Efficacité et confiance : comment ThoughtSpot a transformé ses opérations de clôture et d'audit grâce à FloQast

Quand Toral Patel, contrôleur d'entreprise, a rejoint ThoughtSpot, le processus de clôture a été une longue épreuve de trois semaines, enlisée par des processus manuels et un manque d'automatisation. Le recours à des feuilles de calcul hors ligne a créé des silos d'informations et a rendu difficile le suivi de l'état des rapprochements en temps réel. Reconnaissant la nécessité d'un système plus rationalisé et transparent, l'équipe a cherché une solution capable de centraliser son processus de clôture, d'améliorer la visibilité et de la préparer à la croissance future et à la conformité SOX.

Après une expérience frustrante avec BlackLine dans une entreprise précédente, Patel a immédiatement été attirée par l'approche Excel de FloQast et son intégration transparente avec ses systèmes existants. La simplicité et la conception intuitive promettaient une mise en œuvre rapide sans avoir besoin de conseils approfondis ni d'intervention informatique. La décision d'adopter FloQast a marqué un tournant pour l'équipe comptable de ThoughtSpot, ouvrant la voie à une clôture financière plus efficace, collaborative et confiante.

Choisir la simplicité et l'efficacité plutôt que la complexité

La décision de choisir une solution de gestion rapprochée a été fortement influencée par les expériences passées. Pour Patel, qui a créé des services de comptabilité dans de nombreuses startups au cours de ses 30 années d'expérience, la complexité et le manque de convivialité des autres outils étaient des facteurs de dissuasion majeurs. L'approche unique de FloQast, qui s'appuie sur des outils existants tels qu'Excel, s'est immédiatement révélée être une solution plus pratique et plus conviviale pour les comptables.

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« Au moment où nous avons examiné BlackLine, j'ai su que ce n'était pas la bonne solution. J'ai dit à mon équipe que je préférais utiliser Google Sheets plutôt que de m'occuper de sa complexité. FloQast a rendu nos vies tellement meilleures, et je tiens à remercier personnellement ses fondateurs d'avoir créé une solution qui fonctionne si bien pour les comptables. »

- Total Patel, Contrôleur d'entreprise

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L'équipe avait besoin d'une solution à la fois puissante et fluide. L'idée d'une mise en œuvre de longue haleine dirigée par un consultant n'était pas attrayante. FloQast proposait une alternative légère et agile qui pouvait être déployée rapidement et gérée en interne, ce qui était un facteur essentiel dans le processus de prise de décision. La proposition de valeur était claire : un outil conçu par des comptables, pour les comptables, qui fonctionne comme ils le font.

Après l'adoption, Jim Floresca, directeur comptable principal, a expliqué à quel point le logiciel est intuitif pour tout le monde chez ThoughtSpot.

« Pendant tout le temps que j'ai ajouté des membres de notre équipe à FloQast, je n'ai jamais eu à fournir de formation officielle », a-t-il déclaré. « L'interface utilisateur est tellement intuitive que les utilisateurs l'apprennent par eux-mêmes. Les rapprochements et les listes de contrôle sont déjà configurés, il leur suffit donc de suivre le processus et de télécharger ce dont ils ont besoin pour la fin du mois. »

Une nouvelle ère de visibilité et de collaboration en étroite collaboration

Avant FloQast, le processus de clôture de ThoughtSpot prenait environ trois semaines. L'équipe comptable travaillait en silos, les rapprochements étant souvent enregistrés sur des ordinateurs locaux, ce qui empêchait les responsables de se faire une idée claire et en temps réel de l'état de clôture. Ce manque de visibilité a entraîné des retards et des suivis constants pour s'assurer que les tâches étaient terminées.

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« Lorsque j'ai rejoint notre équipe, notre processus de clôture durait trois semaines, avec des inscriptions comportant jusqu'à 15 étapes différentes dans la liste de contrôle. Après la mise en service de FloQast, nous avons réduit la clôture à environ une semaine. »

- Total Patel, Contrôleur d'entreprise

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Le meilleur, c'est que les rapprochements sont désormais effectués plus rapidement et que je peux tout voir en temps réel, au même endroit. »

FloQast a centralisé toutes les activités connexes, en brisant les silos d'informations et en créant une source unique de vérité. Les notifications en temps réel et les tableaux de bord transparents de la plateforme ont permis à tout le monde, des préparateurs aux réviseurs, d'être sur la même longueur d'onde. Cette nouvelle visibilité a éliminé les conjectures et le suivi manuel qui prenaient auparavant tant de temps.

« S'il y a une chose que FloQast m'a apportée, c'est la confiance », a-t-elle déclaré. « Je suis convaincu que le rapprochement que j'obtiens de FloQast est le bon car il m'indique que les chiffres sont à jour. Je sais qu'il n'y a pas de numéro Delta ou qu'il manque une feuille de calcul. »

Simplifier l'audit et responsabiliser l'équipe

L'un des avantages les plus importants, et initialement inattendus, de la mise en œuvre de FloQast a été l'amélioration spectaculaire de l'efficacité des audits. L'époque où l'on rassemblait manuellement des documents et où l'on répondait aux demandes interminables des auditeurs est révolue. Avec FloQast, l'équipe d'audit pourrait avoir un accès direct à un référentiel centralisé de rapprochements et de pièces justificatives, simplifiant ainsi l'ensemble du processus pour toutes les personnes impliquées.

« Lorsque nous avons pris la décision de mettre en œuvre FloQast, nous nous sommes concentrés sur l'amélioration de la clôture », a-t-elle déclaré. « Je n'avais pas réalisé à quel point cela rendrait notre audit plus efficace avant de commencer à l'utiliser à cette fin. »

Ce processus rationalisé a non seulement permis à l'équipe comptable de gagner un temps précieux, mais a également contribué à renforcer les relations avec ses auditeurs et a permis de réaliser d'importantes économies de coûts. La capacité à fournir aux auditeurs tout ce dont ils ont besoin en un seul endroit a démontré un niveau élevé d'organisation et de contrôle, ce qui a joué un rôle déterminant dans la négociation de réductions des frais d'audit.

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« Lorsque nous avons négocié avec les auditeurs, j'ai pu leur dire que s'ils venaient, ils disposeraient de FloQast et de tout ce dont ils avaient besoin. Cela nous a permis d'économiser 1,2 million de dollars en frais d'audit année après année. »

- Total Patel, Contrôleur d'entreprise

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Stimuler le moral de l'équipe et améliorer la qualité de vie

Au-delà des indicateurs, FloQast a considérablement amélioré le moral des équipes et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Sa conception intuitive a non seulement rationalisé les processus, mais a également réduit le stress et la charge de travail, permettant à l'équipe de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Patel apprécie que FloQast fasse toutes les petites choses, afin qu'elle et son équipe puissent se concentrer sur ce qui est important.

« Pour moi, la qualité de vie est très importante parce que c'est mon travail et celui de mon équipe que je dirige... Le fait que j'aie confiance dans le contenu de FloQast me procure un tel sentiment de soulagement au quotidien. »

En simplifiant les flux de travail et en supprimant les obstacles, FloQast a créé un environnement de travail dans lequel l'équipe se sent soutenue et responsabilisée. La réduction du stress, la fluidité des processus et la facilité d'utilisation ont contribué à remonter le moral de l'équipe et à améliorer la qualité de vie globale.

« Nous ne passons pas de temps à microgérer notre équipe pour faire son travail », a-t-elle déclaré. « Ils le font déjà parce que FloQast les guide à chaque étape. »