Das Problem mit älteren Buchhaltungssystemen und was man dagegen tun kann

Veraltete Buchhaltungssysteme und ein wachsendes Defizit an Buchhaltern sind problematisch, selbst für Marken wie Tupperware, die beschuldigen „erhebliche Fluktuation“ aufgrund der Verzögerung der Jahresergebnisse.

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Während neuere Technologielösungen dazu beitragen, den Fachkräftemangel zu verringern und Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen, verlassen sich Unternehmen auf der ganzen Welt, darunter viele Regierungsbehörden, auf Systeme aus vergangenen Jahrzehnten. Sie halten es oft für „billiger“, diese Systeme — wenn möglich — ständig zu aktualisieren, als alle Daten auf neue Lösungen zu übertragen.

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In der Zwischenzeit ergab eine Umfrage, dass 57% der CTOs sind der Ansicht, dass Altsysteme sowohl zu teuer als auch unzureichend für moderne Anwendungen sind.

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Die Spannung zwischen wahrgenommenen kurzfristigen Einsparungen und den größeren Realitäten veralteter Systeme birgt letztendlich das Risiko, dass Buchhaltungsteams nicht in der Lage sind, den modernen Anforderungen gerecht zu werden und auf einem sich schnell entwickelnden Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. Daher ist eine Transformation notwendig.

Das Problem mit älteren Buchhaltungssystemen

Altsysteme „funktionieren“ bis zu einem gewissen Grad, da Buchhaltungsteams für ihre täglichen Aktivitäten auf veraltete Plattformen angewiesen sind und jeder an die Eigenheiten der einzelnen Systeme und deren Funktionsweise gewöhnt ist. Große Probleme bestehen jedoch, wenn Sie sich Folgendes ansehen:

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• Kommunikation zwischen Systemen. Moderne Systeme kommunizieren miteinander und lassen sich problemlos integrieren, um Abteilungen robuste Lösungen zu bieten. Ältere Systeme leiden unter einer mangelnden Datenintegration, was das Fehlerrisiko erhöht und die Unterstützung, die sie den Buchhaltungsteams bieten, verringert.
• Ineffizienzen: Die Märkte verändern sich, und mit weniger Buchhaltern und steigenden Compliance-Anforderungen nehmen die Auswirkungen veralteter Buchhaltungssysteme weiter zu. Teams können die Ineffizienzen dieser Systeme nicht länger verbergen, wenn neuere Lösungen überprüfbare Ergebnisse liefern.
• Unterstützung: Veralteten Systemen fehlt die Unterstützung, um sie auf dem neuesten Stand zu halten. Viele dieser Systeme laufen auf alten Programmiersprachen, die heute weniger Entwickler verwenden, was dazu führt, dass der Support nachlässt und die Sicherheitsrisiken steigen.

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Um auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, geht es nicht mehr darum, mehr Mitarbeiter einzustellen. Der Mangel an Talenten hat die Einstellung von Mitarbeitern zu einem langwierigen, kostspieligen Unterfangen gemacht — sofern Sie weitere Teammitglieder finden, die Sie hinzufügen können. Abteilungen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, müssen mit weniger mehr erreichen und einen Weg finden, Ersteller zu Gutachtern zu machen.

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Altsystemen fehlt die Unterstützung, um auf dem neuesten Stand zu bleiben, und es fehlt an den Erkenntnissen, die Sie benötigen, um in einer KI-gesteuerten Umgebung wettbewerbsfähig zu bleiben.

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Der Einsatz von KI und KI-Agenten unterstützt die Entscheidungsfindung, den Prüfungs- und Betrugsschutz, die Prognose, die Berichterstattung und die Analyse großer Datenmengen auf eine Weise, die herkömmliche Lösungen nicht bieten können. Mit weniger mehr zu erreichen bedeutet, jedes bisschen Effizienz aus den verfügbaren Tools herauszuholen, und von Altsystemen ist wenig übrig.

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KI-Systeme führen auch zu höheren Industriestandards wie ISO 42001, um höhere ethische Standards und deren Einhaltung aufrechtzuerhalten.

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Das Rechnungswesen entwickelt sich so schnell, dass 31 Prozent der CFOs glauben, dass sie in Zukunft KI einsetzen werden, so Umfrage zur finanziellen Transformation 2024 von FloQast. Abteilungen werden Schwierigkeiten haben, KI-Lösungen einzuführen, wenn sie nicht wissen, was sie mit ihren alten Kollegen anfangen sollen.

Was tun mit Altsystemen — Einführung einer neuen Lösung in 5 Schritten

Veränderung ist notwendig, auch wenn sie herausfordernd ist. Es ist besser, jetzt mit der Einführung neuer Lösungen zu beginnen, als weitere drei, vier oder fünf Jahre zu warten, während Ihr Team noch mehr an Effizienz verliert.

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Hier sind fünf strategische Schritte, um loszulegen:

1. Evaluieren und beurteilen

Sie verfügen über Systeme und Prozesse. Einige sind effizient, aber andere könnten von einer Überholung profitieren, wenn sie mit Engpässen behaftet sind. Ihr erster Ausflug in neue Technologien sollte sich auf folgende Themen konzentrieren:

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• Reibung in Ihren Prozessen
• Engpässe, die die Abteilung am meisten betreffen

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Jede Abteilung hat ihre eigenen Prozesse, die bewertet und optimiert werden müssen. Ihr Fokus sollte darauf liegen, mit weniger mehr zu erreichen, was darauf hinausläuft, Ihre Möglichkeiten auszuloten.

2. Erkunden Sie neue Lösungen

Nachdem Sie Ihre Prozesse evaluiert und optimiert haben, können Sie mit der Erkundung neuer Plattformen beginnen.

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Suchen Sie nach Lösungen, die:

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• Cloud-basiert für einfache Zugänglichkeit
• Alles in einem, um einen unzusammenhängenden Arbeitsablauf zu vermeiden
• Einfach in Ihre anderen Dienste zu integrieren
• Das Potenzial der KI nutzen

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Cloud-basierte, KI-gestützte Lösungen können zeitaufwändige Prozesse automatisieren, das Risiko von Ungenauigkeiten reduzieren und die Skalierung nach Bedarf vereinfachen.

3. Erstellen Sie einen Plan für den Übergang

Sobald Sie eine Lösung gefunden haben, besteht der nächste Schritt darin, einen Plan für den Übergang zu erstellen. Sie möchten, dass jeder in Ihrem Team das neue System übernimmt und die Vorteile, die es bietet, erkennt.

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Dazu müssen Sie jedoch schrittweise auf Ihr neues System umsteigen. Je größer das Team, desto komplexer wird der Umzug oft. Daher ist es wichtig, einen Plan zu haben.

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Vergessen Sie bei der Erstellung Ihres Plans nicht, darüber nachzudenken, wie Sie mit der Datenmigration und Systemintegration umgehen werden. Dazu müssen Sie:

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• Bewerten und bereinigen Sie Ihre Daten vor der Migration, um die Richtigkeit sicherzustellen
• Testen Sie integrierte Systeme gründlich, um Probleme vor der vollständigen Implementierung zu finden und zu lösen

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Ein solider Plan gewährleistet einen reibungslosen Übergang und hilft Ihnen, Probleme im Laufe des Implementierungsprozesses schneller zu lösen.

4. Implementierung, Schulung und Support

Jetzt ist es an der Zeit, Ihren Plan in die Tat umzusetzen und mit der Implementierung Ihres neuen Systems zu beginnen. Denken Sie daran, dass die Einführung eines neuen Systems und die Änderung Ihrer Prozesse kompliziert sein können. Denken Sie daran, wenn es um Ihr Team geht.

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Stellen Sie sicher, dass Sie ihnen die Schulung und den kontinuierlichen Support bieten, den sie für eine erfolgreiche Einführung Ihres Systems benötigen.

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Eine Support-Struktur hilft Ihrem Team, die Leistungsfähigkeit und Vorteile Ihrer neuen Plattform zu nutzen.

5. Überwachen, Verbessern und Aktualisieren

Sie haben Ihre neue Lösung implementiert. Sie haben den Trainingsprozess durchlaufen, aber Ihre Arbeit ist noch nicht beendet.

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Der letzte Schritt besteht darin, ein System zur Überwachung des Erfolgs Ihrer neuen Plattform zu erstellen und zu implementieren. Im Laufe der Zeit müssen Sie möglicherweise Verbesserungen vornehmen oder Ihr System aktualisieren, um Ihren Zielen gerecht zu werden.

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Implementieren Sie zunächst eine Feedback-Schleife. Sammeln Sie Einblicke von Ihrem Team. Hören Sie sich ihre Bedenken und ihr Feedback genau an und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor.

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Denken Sie daran, dass diese Phase des Prozesses noch nicht abgeschlossen ist. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Technologie und Arbeitsabläufe kontinuierlich überwachen und verfeinern, damit Ihr Team agil und effizient bleibt.

Das Essen zum Mitnehmen

Viele Abteilungen verlassen sich immer noch auf veraltete Systeme, die ineffizient und anfällig für Sicherheitsrisiken sind und den Wettbewerbsvorteil schmälern. Die Umstellung auf eine moderne, KI-gestützte Lösung kann Ihrem Team Zeit sparen, die Produktivität verbessern, Fehler reduzieren und Einblicke in Echtzeit liefern. Sie müssen diese Änderung jedoch vorsichtig und mit Absicht angehen.

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Der Erfolg hängt von einer strukturierten Einführung ab. Dazu gehören die Erstellung eines klaren Übergangsplans, gründliche Schulungen und Unterstützung sowie eine genaue Überwachung der Ergebnisse, um die Prozesse im Laufe der Zeit bei Bedarf zu verbessern.

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Wenn Sie diese Schritte sorgfältig befolgen, ist Ihre Abteilung besser in der Lage, sich anzupassen, innovativ zu sein und die Konkurrenz in einem sich schnell entwickelnden Umfeld zu übertreffen.

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