Kontoabstimmungen belegen, dass der Kontosaldo der Realität angemessen entspricht. Folgendes müssen Sie über sie wissen.

Hier bei FloQast sehen wir mit unserer direkten Integration mit Excel-Dateien viele Excel-Dateien. Und mit FloQast AutoRec, wir sehen viele Kontoabstimmungen. Wenn wir sie durchsehen, werden wir oft nach dem gefragt Best Practices bei Kontoabstimmungen, und wie andere Kunden mit Excel und FloQast arbeiten.

Ich fing an, mich im Internet umzusehen, um zu sehen, was geschrieben wurde und welche Anleitungen verfügbar sind. Das meiste, was verfügbar ist, versucht, Ihnen Software zu verkaufen; das ist nicht überraschend, oder? Überraschend war, dass es weder beschreibt, warum noch wie wir Versöhnungen durchführen. Die meisten Beschreibungen sind einfach unzureichend oder eindeutig nicht von einem Buchhalter oder von jemandem verfasst, der jemals einen Kontoabgleich durchgeführt hat.

Als Buchhalter hier bei FloQast dachten wir, wir versuchen es mal.

Was sind Kontoabstimmungen?

Ein Kontoabgleich liefert den Nachweis, dass der Kontostand im Hauptbuch eine angemessene Darstellung der Realität darstellt. Einfacher ausgedrückt sollte ein Kontoabgleich zeigen, wie nah der Saldo im Hauptbuch an der realen Welt liegt.

Warum machen wir sie?

Wir machen sie, weil diese GL-Kontosalden die Zahlen sind, die in jeden einzelnen Jahresabschluss einfließen, den wir für Aktionäre, Investoren, Banken und Aufsichtsbehörden erstellen müssen. Und diese Aussagen müssen so genau und realitätsnah wie möglich sein.

Wie erhalten wir genaue Salden in unserem GL?

Wir stimmen jedes Bilanzkonto ab (oder zumindest die kritischen oder so viele, wie wir durchkommen können). Wie versöhnen wir uns? Hängt vom Konto ab. Um ein Bilanzkonto ordnungsgemäß abzustimmen, müssen Sie die Art der Kontoabstimmung verwenden, bei der der Saldo des GL-Kontos wirklich mit der realen Welt verglichen wird.

Bankkonten/Nebenbuchkonten

Um ein Bankkonto abzugleichen, vergleichen Sie den GL-Kontosaldo mit dem Bankkontosaldo desselben Datums. Wenn diese Salden nicht identisch sind, müssen Sie herausfinden, welche Transaktionen aus dem Hauptbuch bei der Bank nicht abgewickelt wurden und welche Transaktionen bei der Bank, die nicht im Hauptbuch verbucht wurden. Der Kontoabgleich für die Bank beginnt mit dem Hauptbuchsaldo zuzüglich aller bei der Bank abgewickelten Transaktionen, die nicht im Hauptbuch verbucht wurden. Die Summe davon ergibt eine angepasster Hauptbuchsaldo — nämlich, wie hoch der Saldo des Hauptbuches sein sollte, wenn alle Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß im Hauptbuch verbucht würden. Dann summieren Sie das Bankguthaben zuzüglich aller Hauptbuchtransaktionen, die das Bankkonto noch nicht gelöscht haben, und Sie erhalten den angepassten Banksaldo. Bei genauer Betrachtung stimmen diese beiden angepassten Salden miteinander überein. Der bereinigte Hauptbuchsaldo (oder der bereinigte Banksaldo, da sie identisch sind) stellt den tatsächlichen Saldo des Kontos dar, sofern die gesamte Geschäftstätigkeit ordnungsgemäß aufgezeichnet wurde. Aus der Berechnung des bereinigten Saldos durch den Kontoabgleich geht eindeutig hervor, ob eine wesentliche Anpassung des Hauptbuchsaldos erforderlich ist, bevor Jahresabschlüsse unter Verwendung der Hauptbuchsalden veröffentlicht werden.

Auch wenn der Unterschied nicht wesentlich genug ist, um eine Anpassung des Hauptbuchsaldos vor der Veröffentlichung von Jahresabschlüssen zu erfordern, liefert der Kontenabgleich die richtigen Informationen, die für etwaige Korrekturen am Hauptbuch erforderlich sind. Bei der Kontenabstimmung sollte auch eine Alterung der ausstehenden Transaktionen berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass Korrekturen am Hauptbuch rechtzeitig vorgenommen werden.

Diese Art der Abstimmung gilt auch für jedes Konto, das ein Nebenbuch darstellt, ein separates System von Einzeldatensätzen, wie Forderungen, Verbindlichkeiten, Inventar oder Anlagevermögen.

Diese Art der Kontoabstimmung kann als bezeichnet werden Abstimmung zwischen Bank und Nebenbuch. Bei Konten für Sachanlagen sollte der Kontenabgleich auch einen Roll-Forward-Zeitplan sowohl für das Anlagevermögen als auch für die Konten für kumulierte Abschreibungen beinhalten. EIN Roll-Forward-Zeitplan wird für größere Aktiv- oder Passivkonten benötigt, um die Art der Kontobewegungen transparent zu machen. Es zeigt den Anfangssaldo für die Konten der Berichtsmonate, zusammengefasste Beträge der großen Bewegungen wie Akquisitionen oder Veräußerungen und den Endsaldo. Dieser Typ gilt für Anlagevermögen, Investitionen und langfristige Schulden.

Wenn die Abstimmungsart Bank/Nebenbuch für Forderungen oder Verbindlichkeiten verwendet wird, sollte der Kontenabgleich auch eine Analyse der unbezahlten Rechnungen enthalten, um festzustellen, ob Inkasso- oder Zahlungsprobleme vorliegen oder um festzustellen, ob umfangreiche Vorauszahlungen vorliegen, die für Abrechnungszwecke neu klassifiziert werden müssten.

Was ist mit Konten, auf denen kein Nebenbuch existiert, wie z. B. ein Prepaid-Konto, oder mit Anlagevermögen, wenn kein Nebenbuchsystem verwendet wird?

Für Konten wie vorausbezahlte Ausgaben, latente Umsätze oder Anlagevermögen ist ein Abstimmung nach Art der Amortisation wird verwendet, um die monatliche Amortisation oder Abschreibung (für den Journaleintrag) sowie den erwarteten Endsaldo für jeden Monat zu berechnen. Diese Abstimmungen werden praktisch zum „Nebenbuch“ für das Konto, in dem alle historischen Details jedes Vermögenswerts, Aufwands- oder Umsatzvertrags gespeichert werden und genau, wie dieser Posten im Laufe der Zeit abgeschrieben oder abgeschrieben wurde. Und dann natürlich die Berechnung der Kontosalden, die dann zur Verknüpfung mit den Hauptbuchsalden verwendet werden.

Was ist mit den übrigen Konten in der Bilanz?

Wenn man einmal über Bank-, Nebenbuch- und Tilgungskonten hinausgeht, allgemein betrachtet, wird das Format der Kontoabstimmungen sehr spezifisch für den grundlegenden Zweck des Kontos und für die Art und Weise, wie der Hauptbuchsaldo gerechtfertigt und erklärt werden kann. Der Schlüssel für jedes Konto besteht darin, zu prüfen, welche Quelle für den Vergleich mit dem Hauptbuchsaldo verfügbar ist, z. B. das Bankkonto selbst oder ein Girokonto im Hauptbuch oder ein Inventarsystem für das Inventarkonto im Hauptbuch. In einigen Fällen liefert der Kontoabgleich selbst die Einzelheiten für den Hauptbuchsaldo, z. B. für ein sonstiges Forderungen Konto, das nicht in Ihrem Debitoren-Nebenbuch erfasst wird. Für den Kontoabgleich sind möglicherweise auch spezielle Zeitpläne erforderlich, die in Ihrer Berichterstattung benötigt werden, z. B. Zeitpläne, um die Bewegungen großer Konten anzuzeigen oder um festzustellen, ob Reklassifizierungen erforderlich sind.

Hier bei FloQast, aufgrund unserer Erfahrung als Wirtschaftsprüfer und Buchhalter wir sind fokussiert erfahren Sie, wie wir einen Großteil des Kontoabgleichs für Sie erledigen können, sodass Sie Ihre Zeit damit verbringen können, direkt mit Ihren Kollegen zusammenzuarbeiten, um die Geschäftsergebnisse zu verbessern.

Obwohl die Kontoabstimmungen eines Unternehmens oft sehr spezifisch für dieses Unternehmen sind, haben wir viele Muster bei den Abstimmungen von Unternehmen festgestellt, bei denen eine standardisierte Vorlage Ihnen viel Zeit sparen, die Einstellung neuer Mitarbeiter erleichtern und den Zeitaufwand für Überprüfungen und Audits reduzieren könnte. Unserer Ansicht nach können wir die Struktur vieler, wenn nicht der meisten Ihrer Kontoabstimmungen für Sie erstellen, angefangen bei Ihren ERP-Transaktionen und standardisierten Excel-Vorlagen. Auf diese Weise ist die Auszeit im Grunde genommen für Sie erledigt und Sie können Ihre Zeit damit verbringen, sich stattdessen auf Ihr Geschäft zu konzentrieren. Wir haben diesen Prozess mit AutoRec gestartet, wodurch die Abstimmung zwischen Bank und Nebenbuch erstellt wird, und beginnen nun mit der Erstellung der Amortisationsabstimmung. Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören, welche Versöhnungsarten wir als Nächstes entwickeln sollten.