wodurch die wertvolle Zeit des Buchhaltungsteams eingespart wurde.
• Zentralisierter Datenspeicher: Tabellenkalkulationen wurden durch ein sicheres, zentrales Repository für alle Finanzdaten ersetzt. Dadurch wurde sichergestellt, dass alle mit den neuesten Informationen arbeiteten, wodurch Inkonsistenzen und Fehler vermieden wurden.
• Optimierte Arbeitsabläufe: FloQast bot vorgefertigte Vorlagen und Workflows an, die speziell für den Close-Prozess entwickelt wurden. Dadurch wurde der Prozess rationalisiert und die für die Fertigstellung benötigte Zeit reduziert.

„Vor FloQast gab es keine einfache Möglichkeit, die Vollständigkeit der Aufgaben und Termine der Mitarbeiter zu überwachen“, sagte Daniel Mitev, Leiter der Qualitätskontrolle im Rechnungswesen. „Jetzt haben wir alles an einem Ort: im Grunde einen einheitlichen Ansatz für alle.“

Auswirkung: Mit FloQast reduzierte SumUp den manuellen Aufwand, minimierte Fehler und erreichte einen effizienteren Abschlussprozess.

Problem: Mangelnde Sichtbarkeit und Zusammenarbeit

SumUps mangelnder Einblick in den Abschlussprozess behinderte die Zusammenarbeit und die zeitnahe Problemlösung. FloQast hat dies behoben durch:

• Dashboards in Echtzeit: FloQast stellte Echtzeit-Dashboards zur Verfügung, die einen klaren Überblick über den gesamten Abschlussprozess boten. Teamleiter konnten auf einfache Weise den Fortschritt verfolgen, Hindernisse identifizieren und sicherstellen, dass die Termine eingehalten wurden.
• Kommunikations-Tools: Integrierte Kommunikationstools ermöglichten eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen globalen Teams. Teams konnten Updates austauschen, Fragen stellen und Probleme in Echtzeit beheben, was zu einer besseren Transparenz und Zusammenarbeit führte.

„Mit FloQast können Sie den Prozess verfolgen und sich darauf konzentrieren“, sagte Yordan Stoyanov, Senior Manager für interne Kontroll- und Finanzprozesse. „Haben wir zum Beispiel Probleme zwischen Unternehmen? Haben wir Probleme mit Forderungen? Wir haben Transparenz, das ist entscheidend — besonders in einem Unternehmen, in dem Sie mehrere Buchhaltungsstandorte haben.“

Auswirkung: Dank verbesserter Transparenz und Kommunikation konnte SumUp Probleme proaktiv erkennen und angehen, was zu einem schnelleren und effizienteren Abschlussprozess führte.

Problem: Zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess

Der manuelle Charakter des Close-Prozesses von SumUp kostete nicht nur wertvolle Zeit, sondern erhöhte auch das Fehlerrisiko. FloQast hat dies behoben durch:

• Automatisierte Aufgaben: FloQast automatisierte sich wiederholende Aufgaben, sodass sich das Buchhaltungsteam auf höherwertige Aktivitäten wie Analysen und strategische Planung konzentrieren konnte.
• Regeln zur Fehlerüberprüfung und Validierung: Integrierte Regeln zur Fehlerüberprüfung und Validierung verhinderten, dass Fehler in das System gelangten, wodurch die Datengenauigkeit verbessert und Nacharbeiten reduziert wurden.
• Optimierte Arbeitsabläufe: Optimierte Arbeitsabläufe sorgten für einen reibungsloseren Abschlussprozess mit weniger Engpässen und Verzögerungen.

„Die FloQast-Kultur ist unserer sehr ähnlich“, sagte Yordan. „Von Buchhaltern für Buchhalter entwickelte Tools.“

Auswirkung: Durch die Automatisierung von Aufgaben und die Minimierung von Fehlern half FloQast SumUp, während des Abschlussprozesses viel Zeit und Ressourcen zu sparen.

Die übrigen Abschnitte (Erreichte Ergebnisse, Änderung der Denkweise, Fazit) können so bleiben, wie Sie sie zuvor aktualisiert haben, und die Vorteile in Stichpunkten skizzieren. Dieser Ansatz bietet ein detaillierteres Bild der Herausforderungen, mit denen SumUp konfrontiert war, und wie die Lösungen von FloQast diese bewältigt haben, was die Erfolgsgeschichte noch eindrucksvoller macht.