The Joint Chiropraktic transformiert seine traditionelle Monatsberichterstattung und schließt

1999 gegründet The Joint Chiropractic ist zu einem landesweiten Netzwerk von mehr als 900 Chiropraktikpraxen angewachsen, mit dem Ziel, die routinemäßige Chiropraktik bequemer, freundlicher und erschwinglicher zu machen. Als Führungskräfte in der Buchhaltung die Berichterstattung optimieren, die Arbeitsabläufe transparenter gestalten und den Monatsabschluss beschleunigen wollten, entschieden sie sich für FloQast. Das Buchhaltungsteam von The Joint hat die Close-Checklisten zentralisiert, die Beziehung zwischen Wirtschaftsprüfer und Accountant verbessert und die Genauigkeit und Vollständigkeit der Finanzdaten und der öffentlichen Berichterstattung verbessert.

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Jede Art von Verzögerung oder Problem mit der behördlichen Berichterstattung ist ein großer Fehler, wenn Sie ihn verpassen. FloQast fasst jeden Schritt in einer Ansicht zusammen, sodass wir nichts verpassen, und wir können unsere Schritte auch einfach bearbeiten und ändern, wenn jedes Jahr neue Vorschriften in Kraft treten.“

‍— Kelly Vargas, Vizepräsident/Unternehmenscontroller

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Der Monatsabschluss, insbesondere für börsennotierte Unternehmen, ist oft ein langwieriger und manueller Prozess mit präzisen regulatorischen Anforderungen, einer hohen Sichtbarkeit der Interessengruppen und starren Fristen. Genauigkeit ist von größter Bedeutung, während Geschwindigkeit und Aktualität entscheidend sind.

‍Kelly Vargas kennt diese Realität gut. Als Vizepräsidentin und Corporate Controllerin bei The Joint Chiropractic sind Vargas und ihr 10-köpfiges Buchhaltungsteam nicht nur für den Monatsabschluss verantwortlich, sondern auch für die Berichterstattung der SEC, SOX und der damit verbundenen externen Prüfer:in. Diese wachsende Komplexität war der ausschlaggebende Faktor bei der Implementierung von FloQast.

„Die Buchhaltungsfunktion umfasst jetzt andere Abteilungen und Datenquellen, über die wir zuvor nie nachdenken mussten“, sagte Vargas. „Es ist komplexer denn je, und wir wussten, dass wir FloQast benötigen, um es zu verwalten, zu verfolgen und jeden Schritt zu dokumentieren, um die Audit und Genauigkeit zu gewährleisten.“

Branchenumfragen belegen diesen wachsenden Bedarf. Eine Studie von Ventana Research aus dem Jahr 2022 ergab, dass nur 29% der Unternehmen aktuelle Informationen von der Finanzabteilung erhalten, und weitere 67% gaben an, dass die Daten einigermaßen aktuell sind. Öffentliche oder private, große oder kleine Finanz- und Buchhaltungsteams reagieren auf die Herausforderung, zeitnahe Daten und Erkenntnisse mit optimierten Arbeitsabläufen und Berichten von FloQast zu erstellen.

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Von der Nahaufnahme bis zur Berichterstattung ist FloQast unser One-Stop-Shop. Aufgaben und Fälligkeitstermine kommen von derselben Stelle, jeder weiß, was vor sich geht, und ich kann mit einem Klick auf eine Schaltfläche Änderungen an allen Aufgaben vornehmen, was mir nicht nur Zeit spart, sondern auch unsere Berichterstattung genauer und zuverlässiger macht.“

‍— Kelly Vargas, Vizepräsident/Unternehmenscontroller

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Zentralisierte und vereinfachte Signoffs sorgen für Effizienz bei Audits und der öffentlichen Berichterstattung

Vargas und ihr Team müssen monatlich mit Auditoren zusammenarbeiten, was eine Reihe von PBC-Listen (Provided By Client) erstellt, die Organisation und Disziplin erfordern.

„Bei zahlreichen PBC-Listen ist es schwer zu wissen, wo man anfangen soll oder wie viel getan wird“, sagte Vargas. „Aber indem wir Bewertungen und Abmeldungen automatisch über FloQast verfolgen, erstellen wir automatische PBC-Listen, auf die unsere Auditoren mit ihren eigenen Logins und Berichtsansichten direkt zugreifen können.“

Laut Vargas ist die behördliche Berichterstattung ein weiterer Bereich, der nicht mehr so stressig ist wie früher, da FloQast Close und Ops eingeführt wurden.

„Jede Verzögerung oder jedes Problem mit der behördlichen Berichterstattung ist ein großer Fehler, wenn Sie ihn verpassen“, sagte Vargas. „FloQast fasst jeden Schritt in einer Ansicht zusammen, sodass wir nichts verpassen, und wir können unsere Schritte auch einfach bearbeiten und ändern, wenn jedes Jahr neue Vorschriften in Kraft treten.“

FloQast orchestriert einen schnelleren, sichereren Abschluss

Der Erfolg von The Joint habe zu Wachstumsschmerzen und Sichtproblemen geführt, sagte Vargas. Die FloQAst-Benutzererfahrung und die Dashboards waren jedoch maßgeblich für die Teamkommunikation und Zusammenarbeit.

„Wir machen uns keine Gedanken darüber, wer was macht oder ob wir jetzt die richtige Excel-Dateiversion verwenden“, sagte Vargas. „Die Transparenz durch FloQast spart uns Zeit, ermöglicht uns die Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams und hilft uns letztendlich dabei, schneller abzuschließen, um unsere Termine für unsere internen und externen Stakeholder einzuhalten.“

Die Angst und der Schlafverlust aufgrund von Unsicherheit und Verzögerungen sind auch für Vargas verschwunden.

„Vorher gab es ein gewisses Maß an Hoffnung, dass die Dinge richtig zusammenpassen“, sagte Vargas. „Jetzt haben wir Zeitpläne, Aufgaben und Statusberichte, die uns die Gewissheit geben, dass wir auf dem richtigen Weg sind, einen genauen und zeitnahen Abschluss zu erzielen.“

Vargas sagte, dass ihre Produktivität als Führungskraft — und die Produktivität ihres Teams — ebenfalls auf ganzer Linie gestiegen sind.

„Von Close bis Reporting ist FloQast unsere zentrale Anlaufstelle“, sagte Vargas. „Aufgaben und Fälligkeitstermine kommen von derselben Stelle, jeder weiß, was vor sich geht, und ich kann mit einem Klick auf eine Schaltfläche Änderungen an allen Aufgaben vornehmen, was mir nicht nur Zeit spart, sondern auch unsere Berichterstattung genauer und zuverlässiger macht.“

FloQast + AWS

Die Infrastruktur von FloQast wird in der AWS Public Cloud erstellt und bereitgestellt. FloQast verwendet AWS CloudWatch zur Sicherung, Wartung und Überwachung der AWS-Umgebung, um eine stabile Grundlage für die FloQAST-Anwendung zu gewährleisten.