Automatisation étroite : parvenir à des rapprochements fluides pour MFG

Groupe de carburants pour moteurs (MFG) est la plus grande entreprise indépendante de vente au détail de parvis du Royaume-Uni, exploitant 1 200 sites à travers le pays. À l'origine, une fusion de petits opérateurs de services de carburant, MFG a considérablement développé sa marque et son offre de services : en 2024, les opérateurs de parvis MFG ont fourni du carburant et des bornes de recharge pour véhicules électriques à des millions d'automobilistes britanniques, ainsi qu'une vaste gamme de plats à emporter de marques renommées telles que Greggs, Costa et Subway.

Plus d'une décennie de croissance et d'évolution du secteur ont modifié la façon dont MFG gère ses comptes, son équipe comptable recherchant en permanence des opportunités d'optimisation. Dans le cadre de cet effort, les comptables de MFG souhaitaient repenser la clôture de fin de mois de l'entreprise. Ils se sont donc tournés vers FloQast avec un objectif clair en tête : éliminer l'inefficacité manuelle au profit d'une rapidité et d'une précision automatisées.

Avant FloQast

Avant que ce ne soit transformation numérique, la fonction comptable de MFG impliquait de multiples processus manuels. Cependant, la complexité de la fin de mois de l'entreprise, les contraintes de temps qu'elle exigeait et la grande attention portée aux détails que cela impliquait, ont rendu l'évolutivité difficile à atteindre, car l'activité se développait à la fois de manière organique et par le biais d'acquisitions.

Les rapprochements des bilans, en particulier, ont constitué une composante manuelle importante de la clôture de MFG. Les comptables de MFG téléchargeaient manuellement les bilans dans un dossier dédié du réseau, puis informaient leur supérieur hiérarchique de leurs progrès par e-mail.

Le processus de rapprochement manuel a rendu difficile pour les parties prenantes et les évaluateurs de suivre les progrès de l'équipe pendant une période déjà chargée et sous pression du mois. Si une feuille n'était pas soumise à temps, par exemple, le manque de visibilité pourrait avoir un impact sur les autres membres de l'équipe et ajouter de la pression à la clôture. L'une des principales raisons pour lesquelles MFG a cherché à automatiser sa clôture a été de supprimer cette friction manuelle et de créer un environnement dans lequel tous les utilisateurs de la comptabilité pourraient soumettre leurs rapprochements de bilans de fin de mois en temps opportun.

Le nombre d'entités juridiques composant le groupe (à la suite de nombreuses acquisitions historiques) a ajouté à la complexité. Afin que la direction puisse identifier les risques et les opportunités du bilan, un système plus robuste était nécessaire pour consolider les rapprochements des bilans entre les entités.

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FloQast a permis de gagner beaucoup de temps en préparant et en examinant les rapprochements des bilans et en garantissant l'exhaustivité de l'information financière. Il ajoute de la responsabilité et de la structure dans une interface conviviale.

Responsable des rapports du groupe, MFG

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Avec ces objectifs en tête, MFG a mis environ trois mois à rechercher et à choisir une plateforme de comptabilité numérique. Dans un paysage fintech surpeuplé et compétitif, le Solution de gestion rapprochée FloQast s'est imposé comme le bon choix.

Mise en œuvre de FloQast

Mettant l'accent sur la rationalisation des flux de travail, la haute visibilité et la flexibilité des procédures, MFG s'est rapidement rendu compte que FloQast convenait à sa gamme de technologies comptables. Au-delà de la précision et de l'efficacité automatisées, la plateforme présentait des avantages spécifiques, notamment une mise en œuvre facile, une intégration NetSuite basée sur le cloud et un support technique continu.

Le processus de mise en œuvre lui-même n'a pris que quelques jours, avec une interruption minimale des processus comptables quotidiens de MFG et une intégration parfaite à l'infrastructure logicielle existante. Le support client de FloQast était disponible partout pour aider les comptables de MFG à s'acclimater au nouvel environnement, à répondre aux questions techniques et à appliquer leurs nouvelles fonctionnalités à des problèmes spécifiques.

Une fois mise en œuvre, MFG a concentré FloQast sur ses défis de gestion rapprochée, en particulier le resserrement du calendrier des bilans. L'équipe comptable de MFG a mis en avant un certain nombre de victoires clés après la mise en œuvre, notamment la possibilité d'utiliser le rapport d'exhaustivité FloQast pour importer des codes NetSuite, d'exporter et de télécharger des modèles et, surtout, d'utiliser l'outil automatisé pour les rapprochements mensuels des bilans.

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L'équipe de FloQast a été sympathique et professionnelle et est toujours heureuse de vous aider à résoudre les questions et de fournir une assistance rapide et efficace.

Responsable des rapports du groupe, MFG

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La plateforme FloQast a aidé les comptables de MFG à identifier les mouvements inattendus et les modifications tardives. Par exemple, dans le cadre du nouveau système, si un solde de rapprochement change après la soumission, les parties prenantes concernées reçoivent un e-mail automatique en quelques secondes les informant de la modification.

Des rapprochements plus faciles, de meilleures expériences

En plus d'un support technique continu et d'un des rapprochements de bilans plus faciles et plus rapides processus, MFG a noté un effet sur les équipes et les individus au sein de l'entreprise. FloQast a permis aux comptables de MFG de s'approprier pleinement leurs numéros mensuels, avec une visibilité complète des échéances entrantes et des options pour envoyer des rappels et d'autres communications critiques en un clic.

En améliorant l'expérience des employés et en améliorant le processus de rapprochement, MFG a également créé des avantages en aval. La plateforme a amélioré les flux de travail d'audit de MFG : l'amélioration des performances en matière de rapprochements mensuels a permis de mieux surveiller les domaines à risque, ce qui a permis à l'entreprise de mieux se préparer audits intermédiaires et finaux. À cet égard, MFG a également la possibilité de donner aux auditeurs externes un accès en lecture seule à leurs livres afin de les aider à partager des informations critiques pendant l'audit et à éliminer les obstacles à leur achèvement.

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FloQast aide à fournir des preuves des contrôles internes, ainsi qu'un accès rapide aux principaux rapprochements et domaines de risque pour nos auditeurs.

Responsable des rapports du groupe, MFG

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L'expérience de MFG avec FloQast démontre les avantages fondamentaux de l'amélioration des composants de la fonction financière. Soutenue par les capacités techniques de son logiciel, mais grâce à des flux de travail mensuels plus simples et plus efficaces, l'équipe comptable est désormais mieux placée pour comprendre les risques et les opportunités du bilan et mieux préparée à relever tous les défis qui se présentent de manière inattendue.