Kontoabstimmungen: So stellen Sie sicher, dass Ihre Kontensalden der Realität entsprechen

Bei FloQast arbeiten wir täglich mit zahlreichen Excel-Dateien dank unserer direkten Integration mit Buchhaltungssoftware. Mit FloQast AutoRec  bearbeiten wir zudem viele Kontoabstimmungen. Dabei werden wir häufig nach Best Practices gefragt und danach, wie andere Kunden Excel und FloQast effektiv kombinieren.

Beim Durchsehen bestehender Anleitungen im Internet fiel uns auf, dass viele Inhalte hauptsächlich darauf abzielen, Software zu verkaufen. Was fehlte, war eine praxisnahe Erklärung, warum und wie Kontoabstimmungen tatsächlich durchgeführt werden. Die meisten Texte stammen nicht von Buchhaltern oder von Personen, die selbst Kontenabstimmungen in der Praxis durchgeführt haben.

Als Buchhalter bei FloQast haben wir beschlossen, unsere Erfahrungen zu teilen.

Was sind Kontoabstimmungen?

Ein Kontoabgleich liefert den Nachweis, dass der Kontostand im Hauptbuch eine angemessene Darstellung der Realität darstellt. Einfacher ausgedrückt zeigt er, wie genau der GL-Kontosaldo die reale Situation widerspiegelt.

Warum führen wir Kontoabstimmungen durch?

Wir führen Kontoabstimmungen durch, weil die GL-Kontosalden die Grundlage für jeden Jahresabschluss bilden, den wir für Aktionäre, Investoren, Banken und Aufsichtsbehörden erstellen. Die Finanzberichte müssen verlässlich, genau und realitätsnah sein.

So erhalten wir genaue Salden im Hauptbuch

Jedes Bilanzkonto wird abgeglichen, insbesondere kritische Konten oder so viele, wie der Workflow zulässt. Die Art der Kontoabstimmung hängt vom jeweiligen Konto ab.

Bankkonten und Nebenbuchkonten abgleichen

Beim Abgleich eines Bankkontos vergleichen Sie den Hauptbuchsaldo mit dem Bankkontosaldo desselben Datums. Stimmen die Salden nicht überein, müssen Sie herausfinden, welche Buchungen im Hauptbuch noch nicht bei der Bank verbucht wurden und welche Banktransaktionen im Hauptbuch fehlen.

Der Kontoabgleich beginnt mit dem Hauptbuchsaldo zuzüglich aller Banktransaktionen, die noch nicht im Hauptbuch erfasst sind. Gleichzeitig wird der Bankensaldo um alle Hauptbuchtransaktionen ergänzt, die das Bankkonto noch nicht ausgleichen. Stimmen diese beiden angepassten Salden überein, zeigt sich der tatsächliche Kontosaldo, vorausgesetzt, alle Geschäftsvorfälle sind ordnungsgemäß verbucht.

Dieser Prozess zeigt klar, ob Anpassungen im Hauptbuch erforderlich sind, bevor Jahresabschlüsse erstellt werden. Auch kleinere Abweichungen liefern wertvolle Informationen für Korrekturen. Eine Alterung der ausstehenden Transaktionen sollte berücksichtigt werden, um fristgerechte Buchungen sicherzustellen.

Kontoabgleich für Nebenbücher

Nebenbuchkonten wie Forderungen, Verbindlichkeiten, Inventar oder Anlagevermögen erfordern einen ähnlichen Abstimmungsprozess, oft als Bank Nebenbuchabstimmung bezeichnet.

Für Sachanlagen sollte der Kontoabgleich zusätzlich einen Roll Forward Zeitplan enthalten. Dieser zeigt den Anfangssaldo, größere Bewegungen wie Akquisitionen oder Veräußerungen sowie den Endsaldo transparent. Damit werden alle Bewegungen in Aktiv- und Passivkonten nachvollziehbar, insbesondere für Anlagevermögen, Investitionen und langfristige Schulden.

Bei der Abstimmung von Nebenbüchern für Forderungen oder Verbindlichkeiten ist eine Analyse der offenen Posten unerlässlich. So lassen sich Inkasso- oder Zahlungsprobleme erkennen und Vorauszahlungen identifizieren, die für die Buchhaltung neu klassifiziert werden müssen.

Abstimmung weiterer Konten in der Bilanz

Abgesehen von Bank-, Nebenbuch- und Tilgungskonten wird die Struktur der Kontoabstimmungen sehr spezifisch für den Zweck des Kontos und die Art der Begründung des Hauptbuchsaldos. Entscheidend ist, welche Quelle für den Vergleich mit dem Hauptbuchsaldo verfügbar ist, z. B. Bankkonto, Girokonto im Hauptbuch oder ein Inventarsystem. In einigen Fällen liefert der Kontoabgleich selbst die Details für den Hauptbuchsaldo, beispielsweise bei sonstigen Forderungen, die nicht im Debitoren-Nebenbuch erfasst sind.

Für bestimmte Konten können spezielle Zeitpläne erforderlich sein, um Bewegungen großer Konten zu dokumentieren oder erforderliche Reklassifizierungen nachzuverfolgen.

Kontoabstimmung mit FloQast

Dank unserer Erfahrung als Wirtschaftsprüfer und Buchhalter können wir einen Großteil des Kontoabgleichs für Sie erledigen. Dadurch gewinnen Sie Zeit, sich auf die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen und die Verbesserung der Geschäftsergebnisse zu konzentrieren.

Obwohl Kontoabstimmungen unternehmenstypisch sehr individuell sind, haben wir viele Muster identifiziert, bei denen standardisierte Vorlagen Zeit sparen, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erleichtern und den Aufwand für Prüfungen und Audits reduzieren. Wir können die Struktur vieler Ihrer Kontoabstimmungen erstellen, angefangen bei ERP-Transaktionen bis hin zu standardisierten Excel-Vorlagen.

Mit AutoRec haben wir den Prozess der Abstimmung zwischen Bank und Nebenbuch automatisiert und entwickeln nun Lösungen für Amortisationsabstimmungen. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören, welche weiteren Abstimmungsarten wir als Nächstes entwickeln sollen.