Les rapprochements de comptes fournissent la preuve que le solde du compte est une représentation raisonnable de la réalité. Voici ce que vous devez savoir à leur sujet.

Chez FloQast, grâce à notre intégration directe aux fichiers Excel, nous voyons de nombreux fichiers Excel. Et avec FloQast AutoRec, nous constatons de nombreux rapprochements de comptes. Souvent, lorsque nous les parcourons, on nous pose des questions sur meilleures pratiques en matière de rapprochement des comptes, et comment les autres clients travaillent avec Excel et FloQast.

J'ai commencé à parcourir le Web pour voir ce qui avait été écrit et quels conseils étaient disponibles. La plupart de ce qui est disponible essaie de vous vendre des logiciels ; ce n'est pas surprenant, non ? Ce qui est surprenant, c'est qu'il ne décrit ni pourquoi ni comment nous procédons aux réconciliations. La plupart des descriptions sont tout simplement inadéquates ou n'ont tout simplement pas été rédigées par un comptable ou par quiconque a déjà effectué un rapprochement de comptes.

En tant que comptables chez FloQast, nous avons donc pensé que nous allions essayer.

Que sont les rapprochements de comptes ?

Un rapprochement des comptes fournit la preuve que le solde du compte dans le grand livre est une représentation raisonnable de la réalité. En termes plus simples, un rapprochement de comptes doit montrer à quel point le solde du grand livre est proche de celui du monde réel.

Pourquoi les faisons-nous ?

Nous les faisons parce que ces soldes des comptes GL sont les chiffres qui figurent dans chaque état financier que nous devons produire pour les actionnaires, les investisseurs, les banques et les agences de régulation. Et ces déclarations doivent être aussi précises et aussi proches de la réalité que possible.

Comment obtenir des balances précises dans notre GL ?

Nous rapprochons chaque compte de bilan (ou du moins les comptes critiques, ou autant que possible). Comment pouvons-nous nous réconcilier ? Cela dépend du compte. Pour réconcilier correctement un compte de bilan, vous devez utiliser le type de rapprochement de comptes qui compare réellement le solde du compte GL au monde réel.

Comptes bancaires/comptes subledger

Pour rapprocher un compte bancaire, vous comparez le solde du compte GL au solde du compte bancaire à la même date. Si ces soldes ne sont pas les mêmes, vous devez déterminer quelles transactions du grand livre n'ont pas été réglées à la banque et quelles transactions de la banque n'ont pas été enregistrées dans le grand livre général. Le rapprochement des comptes pour la banque commence par le solde du grand livre général, plus toutes les transactions compensées par la banque qui n'ont pas été enregistrées dans le grand livre général. La somme de ces éléments vous donne un solde du grand livre général ajusté — à savoir quel devrait être le solde du grand livre si toutes les transactions commerciales étaient correctement enregistrées dans le grand livre. Ensuite, vous additionnez le solde bancaire, plus toutes les transactions du grand livre général qui n'ont pas encore été réglées sur le compte bancaire, et vous obtenez le solde bancaire ajusté. Réalisés avec précision, ces deux soldes ajustés concordent. Le solde du grand livre ajusté (ou le solde bancaire ajusté, puisqu'ils sont identiques) représente le solde réel du compte si toutes les activités commerciales sont correctement enregistrées. Le calcul du solde ajusté effectué par le rapprochement des comptes montre clairement si un ajustement important est nécessaire du solde du grand livre général avant que les états financiers ne soient publiés à l'aide des soldes du grand livre général.

Même si la différence n'est pas suffisamment importante pour nécessiter un ajustement du solde du grand livre avant la publication des états financiers, le processus de rapprochement des comptes fournit les informations nécessaires à toute correction du grand livre. Le rapprochement des comptes doit également inclure un historique des transactions en cours, afin de garantir que les corrections apportées au grand livre général soient apportées en temps opportun.

Ce type de rapprochement s'applique également à tout compte qui représente un livre auxiliaire, un système distinct d'enregistrements détaillés, tels que les comptes clients, les comptes fournisseurs, les stocks ou les immobilisations.

Ce type de rapprochement de comptes peut être appelé rapprochement entre banques et sous-livres. S'il est utilisé pour les comptes d'immobilisations, le rapprochement des comptes doit également inclure un calendrier de report à la fois pour l'actif et pour les comptes d'amortissement cumulé. UNE calendrier rétrospectif est nécessaire pour les grands comptes d'actif ou de passif afin de donner une visibilité sur la nature des mouvements des comptes. Il indique le solde initial des comptes pour les mois de référence, les montants résumés des mouvements importants, tels que les acquisitions ou les cessions, et le solde de fin. Ce type s'applique aux immobilisations, aux investissements et à la dette à long terme.

Lorsque le type de rapprochement bancaire/sous-livre est utilisé pour les comptes clients ou les comptes fournisseurs, le rapprochement des comptes doit également fournir une analyse des factures impayées afin de déterminer s'il existe des problèmes de recouvrement ou de paiement, ou pour déterminer s'il existe des prépaiements importants qui devraient être reclassés aux fins des états financiers.

Qu'en est-il des comptes pour lesquels aucun sous-livre n'existe, comme un compte prépayé, ou des actifs immobilisés lorsqu'aucun système de sous-grand livre n'est utilisé ?

Pour les comptes tels que les dépenses prépayées, les revenus différés ou les actifs immobilisés, rapprochement de type amortissement est utilisé pour calculer l'amortissement ou la dépréciation mensuels (pour l'écriture de journal), ainsi que le solde de fin prévu pour chaque mois. Ces rapprochements deviennent en fait le « registre secondaire » du compte, stockant tous les détails historiques de chaque actif, contrat de dépenses ou de recettes, et la manière exacte dont cet élément a été amorti ou déprécié au fil du temps. Et puis, bien sûr, calculer les soldes des comptes, qui sont ensuite utilisés pour les rattacher aux soldes du grand livre.

Qu'en est-il du reste des comptes du bilan ?

Une fois que vous allez au-delà des comptes bancaires, des comptes auxiliaires et des comptes d'amortissement, considérés dans leur ensemble, le format des rapprochements de comptes devient très spécifique à l'objectif fondamental du compte et à la manière dont le solde du compte du grand livre général peut être justifié et expliqué. L'essentiel pour chaque compte est de déterminer quelle source est disponible pour la comparer au solde du grand livre, comme le compte bancaire lui-même ou un compte courant dans le grand livre, ou un système d'inventaire pour le compte d'inventaire dans le grand livre général. Dans certains cas, le rapprochement des comptes lui-même fournit le détail du solde du grand livre général, par exemple pour un compte divers Comptes recevables compte, qui n'est pas suivi dans votre sous-livre des comptes clients. Le rapprochement du compte peut également nécessiter des calendriers spécifiques qui seront nécessaires dans vos rapports, tels que des calendriers pour montrer les mouvements des grands comptes ou pour déterminer si des reclassements sont nécessaires.

Chez FloQast, grâce à notre expérience en tant qu'auditeurs et comptables, nous sommes concentrés sur la façon dont nous pouvons effectuer la plus grande partie du processus de rapprochement des comptes pour vous, afin que vous puissiez réellement passer votre temps à travailler directement avec vos collègues pour améliorer les résultats commerciaux.

Bien que les rapprochements de comptes d'une entreprise soient souvent très spécifiques à cette entreprise, nous avons observé de nombreux modèles de rapprochement des entreprises où un modèle standardisé pourrait vous faire gagner un temps considérable, faciliter l'intégration du nouveau personnel et réduire le temps de révision et d'audit. Nous sommes d'avis que nous pouvons créer pour vous la structure d'un grand nombre, sinon de la plupart, de vos rapprochements de comptes, en commençant par vos transactions ERP et vos modèles Excel standardisés. De cette façon, le tie-out est essentiellement fait pour vous et vous pouvez plutôt passer votre temps à vous concentrer sur votre activité. Nous avons commencé ce processus avec AutoRec, qui crée le rapprochement entre la banque et le sous-grand livre, et nous passons maintenant à la création du rapprochement de l'amortissement. Nous aimerions connaître votre point de vue sur les types de réconciliation que nous devrions ensuite développer.