FloQast bringt Transparenz, Automatisierung und Benutzerfreundlichkeit in das stark akquiritive Geschäft von Cision

Mit Hauptsitz in Chicago, Cision ist ein weltweit führender Anbieter von Earned Media-Software und -Dienstleistungen für PR- und Marketingkommunikationsexperten. Im zweiten Quartal 2017 wurde Cision zu einem börsennotierten Unternehmen, was ein Gefühl der Dringlichkeit in Bezug auf die Notwendigkeit von Kontrollen rund um den Monatsabschluss weckte. Nicht lange danach implementierte das Team die Finance and Accounting Operations Platform von FloQast, optimierte dabei den Abschluss und richtete die erforderlichen Kontrollen ein und dokumentierte sie. Heute befindet sich das Unternehmen in Privatbesitz und wird unterstützt von Platin-Aktien, eine Private-Equity-Firma aus Los Angeles.Viktoria Weng, Assistant Corporate Controller, wurde mit der Verwaltung des Monatsabschlusses bei Cision beauftragt. Obwohl das Unternehmen an drei Tagen im Monat im Büro ist, hat Victoria festgestellt, dass FloQast äußerst hilfreich ist, da sie ihren Überblick über das Unternehmen mit mehreren Entitäten von oben nach unten hat.

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„FloQast bietet mit seinen Close-Checklisten und Abstimmungen einen enormen Überblick darüber, wie es allen geht.“

- Viktoria Weng, Stellvertretender Unternehmenscontroller

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Unterstützung eines akquisitiven Umfelds

Seit der Implementierung von FloQast hat die Cision Group fünf Akquisitionen in mehreren Ländern getätigt. Das Support-Team von FloQast hat maßgeblich dazu beigetragen, die Workflows über diese einzelnen Instanzen hinweg abzubilden und so einen nachhaltigen und wiederholbaren Abschlussprozess sicherzustellen. Vor Kurzem wurden die Cision EMEA-Teams zu FloQast hinzugefügt und Victoria hat nur „gute Dinge über den gesamten Implementierungsprozess“ gehört. Darüber hinaus sagte Victoria, sie arbeite eng mit dem FloQAst-Team zusammen, um sicherzustellen, dass alle globalen Unternehmen von Cision die Vorteile der Plattform nutzen. Ihr zufolge hat die Einführung von FloQast dazu beigetragen, Transparenz zwischen den verschiedenen Einheiten bei Cision zu schaffen und ihnen sowohl einen ganzheitlichen als auch detaillierten Überblick über Prozesse, Status und die Verantwortlichkeit zu geben.

Kopf an Kopf: FloQast gegen BlackLine

Während ihrer Arbeit bei einem früheren Arbeitgeber implementierte Victoria BlackLine als Close-Management-Lösung. Auf die Frage, wie die Implementierung verlaufen sei, erinnerte sie sich: „Die Zusammenarbeit mit dem IT-Team und dem BlackLine-Implementierungsteam erforderte auf der Benutzerseite etwas mehr Aufwand.“ Andererseits dauern FloqAst-Implementierungen ~3-5 Wochen, wobei die meiste Arbeit im Backend erledigt wird, sodass nur 5-10 Stunden Client-Zeit erforderlich sind. Als Victoria im Februar 2022 anfing, obwohl sie mit FloQast nicht vertraut war, ermöglichte es ihr die einfache Bedienung der Software, sofort loszulegen — ohne dass nach Erhalt des Zugriffs eine Schulung erforderlich war.

Präzise und straffe Berichtspakete ermöglichen

Als von Private-Equity-Unternehmen finanziertes Unternehmen berichtet die Cision Group ihrem Sponsor über Finanzdaten, Platin-EquityJa, am 15. eines jeden Monats. Durch die Nutzung von FloQast ist das Team von Cision angesichts der vorhandenen präventiven und detektivischen Kontrollen von den Zahlen, die es präsentiert, überzeugt. Auf die Frage nach dem Vertrauen in ihre Finanzen berichtete Victoria, dass sie „[nicht] weiß, wie wir Abstimmungen ohne FloQast überhaupt unterzeichnen könnten.“ Bevor wir FloQast nutzten, hatte sich das Team zum Ziel gesetzt, die Buchhaltung innerhalb von 8 bis 10 Werktagen abzuschließen. Heute schließt das Cision-Team in 5-7 Werktagen (~ 30-37,5% Ermäßigung). Die zusätzliche Zeit zwischen dem Abschluss der Bücher und dem Versand des formalisierten Berichtspakets stellt sicher, dass Cision die strategische Kontrolle hat, um die Ergebnisse zu überprüfen und die finanziellen Auswirkungen der monatlichen Aktivitäten genau im Blick zu haben.

Treffen Sie Buchhalter dort, wo sie heute arbeiten

Laut Victoria ist FloQasts Fähigkeit zur Integration mit NetSuite und Excel gab dem Team Einblick, sodass es leicht erkennen konnte, ob es Abweichungen zwischen dem Hauptbuch und der Excel-Arbeitsmappe gab. Sie führt diese Transparenz darauf zurück, dass das Team in der Lage ist, den Abschlussprozess so eng und konsequent einzuhalten. Darüber hinaus Die Integration von FloQast mit Microsoft Teams hat dazu beigetragen, einen Großteil der manuellen Arbeit zu beseitigen, die das Cision-Team sonst erledigen würde. Wenn eine Aufgabe abgeschlossen und an den Upstream gesendet wurde, kann das Cision-Team diese Benachrichtigungen direkt über Teams erhalten, wodurch mehr Rechenschaftspflicht gegenüber dem Team entsteht und ein Audit Trail in FloQast erstellt wird.

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„Ich würde FloQast auf jeden Fall anderen Portfoliounternehmen empfehlen.“

- Viktoria Weng, Stellvertretender Unternehmenscontroller

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Die Ergebnisse

Laut Victoria profitiert das schnell wachsende Team von Cision von seiner Fähigkeit, schnell neue Mitarbeiter einzustellen, ihre Unternehmen im Zuge von Akquisitionen zu konsolidieren und eine bessere Kontrolle über die Finanzen zu haben. Seit sie dem Team beigetreten ist, sagte sie, habe sie eine großartige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit FloQast und unserem Team gemacht und freue sich darauf, dies auch in Zukunft zu tun. „Ich würde FloQast auf jeden Fall anderen Portfoliounternehmen empfehlen“, sagte Victoria Weng, Assistant Controller. „Es hilft einfach, Ihren Abschlussprozess und Ihren Abstimmungsprozess effizienter und effektiver zu gestalten.“