Rationalisation des processus de clôture financière chez Cubro avec FloQast

Lorsque Paul Schultz a pris ses fonctions de contrôleur financier chez Cubro, l'un des principaux fournisseurs de produits de santé et de réadaptation en Nouvelle-Zélande, il a identifié un domaine clé qui freinait son équipe : un processus de clôture de fin de mois inefficace. Soucieux d'améliorer l'agilité et la précision, Paul a dirigé son équipe pendant une période de transformation importante, en tirant parti de FloQast pour révolutionner ses opérations.

Aborder les blocages à la fin du mois

L'équipe financière de Cubro était confrontée à un défi commun mais essentiel : des processus de clôture de fin de mois manuels et chronophages. Le personnel comptable consacrant beaucoup de temps aux rapprochements sans valeur ajoutée et aux tâches administratives, le processus de clôture occupait près de la moitié des jours ouvrables disponibles chaque mois.

« La clôture de fin de mois a été une période difficile pour nous », explique Paul. « Si les processus n'étaient pas efficaces, cela augmentait inutilement le stress de l'équipe et ne nous laissait que peu de marge de manœuvre pour nous concentrer sur d'autres tâches importantes. Soit ça, soit nous aurions besoin de recruter plus de ressources, ce qui n'était pas pratique. »

Paul a reconnu le besoin d'une solution moderne capable de rationaliser les flux de travail, d'améliorer la précision et de permettre à l'équipe de consacrer son attention à des initiatives plus stratégiques. C'est alors que Cubro s'est tourné vers FloQast.

Mise en œuvre de FloQast pour une efficacité évolutive

FloQast est rapidement devenue une plateforme intuitive et accessible capable de résoudre les problèmes de Cubro sans perturber les opérations en cours. La mise en œuvre s'est concentrée sur l'automatisation des tâches répétitives, la standardisation des rapprochements et la structuration du processus de fin de mois.

« Nous avons commencé par cartographier l'ensemble de notre processus de clôture sur un tableau blanc, en identifiant qui était responsable de chaque tâche et en nous demandant si nous faisions les choses de la manière la plus efficace possible », explique Paul. « FloQast nous a aidés à faire avancer les tâches tout en veillant à ne pas compromettre l'exactitude de nos rapports. »

La plateforme offrait un suivi et une visibilité en temps réel, permettant à l'équipe de suivre les progrès, d'identifier les goulots d'étranglement et de redistribuer les tâches selon les besoins. Cette approche agile a non seulement accéléré le processus de clôture, mais a également favorisé une meilleure collaboration et une meilleure responsabilisation au sein de l'équipe.

Gains de temps et de précision importants

En tirant parti des capacités d'automatisation et de gestion des processus de FloQast, Cubro a obtenu des résultats remarquables. Leur délai de clôture de fin de mois a été réduit de quatre à seulement 2,5 jours ouvrables, ce qui a permis d'accélérer la production de rapports et de prendre des décisions plus rapidement.

« Grâce à FloQast, nous pouvons désormais clôturer nos comptes plus rapidement tout en garantissant une précision et une fiabilité accrues dans nos rapports », a noté Paul. « Nous ne sommes plus liés à des transactions correspondantes ou à des rapprochements interminables. Au lieu de cela, nous consacrons notre temps à ce que cela apporte de la valeur ajoutée, à savoir analyser les données et faire avancer l'entreprise. »

L'adoption de l'automatisation a également éliminé de nombreuses tâches routinières, permettant aux membres de l'équipe de se concentrer sur des projets prioritaires et rendant l'ensemble de la fonction comptable plus proactif et stratégique.

Créer une culture d'amélioration continue

L'un des avantages les plus importants de Cubro a été le changement culturel au sein de l'équipe financière. L'introduction de flux de travail rationalisés et d'automatisation a encouragé un état d'esprit d'efficacité et d'amélioration continue.

Paul a souligné : « Il ne s'agit pas seulement de réduire les délais, il s'agit de renforcer la confiance dans les chiffres que nous publions. Désormais, chaque compte de bilan est réconcilié tous les mois. Nous disposons d'un système de suivi en temps réel qui met en évidence les retards d'une personne dans l'exécution d'une tâche, afin que nous puissions nous adapter et garantir le bon déroulement des opérations. »

Cette approche systématique a apporté plus de transparence et de résilience à l'équipe, garantissant la continuité des activités même en période d'absence ou de pic d'activité.

Faire de la finance un rôle stratégique

Au-delà de l'amélioration des processus, FloQast a permis à l'équipe financière de Cubro de jouer un rôle plus stratégique au sein de l'organisation. En automatisant des tâches auparavant manuelles, l'équipe pouvait consacrer son énergie à des activités à valeur ajoutée, telles que le partenariat avec d'autres départements et la collecte d'informations.

« Avant, la fin du mois, c'était se bousculer pour tout faire », explique Paul. « À présent, nous nous concentrons sur la fourniture d'informations précises et opportunes à l'entreprise. Lorsque nous publions des chiffres trois jours seulement après la fin du mois, ils sont récents et exploitables. Ce n'est pas comme regarder un vieux journal. »

L'amélioration de la rapidité et de la qualité des rapports a permis à la direction de Cubro de prendre des décisions sur la base des données les plus récentes, améliorant ainsi l'agilité et la réactivité au sein de l'entreprise.

Une approche tournée vers l'avenir : engouement pour l'IA et perspectives du secteur

L'engouement autour de l'intelligence artificielle est indéniable dans le domaine de la comptabilité, et la table ronde a clairement montré que les dirigeants sont à la fois enthousiastes et prudents quant à l'avenir. Le modérateur James Solomon a donné le ton en soulignant l'engouement généralisé pour l'IA, en soulignant que « l'intérêt pour l'IA est omniprésent en ce moment », tout en rappelant au public que le véritable test sera de traduire cet engouement en une véritable valeur pratique pour les équipes financières.

Réfléchissant à la conversation dans le secteur, Paul a reconnu que de nombreux comptables sont curieux de savoir comment l'IA va remodeler leur travail. Il a souligné que même si les promesses sont indéniables, il est essentiel que les nouvelles technologies répondent aux défis commerciaux réels et apportent une réelle valeur aux opérations quotidiennes.

Harsha Padiachy, directrice associée chez Deloitte Nouvelle-Zélande, a ajouté que les organisations devaient adopter des solutions d'IA de manière stratégique. Il a souligné l'importance de fixer des objectifs clairs, faisant remarquer que « le véritable potentiel de l'IA en comptabilité sera réalisé lorsque les organisations définiront clairement les problèmes qu'elles résolvent ». Pour Harsha, la clé du succès consiste à s'assurer que l'IA favorise l'amélioration des processus, améliore la qualité des données et gère les risques de manière significative, plutôt que d'être mise en œuvre simplement dans un souci d'innovation. »

La transformation réussie de Cubro avec FloQast illustre la puissance de l'automatisation intelligente et de l'optimisation des processus pour obtenir des résultats significatifs. Pour Paul et son équipe, le partenariat avec FloQast a servi de catalyseur au changement, transformant ce qui était autrefois un goulot d'étranglement en une force fondamentale.

La transformation réussie de Cubro avec FloQast illustre la puissance de l'automatisation intelligente et de l'optimisation des processus pour obtenir des résultats significatifs. Pour Paul et son équipe, le partenariat avec FloQast a servi de catalyseur au changement, transformant ce qui était autrefois un goulot d'étranglement en une force fondamentale.

« FloQast a fondamentalement changé la façon dont nous abordons la clôture de fin de mois », explique Paul. « Il ne s'agit pas simplement d'un outil, c'est une méthode de travail qui nous permet de disposer de plus de temps, de meilleures données et, en fin de compte, de nous concentrer davantage sur ce qui compte vraiment. »

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