The Joint Chiropractic transforme ses méthodes traditionnelles de déclaration et de clôture de fin de mois

Fondée en 1999, La chiropratique articulaire est devenu un réseau national de plus de 900 bureaux de chiropratique, dans le but de rendre la chiropratique de routine plus pratique, plus conviviale et plus abordable. Lorsque les responsables de la comptabilité souhaitaient rationaliser les rapports, améliorer la visibilité des flux de travail et accélérer la clôture de fin de mois, ils ont choisi FloQast. L'équipe comptable du Joint a centralisé les listes de contrôle Close, amélioré la relation auditeur-comptable et amélioré l'exactitude et l'exhaustivité des données financières et des rapports publics.

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Tout retard ou problème en matière de rapports réglementaires est un gros échec si vous ne le faites pas. FloQast regroupe chaque étape dans une seule vue pour que nous ne la manquions pas, et nous pouvons également facilement modifier nos étapes au fur et à mesure que de nouvelles réglementations entrent en vigueur chaque année. »

‍— Kelly Vargas, Vice-président/Contrôleur d'entreprise

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La clôture de fin de mois, en particulier pour les sociétés cotées en bourse, est souvent un processus manuel et fastidieux, assorti d'exigences réglementaires précises, d'une grande visibilité des parties prenantes et de délais rigides. La précision est d'une importance capitale, tandis que la rapidité et la ponctualité sont essentielles.

‍Kelly Vargas connaît bien cette réalité. En tant que vice-présidente et contrôleuse d'entreprise chez The Joint Chiropractic, Vargas et son équipe comptable composée de 10 personnes sont non seulement responsables de la clôture de fin de mois, mais également de la SEC, de la SOX et des rapports d'auditeurs externes qui y sont associés. Cette complexité croissante a été le facteur déclencheur de la mise en œuvre de FloQast.

« La fonction comptable couvre désormais d'autres départements et sources de données auxquels nous n'avions jamais eu à penser auparavant », explique Vargas. « C'est plus complexe que jamais, et nous savions que nous avions besoin de FloQast pour le gérer, le suivre et documenter chaque étape à des fins d'audit et de précision. »

Les enquêtes menées auprès de l'industrie confirment ce besoin croissant. Une étude menée en 2022 par Ventana Research a montré que seulement 29 % des organisations reçoivent des informations en temps opportun de la part des services financiers, et 67 % ont déclaré que les données étaient assez actuelles. Les équipes financières et comptables publiques ou privées, grandes ou petites, relèvent le défi de produire des données et des informations en temps opportun grâce à un flux de travail et à des rapports rationalisés grâce à FloQast.

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Des opérations rapprochées aux rapports, FloQast est notre guichet unique. Les tâches et les dates d'échéance proviennent du même endroit, tout le monde sait ce qui se passe et je peux apporter des modifications à n'importe laquelle d'entre elles en un seul clic, ce qui me permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de rendre nos rapports plus précis et plus fiables. »

‍— Kelly Vargas, Vice-président/Contrôleur d'entreprise

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Les approbations centralisées et simplifiées permettent d'améliorer l'efficacité des audits et des rapports publics

Vargas et son équipe doivent travailler avec des auditeurs tous les mois, ce qui entraîne une série de listes PBC (fournies par le client) nécessitant organisation et discipline.

« Avec les nombreuses listes de la PBC, il est difficile de savoir par où commencer ou combien de choses sont faites », explique Vargas. « Mais en suivant automatiquement les révisions et les approbations via FloQast, nous créons des listes PBC automatiques auxquelles nos auditeurs peuvent accéder directement avec leurs propres identifiants et vues de rapports. »

Vargas a déclaré que les rapports réglementaires sont un autre domaine qui n'est plus aussi stressant qu'avant, maintenant que FloQast Close et Ops sont en place.

« Tout retard ou problème lié à l'établissement de rapports réglementaires est un échec si vous ne le faites pas », a déclaré Vargas. « FloQast regroupe chaque étape dans une seule vue pour que nous ne la manquions pas, et nous pouvons également facilement modifier nos étapes au fur et à mesure que de nouvelles réglementations entrent en vigueur chaque année. »

FloQast orchestre une clôture plus rapide et plus sûre

Le succès de The Joint a entraîné des difficultés de croissance et des problèmes de visibilité, a déclaré Vargas. Cependant, l'expérience utilisateur et les tableaux de bord de FloQast ont joué un rôle déterminant dans les communications et la collaboration des équipes.

« Nous ne nous soucions pas de savoir qui fait quoi ou si nous utilisons actuellement la bonne version du fichier Excel », explique Vargas. « La visibilité offerte par FloQast nous fait gagner du temps, nous permet de collaborer avec des équipes interfonctionnelles et, en fin de compte, nous aide à conclure plus rapidement afin de respecter les délais pour nos parties prenantes internes et externes. »

L'anxiété et la perte de sommeil dues à l'incertitude et aux retards ont également disparu pour Vargas.

« Avant, on espérait simplement que les choses se passaient correctement », a déclaré Vargas. « À présent, nous disposons de calendriers, de tâches et de rapports d'état qui nous permettent de savoir que nous sommes sur la bonne voie pour une clôture précise et opportune. »

Vargas a indiqué que sa productivité en tant que leader, et celle de son équipe, avaient également augmenté dans tous les domaines.

« De la fermeture au reporting, FloQast est notre guichet unique », a déclaré Vargas. « Les tâches et les échéances proviennent du même endroit, tout le monde sait ce qui se passe et je peux apporter des modifications à n'importe laquelle d'entre elles en cliquant sur un bouton, ce qui me permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de rendre nos rapports plus précis et plus fiables. »

FloQast et AWS

L'infrastructure de FloQast est construite et déployée sur le cloud public AWS. FloQast utilise AWS CloudWatch pour sécuriser, gérer et surveiller l'environnement AWS afin de garantir une base stable à l'application FloQast.