Efficacité débloquée : OSU gagne 2,5 jours grâce à l'IA Transaction Matching

Relever les défis comptables d'une organisation en pleine croissance

Médecins de l'OSU, une entité publique liée à l'un des principaux établissements d'enseignement américains, supervise la gestion financière d'une organisation médicale en pleine expansion. Avec une activité à multiples facettes regroupant des médecins de l'Ohio State University, le Wexner Medical Center et l'OSU, son équipe comptable a dû faire face à des défis uniques en raison de la croissance, de la complexité et des processus décentralisés de l'organisation.

« Quand j'ai commencé, les processus de rapprochement étaient entièrement basés sur Excel, lourds et sujets à des inefficacités », a partagé Pam Cornell, directrice associée de la comptabilité chez OSU Physicians. « Cela n'était pas gérable à grande échelle, d'autant plus que les revenus de nos patients ont doublé et que les exigences comptables ont augmenté. »

L'équipe a dû faire face à des efforts de rapprochement manuels qui ont détourné l'attention des tâches stratégiques. La prolifération des départements et des transactions a encore aggravé ces difficultés, soulignant la nécessité d'une solution rationalisée et centralisée.

La flexibilité de FloQast permet une efficacité maximale des flux de travail

FloQast a fourni à OSU Physicians une solution personnalisée pour rationaliser les processus de rapprochement, réduire considérablement le travail manuel et améliorer la précision.

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« L'une des grandes victoires pour nous a été de postuler Correspondance des transactions par IA de FloQast à nos processus AR/AP, dont la gestion manuelle prenait quatre jours par mois. Grâce à FloQast, nous avons réduit ce délai à un jour et demi seulement, soit une économie de deux jours et demi par cycle. »

- Pam Cornell, Directeur de la comptabilité

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La flexibilité de FloQast s'est démarquée, permettant à l'équipe de continuer à utiliser Excel pour assurer le bon fonctionnement des processus éprouvés, tandis que l'IA gérait des comptes complexes et volumineux. Cet équilibre était essentiel pour le flux de travail des médecins de l'OSU.

Au-delà de l'efficacité, l'IA de FloQast a amélioré la précision, en particulier pour les volumes de transactions élevés, tels que la compensation des salaires. « Notre processus de compensation des salaires impliquait d'innombrables transactions difficiles à gérer manuellement », explique le directeur de la comptabilité Marie Hafertepen. « Désormais, FloQast me permet de faire correspondre rapidement les débits et les crédits, ce qui me permet de gagner du temps et d'éviter les retouches. »

Grâce à ces améliorations, l'équipe était libre de s'attaquer à des tâches stratégiques au lieu de devoir superviser les processus sans fin.

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« L'intégration de l'analytique et de l'automatisation permet à notre équipe de se concentrer sur l'identification d'opportunités stratégiques plutôt que sur la simple correction des erreurs. »

- Pam Cornell, Directeur de la comptabilité

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Améliorer la visibilité et rationaliser les opérations

L'un des avantages les plus immédiats de FloQast a été l'amélioration de la visibilité sur les flux de travail comptables. Les tableaux de bord et les outils de reporting ont fourni à OSU Physicians une source unique de vérité, garantissant ainsi la responsabilité à l'échelle de l'équipe. Les responsables pourraient facilement redistribuer les charges de travail et identifier les goulots d'étranglement potentiels pour maintenir les processus sur la bonne voie.

« Avec FloQast, je peux voir instantanément où nous en sommes dans le processus de clôture », a déclaré Barb Skeen, responsable de la comptabilité chez OSU Physicians. « Les tableaux de bord mettent en évidence les tâches qui sont en retard ou terminées, fournissant des informations qui éliminent les inefficacités. Auparavant, cette visibilité prenait des heures à être vérifiée manuellement. »

Cette supervision opérationnelle améliorée a permis aux dirigeants de procéder à des ajustements en temps réel et de garantir la précision à tous les niveaux. Par exemple, les outils de FloQast ont permis aux médecins de l'OSU de garantir l'achèvement en temps voulu des tâches mensuelles, trimestrielles et de fin d'année de manière plus cohérente qu'auparavant.

Tirer parti de FloQast pour une croissance stratégique

Les médecins de l'OSU ne se contentent pas de faire face au présent ; ils planifient pour l'avenir. Le marché de Columbus étant sur le point de tripler dans les années à venir, l'organisation avait besoin d'une infrastructure comptable capable de répondre à ses ambitions.

« FloQast est devenu un élément central de notre plan décennal visant à gérer la croissance sans augmenter les coûts administratifs », a déclaré Pam. « Nous avons intégré des outils d'IA tels que FloQast pour rendre nos processus plus efficaces et réduire les charges de travail. »

La facilité de mise en œuvre a également favorisé une adoption rapide, minimisant ainsi les perturbations. « Nous avons apprécié le fait que FloQast n'ait pas nécessité une configuration intensive de six mois. Notre équipe a été opérationnelle en quelques semaines, ce qui était essentiel compte tenu du rythme des changements », a-t-elle ajouté.

Des résultats qui comptent

Depuis la mise en œuvre de FloQast, OSU Physicians a réalisé des améliorations mesurables en termes de performances comptables. Les principaux résultats sont les suivants :

• Gain de temps : Réduction de la charge de travail de rapprochement dans les domaines clés de 2,5 jours par cycle mensuel.
• Gains d'efficacité : Les responsables ont acquis une visibilité critique, permettant une gestion proactive de la charge de travail et une répartition équilibrée des tâches.
• Évolutivité : Positionné pour soutenir la croissance organisationnelle planifiée sans augmenter les effectifs administratifs.

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« FloQast a fondamentalement changé notre approche de la comptabilité. Il s'agit d'un outil conçu par des comptables pour les comptables, comme en témoigne chaque amélioration des processus que nous avons constatée. »

- Pam Cornell, Directeur de la comptabilité

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Avec FloQast, OSU Physicians prouve que même les organisations publiques complexes peuvent mettre en œuvre une technologie qui favorise l'adaptabilité, la précision et la croissance.