FloQast apporte transparence, automatisation et facilité d'utilisation aux activités hautement acquisitives de Cision

Basée à Chicago, Cision est l'un des principaux fournisseurs mondiaux de logiciels et de services liés aux médias acquis destinés aux professionnels des relations publiques et des communications marketing. Au deuxième trimestre de 2017, Cision est devenue une société cotée en bourse, suscitant un sentiment d'urgence quant à la nécessité de contrôles impliquant la clôture mensuelle. Peu de temps après, l'équipe a mis en œuvre la plateforme d'opérations financières et comptables de FloQast, optimisant la clôture du processus et établissant et documentant les contrôles nécessaires. Aujourd'hui, l'entreprise est privée, soutenue par Platinum Equity, une société de capital-investissement basée à Los Angeles.Victoria Weng, contrôleur général adjoint, a été recruté pour aider à gérer la clôture de fin de mois chez Cision. Bien que l'entreprise soit au bureau trois jours par mois, Victoria a trouvé que FloQast était extrêmement utile pour sa visibilité descendante sur leur entreprise multi-entités.

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FloQast offre une visibilité incroyable sur la façon dont chacun s'en sort avec ses listes de contrôle et ses rapprochements.

- Victoria Weng, Assistant Corporate Controller

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Soutenir un environnement d'acquisition

Depuis la mise en œuvre de FloQast, Cision Group a réalisé cinq acquisitions dans plusieurs pays. L'équipe d'assistance de FloQast a joué un rôle essentiel en aidant à cartographier les flux de travail entre ces différentes instances, garantissant ainsi un processus de clôture durable et reproductible. Récemment, les équipes EMEA de Cision ont été ajoutées à FloQast et Victoria n'a entendu que « de bonnes choses à propos de l'ensemble du processus de mise en œuvre ». Victoria a également indiqué qu'elle travaillait en étroite collaboration avec l'équipe de FloQast pour s'assurer que toutes les entités mondiales de Cision profitent des avantages de la plateforme. Selon elle, la mise en place de FloQast a contribué à assurer la transparence entre les différentes entités de Cision, en leur donnant une vue à la fois globale et granulaire des processus, du statut et de la responsabilisation.

Face à face : FloQast contre BlackLine

Alors qu'elle travaillait pour un ancien employeur, Victoria a mis en œuvre BlackLine comme solution de gestion de proximité. Lorsqu'on lui a demandé comment s'était déroulée la mise en œuvre, elle a rappelé : « Il a fallu un peu plus d'efforts de la part de l'utilisateur pour travailler avec l'équipe informatique et l'équipe de mise en œuvre de BlackLine ». D'autre part, les implémentations de FloQast prennent environ 3 à 5 semaines, la plupart du travail étant effectué sur le back-end, de sorte que 5 à 10 heures seulement de temps client sont nécessaires. Lorsque Victoria a commencé en février 2022, même si elle ne connaissait pas FloQast, la facilité d'utilisation du logiciel lui a permis de démarrer immédiatement, sans aucune formation après avoir obtenu l'accès.

Permettre des packages de rapports précis et précis

En tant que société financée par le capital-investissement, Cision Group présente ses états financiers à son sponsor, Fonds propres en platine, le 15 de chaque mois. En tirant parti de FloQast, l'équipe de Cision est confiante dans les chiffres qu'elle présente, compte tenu des contrôles préventifs et de détection mis en place. Interrogée sur la confiance dans ses finances, Victoria a répondu qu'elle « ne savait même pas comment nous pourrions approuver des rapprochements sans FloQast ». Avant d'utiliser FloQast, l'équipe avait pour objectif de clôturer ses comptes en 8 à 10 jours ouvrables. Aujourd'hui, l'équipe Cision ferme ses portes dans 5 à 7 jours ouvrables (réduction d'environ 30 à 37,5 %). Le temps supplémentaire entre la clôture des comptes et l'envoi du dossier de reporting officiel permet à Cision d'exercer une supervision stratégique pour examiner les résultats et avoir une idée précise des implications financières de l'activité mensuelle.

Rencontrer les comptables là où ils travaillent aujourd'hui

Selon Victoria, la capacité de FloQast à s'intégrer à NetSuite et Excel a donné à l'équipe la visibilité nécessaire pour voir facilement s'il y avait un écart entre le GL et le classeur Excel. Elle attribue cette transparence à la capacité de l'équipe à maintenir le processus de clôture de manière aussi stricte et cohérente. De plus, L'intégration de FloQast à Microsoft Teams a contribué à supprimer une grande partie du travail manuel que l'équipe de Cision aurait dû effectuer autrement. Lorsqu'une tâche est terminée et envoyée en amont, l'équipe Cision peut recevoir ces notifications directement via Teams, ce qui accroît la responsabilité envers l'équipe et crée une piste d'audit dans FloQast.

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Absolument, je recommanderais FloQast aux autres sociétés du portefeuille.

- Victoria Weng, Assistant Corporate Controller

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Les résultats

Selon Victoria, l'équipe de Cision, en pleine croissance, apprécie sa capacité à intégrer rapidement de nouveaux employés, à consolider ses entités au fur et à mesure des acquisitions et à exercer un meilleur contrôle sur les finances. Depuis qu'elle a rejoint l'équipe, elle a déclaré avoir vécu une expérience formidable en travaillant avec FloQast et notre équipe et qu'elle était impatiente de continuer à le faire à l'avenir. « Absolument, je recommanderais FloQast aux autres sociétés du portefeuille », a déclaré Victoria Weng, contrôleuse adjointe. « Cela permet simplement à votre processus de clôture et de rapprochement de fonctionner de manière plus efficace et plus efficace. »