L'analyse des flux, abréviation de Analyse des fluctuations, et parfois appelée Analyse de la variance, compare les soldes des comptes de clôture de la période qui vient de se clôturer à ceux d'une période précédente donnée.

Hé, comptables ! FloQast pense que vous devriez donner un flux sur l'analyse des flux. En fait, vous devriez donner deux flux, chaque mois, comme un pour le bilan et un pour le compte de résultat. C'est pourquoi nous avons créé Analyse de la variance de FloQast—une meilleure façon d'accéder à Flux. Avant de vous parler de cette fonctionnalité intéressante, quelques informations générales s'imposent.

Qu'est-ce que l'analyse des flux en comptabilité ?

L'analyse des flux, abréviation de l'analyse des fluctuations, parfois appelée analyse de variance, compare les soldes des comptes de clôture de la période qui vient de se clôturer à ceux d'une période antérieure donnée, par exemple le mois en cours par rapport au mois précédent. Il inclut les variations en dollars et en pourcentage, en indiquant les éléments présentant des différences importantes, et fournit des explications écrites expliquant pourquoi les chiffres ont changé. Lors d'une récente enquête auprès des utilisateurs de FloQast, nous avons été surpris d'apprendre que tant d'équipes ignorent Flux chaque mois. Moins de 60 % des équipes comptables de FloQast effectuent un flux de bilan dans le cadre de leur processus de clôture mensuel. Ce n'est que légèrement mieux pour Income Statement Flux : seuls les deux tiers des équipes vérifient tous les mois les fluctuations des recettes et des dépenses par poste d'une période à l'autre.

Comment effectuer une analyse de flux

Le processus d'analyse des flux peut sembler compliqué à première vue, mais il s'agit en fait d'un processus simple une fois que vous connaissez les étapes. Voici un guide simple, étape par étape, pour vous aider à démarrer.

Étape 1 : Sélectionnez vos périodes de comparaison

Choisissez les deux périodes que vous souhaitez comparer. Il peut s'agir d'un mois sur l'autre, du trimestre en cours par rapport au trimestre précédent ou de toute autre période pertinente pour votre analyse.

Étape 2 : Choisissez vos comptes

Décidez quels comptes vous souhaitez inclure dans votre analyse des flux. En fonction de votre objectif, vous pouvez examiner tous les comptes ou quelques rubriques sélectionnées, telles que les ventes, les comptes clients ou les salaires.

Étape 3 : Calculez les modifications

Pour chaque compte, calculez la variation du montant en dollars et la variation en pourcentage entre la période précédente et la période en cours.

Étape 4 : Identifier les différences matérielles

Passez en revue les variations calculées et identifiez tous les comptes présentant une variation en pourcentage importante ou supérieure à votre seuil de matérialité. Le seuil de ce qui est considéré comme une différence « significative » peut varier en fonction de la politique de l'entreprise ou des exigences réglementaires.

Étape 5 : Étudier et expliquer les changements

Pour chaque compte présentant une différence significative, effectuez une analyse de variance afin de déterminer la cause du changement et fournissez une explication écrite. Cela peut impliquer d'examiner les détails des transactions, de discuter avec des collègues concernés ou d'analyser des données opérationnelles. Si une différence significative est due à des erreurs comptables, vous devrez signaler les erreurs comptables, revenir aux entrées correctes de vos livres et éventuellement publier de nouveaux états financiers. Cependant, les causes profondes de nombreux écarts peuvent être des décisions commerciales ou des fluctuations du marché. Dans ce cas, vous pouvez simplement noter une variance significative et écrire une explication du flux.

Étape 6 : Examiner et analyser les résultats

Après avoir terminé l'analyse des fluctuations pour tous les comptes, examinez les résultats et recherchez des tendances, des anomalies ou d'autres résultats intéressants. Cette étape peut fournir des informations précieuses sur l'entreprise et ses opérations. N'oubliez pas qu'il est important d'adopter une approche cohérente de l'analyse des flux, car cela garantit la comparabilité des résultats dans le temps.

Exemple d'analyse de flux

Prenons l'exemple d'une société fictive, « Bright Future Tech », pour comprendre de manière pratique l'analyse des flux. Nous voulons comparer les performances de septembre 2023 à celles d'octobre 2023.

Étape 1 : Sélectionnez vos périodes de comparaison

Les périodes de comparaison choisies sont septembre 2023 et octobre 2023.

Étape 2 : Choisissez vos comptes

Nous analyserons l'évolution du « chiffre d'affaires » et des « coûts opérationnels », car elle est essentielle pour comprendre la dynamique des bénéfices de l'entreprise.

Étape 3 : Calculez les modifications

Supposons qu'en septembre, le « chiffre d'affaires » soit de 500 000$ et en octobre de 550 000$. La variation en dollars est de 550 000$ - 500 000$ = 50 000$. La variation en pourcentage est de (50 000 $/500 000 dollars) * 100 % = 10 %. Disons qu'en septembre, les « coûts opérationnels » étaient de 300 000 dollars et qu'en octobre, ils sont passés à 320 000 dollars. La variation en dollars est de 320 000$ - 300 000$ = 20 000$. La variation en pourcentage est de (20 000 $/300 000$) * 100 % = 6,67 %.

Étape 4 : Identifier les différences matérielles

L'augmentation du « chiffre d'affaires » de 10 % est significative et mérite d'être étudiée. Les « coûts opérationnels » ont également augmenté d'environ 6,67 %, ce qui correspond à notre seuil de matérialité hypothétique de 5 %.

Étape 5 : Étudier et expliquer les changements

Après enquête, nous avons découvert que l'augmentation du « chiffre d'affaires » était due à une campagne marketing réussie en octobre. L'augmentation des « coûts opérationnels » était due à l'embauche de personnel temporaire supplémentaire au cours de la même période pour faire face à l'augmentation de la charge de travail.

Étape 6 : Examiner et analyser les résultats

L'analyse des flux révèle une corrélation positive entre l'augmentation du « chiffre d'affaires » et des « coûts opérationnels ». L'investissement dans le marketing et le personnel supplémentaire ont porté leurs fruits en termes d'augmentation des ventes en octobre. Cet exemple devrait vous donner une idée de base de la manière d'effectuer une analyse des flux.

Pourquoi l'analyse des flux comptables est-elle importante ?

En tant que meilleure pratique, les deux types d'analyse des flux devraient faire partie intégrante de chaque clôture ; la plupart des comptables des moyennes et grandes entreprises seraient d'accord. Il y a plusieurs raisons à cela :

• Au cours du processus de clôture financière, la comparaison des soldes de fin de la période de clôture avec ceux des périodes précédentes constitue un contrôle de précision utile au cours du processus de clôture financière. S'il y a une fluctuation anormale, cela peut simplement être le symptôme de données manquantes. Il est préférable de détecter et de corriger ces problèmes le plus tôt possible.
• Lorsque vous clôturez un processus de clôture approuvé, Flux est un excellent format pour afficher les écarts confirmés qui mettent en évidence les changements importants survenus dans l'entreprise.
• Étant la plus proche des chiffres globaux de l'entreprise, l'équipe comptable est la mieux placée pour fournir des explications sur les flux à la demande (planations de flux ?) de ce qui est à l'origine de tout changement important. Cela donne à la comptabilité une « place à la table » plus importante dans le cadre de la direction de l'entreprise.

Alors pourquoi Flux est-il fait de manière si inégale ? Qu'est-ce qui se passe ici ? En discutant davantage de Flux avec nos utilisateurs, nous avons confirmé nos soupçons. C'est très simple : ce n'est qu'une question de temps.

Combien de temps faut-il pour effectuer une analyse de flux ?

Pour la plupart des équipes, l'analyse des flux prend beaucoup de temps. Et comme si la clôture de fin de mois n'était pas déjà assez pressée, Flux a tendance à se produire en dernier. Comme il n'y a tout simplement pas assez de temps pour le faire correctement, les équipes ne le font pas du tout. Bien que les ERP incluent souvent des modèles permettant de créer un rapport pour comparer les soldes d'une période à l'autre, ils ne prennent pas en charge une analyse complète des flux. Plus fondamentalement, il n'est pas possible d'ajouter des explications écrites dans un rapport ERP. Les équipes finissent donc par exporter les données vers Excel, puis les identifier manuellement fluctuations des matériaux et en ajoutant des explications, quand c'est possible. De plus, tout cela doit attendre que tous les soldes finaux soient bloqués, de peur que le processus ne doive recommencer si des chiffres ont changé. Cela vous dit quelque chose ? Notre équipe FloQast s'est donc demandé : ne pourrait-il pas y avoir une meilleure solution ? Alerte spoiler : ça y est ! Il s'agit de notre nouveau module FloQast Variance Analysis.Analyse de la variance de FloQast est différent car il est intégré directement à FloQast, ce qui permet aux équipes comptables de travailler sur l'analyse des flux à tout moment, y compris en saisissant du texte d'explication. Les fluctuations des matériaux sont automatiquement signalées. Les soldes dans l'analyse des écarts sont mis à jour dynamiquement de la même manière que tous les soldes situés ailleurs dans FloQast sont mis à jour. Ainsi, contrairement à l'ancienne méthode d'exportation et de création de rapports, l'automatisation permet de ne pas avoir à recommencer à zéro en cas de modification des chiffres. Les autres fonctionnalités clés de l'analyse de variance de FloQast incluent :

• Périodes de comparaison flexibles, y compris des comparaisons d'un mois à l'autre, d'un trimestre à l'autre et d'une année à l'autre.
• Seuils de matérialité définis par l'utilisateur pour le bilan et le compte de résultat.
• Export Excel pour partager Flux en dehors de FloQast.
• Des regroupements de comptes personnalisés pour permettre de regrouper les comptes comme votre entreprise le souhaite.
• Explications au niveau des comptes individuels et des groupes.
• Agrandissez et réduisez les vues pour approfondir les détails du compte.

Au cours de nos périodes de recherche et de bêta, nous avons été très satisfaits et enthousiastes de l'accueil que notre module d'analyse de la variance a reçu. Nous avons demandé à plusieurs utilisateurs de lui attribuer une note sur une échelle de zéro à cinq : zéro étant « agréable à avoir » et cinq étant une « bouée de sauvetage ». Nous savions que nous étions sur quelque chose de puissant lorsque nous avons entendu principalement quatre et cinq. Bravo, Flux ! Bien entendu, vous et vos équipes en jugerez par vous-même. Mais nous sommes convaincus que si votre flux est devenu fou, tant pis mais vous avez de la chance. Vous aimeriez voir l'analyse de variance de FloQast en action ? Planifiez une démonstration dès aujourd'hui !