Conformité rationalisée : le succès de la chiropratique articulaire avec FloQast

En 2021, La chiropratique articulaire (NASDAQ : JYNT) a cherché à rationaliser ses rapports, à améliorer la visibilité de ses flux de travail et à accélérer la clôture de fin de mois. Depuis la mise en œuvre de FloQast, l'équipe a considérablement a amélioré son processus de fermeture, en améliorant la visibilité des flux de travail et en accélérant les rapports.

Quand Kelly Vargas, vice-présidente, contrôleuse d'entreprise, a eu vent d'un Conformité solution au sein du Plateforme FloQast, elle a vu l'opportunité de tout intégrer à FloQast, offrant ainsi une grande victoire au programme de conformité complet de l'entreprise. Le remplacement de l'ancienne plate-forme de conformité par FloQast a non seulement résolu les difficultés de l'équipe avec la solution précédente, mais a également permis à l'entreprise de :

• Intégrez la conformité aux flux de travail existants
• Centralisez les données et automatisez les processus au sein d'une plateforme unique
• Résoudre sa collecte de preuves inefficace
• Simplifier le processus d'audit

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La transition de plus de 100 contrôles répartis sur 13 processus importants vers la gestion de la conformité FloQast s'est déroulée sans heurts pour notre équipe. Les contrôles étaient déjà intégrés à FloQast, ce qui simplifiait le processus. Nous avons rapidement procédé à des procédures pas à pas et notre auditeur interne a pu suggérer des modifications directement dans les récits, que j'ai pu approuver et mettre à jour en temps réel. Cette intégration a considérablement amélioré notre efficacité, nous permettant de rationaliser notre gestion de la conformité et de nous concentrer sur les tests au troisième trimestre. »

- Kelly Vargas, Vice-président, contrôleur d'entreprise

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Atteindre l'excellence en matière de conformité : la voie du succès de la chiropratique conjointe

Alors que The Joint Chiropractic continuait d'optimiser ses processus comptables, la plupart des inconvénients de l'ancienne plateforme de conformité ont incité Kelly à réfléchir, mais c'était la meilleure solution disponible à l'époque. C'est-à-dire jusqu'à ce qu'ils en entendent parler Gestion de la conformité de FloQast.

« L'ancienne plateforme de conformité n'était pas très intuitive pour moi, notamment en ce qui concerne la configuration des utilisateurs et de leurs espaces de travail », explique Kelly. « Si quelqu'un quittait notre entreprise, je devais réaffecter manuellement le propriétaire du contrôle un par un ou contacter son service d'assistance pour les modifications massives, ce qui prenait beaucoup de temps. La plateforme disposait de plusieurs fenêtres permettant de naviguer pour chaque tâche, ce qui compliquait l'obtention d'une vue en temps réel de notre statut de conformité. J'avais l'impression d'être dans une boîte noire et j'ai eu du mal à savoir où nous en étions dans le processus.

« Lors d'un appel d'enregistrement avec L'équipe chargée de la réussite comptable de FloQast, Kelly a pris connaissance de la prochaine solution de gestion de la conformité et s'est portée volontaire pour tester le produit.

« Quand j'ai entendu parler de FloQast Compliance Management pour la première fois, je savais que cela me plairait », a-t-elle déclaré. « FloQast est comme l'iPhone d'Apple : intuitif, propre et facile à utiliser. De plus, contrairement à l'ancienne plateforme de conformité, où je devais constamment soumettre des tickets d'assistance, FloQast est en libre-service et très intuitif. Je peux rapidement voir où tout se trouve grâce à un tableau de bord, et il est facile de gérer la conformité sans avoir besoin d'aide externe. Cela a changé la donne pour nous. »

Une transition fluide : de l'ancienne plateforme de conformité à la gestion de la conformité FloQast

Interrogée sur la mise en œuvre de FloQast Compliance Management, Kelly a indiqué que sa simplicité l'avait surprise.

« C'était incroyablement facile », se souvient-elle. « Ils m'ont dit 'Hé, on va l'allumer', et ils l'ont fait. Puis ils m'ont dit qu'ils allaient charger nos récits et nos commandes, et ils l'ont fait. C'était aussi simple que cela. Cela n'a nécessité aucune implication de la part de mon équipe. Je l'ai fait sans qu'ils le sachent, et quand certains d'entre eux l'ont vu dans FloQast, je leur ai dit que nous n'allions plus utiliser l'ancienne plateforme de conformité et que tout ce dont nous avions besoin se trouvait déjà dans FloQast.

« Même si cela semblait presque trop beau pour être vrai, Kelly a admis que la transition de l'ancienne plateforme de conformité à FloQast avait été aussi simple qu'elle l'avait espéré.

« Le passage de l'ancienne plate-forme de conformité à FloQast Compliance Management s'est fait incroyablement facilement », a déclaré Kelly. « Notre équipe a à peine remarqué la transition. FloQast est tellement propre et intuitif que nous avons pu le mettre en œuvre sans aucune interruption. Nous constatons déjà d'énormes avantages en termes de responsabilité et d'efficacité. »

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Le passage de l'ancienne plate-forme de conformité à FloQast Compliance Management s'est fait en douceur. Notre équipe a à peine remarqué la transition. FloQast est tellement propre et intuitif que nous avons pu l'implémenter sans aucune interruption. Nous constatons déjà d'énormes avantages en termes de responsabilité et d'efficacité. »

- Kelly Vargas, Vice-président, contrôleur d'entreprise

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Récolter les fruits : efficacité et intégration avec FloQast

L'équipe de Kelly a réalisé d'importants gains d'efficacité après la mise en œuvre Gestion de la conformité de FloQast. La transition fluide et les mises à jour en temps réel leur ont permis d'améliorer leurs processus de conformité.

« La transition de plus de 100 contrôles répartis sur 13 processus importants vers FloQast Compliance Management s'est déroulée sans heurts pour notre équipe », a déclaré Kelly. « Les commandes étaient déjà intégrées à FloQast, ce qui simplifiait le processus. Nous avons rapidement procédé à des procédures pas à pas et notre auditeur interne a pu suggérer des modifications directement dans les récits, que j'ai pu approuver et mettre à jour en temps réel. Cette intégration a considérablement amélioré notre efficacité, nous permettant de rationaliser notre gestion de la conformité et de nous concentrer sur les tests au troisième trimestre.

« Kelly a partagé ses idées sur l'évolution de la sensibilisation et de la gestion des risques au sein de son organisation depuis la mise en œuvre de FloQast. En responsabilisant son équipe et en renforçant la responsabilisation, ils ont adopté une approche plus vigilante pour maintenir des contrôles précis et efficaces :

« Le fait de donner plus d'autonomie à mon équipe et d'exiger son approbation a considérablement amélioré la sensibilisation aux risques au sein de notre organisation », a-t-elle déclaré. « Ils savent qu'ils sont tenus de veiller à ce que les processus soient exécutés conformément à la documentation. S'il y a des divergences, cela déclenche une conversation, garantissant que tout changement est soigneusement pris en compte et que les facteurs de risque importants ne sont pas négligés. Cette responsabilité bidirectionnelle a amélioré notre gestion globale des risques et a permis à chacun d'être plus vigilant quant au maintien de contrôles précis et efficaces.

« Kelly a expliqué comment l'intégration de divers flux de travail dans FloQast avec FloQast Compliance Management a transformé leur cadre de conformité. La capacité de lier les tâches d'audit et les tâches opérationnelles sur une seule plateforme a considérablement amélioré leur suivi et leur visibilité en temps réel :

« Lier les différents flux de travail de FloQast à FloQast Compliance Management a constitué une avancée majeure pour nous. L'intégration de l'exécution et de l'audit de la conformité sur la même plateforme permet de mettre en place un cadre rationalisé et facilement traçable. Le tableau de bord en temps réel était l'une de ces fonctionnalités intéressantes dont vous ne saviez pas avoir besoin avant d'en avoir un ; il fournit une vue en direct de notre statut de conformité, éliminant ainsi le besoin d'attendre les mises à jour trimestrielles. Cette connexion fluide entre les flux de travail garantit que notre environnement de conformité est toujours à jour et géré efficacement. »

Améliorer l'efficacité : l'impact sur les audits internes et les budgets

Kelly a souligné les améliorations d'efficacité obtenues en accordant à l'équipe d'audit interne un accès direct aux flux de travail FloQast. Ce changement a rationalisé leur processus et réduit la nécessité de traiter manuellement les demandes PBC :

‍«Le fait de permettre à notre équipe d'audit interne d'accéder aux flux de travail de FloQast a considérablement rationalisé notre processus et réduit les allers-retours avec les demandes PBC. Désormais, notre auditeur peut rechercher, exporter et gérer directement les données dans FloQast, minimisant ainsi le besoin de transférer les informations manuellement. Cette intégration fluide a permis de réduire les tâches redondantes et d'améliorer notre efficacité globale en consolidant tout en un seul endroit.

« Kelly a également expliqué comment les gains d'efficacité liés à l'utilisation de FloQast ont eu un impact positif sur leur budget d'audit interne. En intégrant FloQast à leurs processus, ils ont pu réaliser des économies de coûts considérables :

« En intégrant FloQast à nos processus, nous avons réalisé des économies de 13 % par rapport aux efforts de l'année dernière. Notre budget d'audit interne était inférieur au budget de l'année dernière, en grande partie en raison des gains d'efficacité obtenus en donnant à notre auditeur l'accès à FloQast. Grâce à la consolidation de toutes les données sur un seul écran et à un accès simplifié, nous prévoyons d'être à nouveau en deçà du budget cette année. Malgré la gestion de la SOX 404B, notre budget et nos dépenses réelles ont diminué depuis que j'ai commencé à superviser le processus SOX et à l'aligner sur les listes de contrôle fermées et les autres flux de travail. Cette efficacité continue reflète l'impact significatif de l'amélioration de nos processus. »

Succès durable : avantages à long terme et projets d'avenir

En conclusion, Kelly réfléchit à l'impact transformateur de l'intégration de FloQast dans ses processus de gestion de la conformité. La capacité à relier les tâches et les audits de manière fluide a permis d'adopter une approche plus efficace et plus transparente de la gestion de la conformité. Kelly souligne également la facilité d'utilisation et la nature en libre-service de FloQast, qui a encore rationalisé leur flux de travail :

« La capacité de relier le « faire » et l' « audit » en un seul endroit a véritablement transformé notre gestion de la conformité. Cela a rendu l'ensemble du processus beaucoup plus intégré et efficace. Le tableau de bord en temps réel était l'une de ces fonctionnalités intéressantes dont vous ne saviez pas avoir besoin avant d'en avoir un ; cela me donne une vue à jour sans avoir à attendre les mises à jour trimestrielles. De plus, je n'ai pas eu à contacter le support pour des changements importants, car FloQast est intuitif et en libre-service. Cette facilité d'utilisation me permet de me concentrer sur l'avenir plutôt que sur la résolution des complications auxquelles nous étions confrontés avec l'ancienne plateforme de conformité.

« Kelly évoque la valeur significative qu'elle voit dans la plateforme d'automatisation comptable intégrée de FloQast. Elle explique comment les améliorations continues et l'intégration de la gestion de la conformité ont fourni une expérience cohérente et intuitive, reflétant une évolution significative par rapport aux systèmes fragmentés utilisés auparavant :

« Chaque fois que j'ouvre FloQast, je découvre une nouvelle fonctionnalité qui fonctionne exactement comme je m'y attendais intuitivement. En commençant par Fermer et Rappelez fonctionnalités, nous avons vu comment FloQast est devenu une plateforme complète d'automatisation comptable. Cette intégration de la gestion de la conformité dans une plateforme unique s'est révélée extrêmement utile. Cela nous a été d'une aide précieuse en consolidant ce qui était auparavant réparti entre plusieurs applications en un seul système synergique. La possibilité d'accéder à tout depuis un seul endroit et de naviguer de manière fluide entre les différentes fonctions a apporté une valeur et une efficacité considérables, rendant la plateforme indispensable à nos opérations. »