Transformer la fin de mois manuelle de One Acre Fund avec FloQast

Fondée en 2006 à Bungoma, au Kenya, Fonds One Acre est une entreprise sociale à but non lucratif qui vise à aider les petits agriculteurs d'Afrique de l'Est à sortir de la pauvreté en créant des entreprises prospères. Depuis sa création, One Acre Fund s'est développé en Afrique de l'Est et opère désormais dans neuf pays, au service de plus de 1,5 million d'agriculteurs.

La portée transfrontalière des opérations de One Acre Fund signifie que celui-ci a besoin d'une fonction financière précise et efficace capable de gestion des exigences de clôture complexes. Pour relever ce défi, One Acre Fund a décidé d'améliorer ses flux de travail comptables en mettant en œuvre FloQast.

Avant FloQast

Comptable des subventions Ange Ishimwe Benimana et Global Accounting Associate Jean Bosco Kalisa Niyitegeka a expliqué comment One Acre Fund gérait ses tâches comptables avant sa transformation avec FloQast.

Ange s'est concentré sur la clôture de fin de mois essentiellement manuelle de l'entreprise, qui impliquait que les comptables suivent leurs progrès sur une seule feuille de calcul et se coordonnent entre eux sur les fils de discussion. Cette approche était souvent chronophage et fastidieuse : les comptables copiaient et collaient entre les différentes feuilles, vérifiaient constamment leur travail pour détecter les mises à jour et les erreurs et devaient faire un suivi auprès de leurs collègues pour confirmer que des ajustements avaient été apportés.

Jean Bosco a également souligné la complexité manuelle de la clôture de One Acre Fund, soulignant que la feuille de calcul comptait désormais plus de 33 onglets et n'offrait pas une grande visibilité sur la propriété des tâches. En outre, il était devenu difficile de séparer clairement les tâches les plus rapprochées, et les longs fils de discussion des e-mails rendaient les communications incohérentes.

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La fermeture manuelle était complexe. Il n'a pas été facile de suivre les KPI de l'équipe ou de découvrir quels éléments contribuaient aux problèmes. Nous avions besoin de plus de visibilité et de contrôle. »

— Jean Bosco Kalisa Niyitegeka, Associé en comptabilité mondiale

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Dans ces conditions, l'équipe financière de One Acre Fund a mis entre 13 et 15 jours pour boucler la clôture de fin de mois, une situation qui mettait ses comptables sous forte pression. L'équipe de direction a reconnu qu'il était possible de rationaliser la fonction financière en automatisation des tâches manuelles et en augmentant la visibilité au sein des équipes.

Selon Jean Bosco, la haute direction de One Acre Fund a pris connaissance de la solution de gestion rapprochée de FloQast par l'intermédiaire d'une organisation homologue du secteur à but non lucratif. Impressionné par les résultats de cette organisation, One Acre Fund a ajouté FloQast à une liste restreinte de plateformes cibles et l'a finalement sélectionnée comme gagnante en raison de sa simplicité, de son intuitivité et de son prix abordable.

Mise en œuvre de FloQast

Il n'a pas fallu longtemps pour constater les avantages de l'intégration de FloQast, en particulier pour la transition de One Acre Fund vers l'automatisation. Jean Bosco a souligné la facilité avec laquelle les comptables de l'entreprise ont pu commencer à utiliser le nouveau logiciel, un processus soutenu à chaque étape par les experts de FloQast.

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FloQast est facile à utiliser et à comprendre. Et l'équipe de FloQast a toujours été là pour nous aider, en temps réel. »

— Jean Bosco Kalisa Niyitegeka, Associé en comptabilité mondiale

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Ange et son équipe ont commencé à utiliser FloQast pour suivre la progression de leur clôture mensuelle, attribuer des tâches, surveiller le rapprochement des éléments et des comptes clés, et gérer les documents clés depuis un emplacement centralisé.

Ce ne sont pas seulement les avantages pratiques qui ont impressionné ; l'équipe de One Acre Fund a également constaté que FloQast avait considérablement amélioré la visibilité de fin de mois, ce qui avait une série d'avantages en matière d'efficacité en aval, y compris une meilleure collaboration. Ange a souligné la valeur des intégrations tierces de FloQast dans cet effort de collaboration : l'intégration dans le cloud de Google Drive, par exemple, permet aux comptables de One Acre Fund de travailler ensemble sur des documents clôturés importants, en temps réel, où qu'ils se trouvent dans le monde.

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La plateforme nous aide à travailler ensemble, indique les responsabilités et les délais de certaines personnes, et nous recevons des rappels par e-mail pour les tâches. Il n'y a pas de surprises de dernière minute avec FloQast. »

— Ange Ishimwe, Comptable des subventions

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Jean Bosco a souligné les atouts administratifs que la transformation a permis d'apporter. Par exemple, L'architecture centralisée de FloQast a permis de disposer d'une source unique de vérité pour les documents financiers critiques, ce qui améliore le contrôle des versions lors de la clôture et renforce l'efficacité et la précision du processus d'audit.

De même, les équipes de gestion de One Acre Fund peuvent désormais examiner et approuver les tâches critiques, telles que les rapprochements, depuis la plateforme en un clic.

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L'un des principaux avantages est la transparence qu'offre FloQast. Vous pouvez voir instantanément l'état d'avancement des tâches, ce qui améliore également la responsabilisation de l'équipe. »

— Ange Ishimwe, Comptable des subventions

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À l'avenir

La mise en œuvre de FloQast a considérablement amélioré la rapidité et l'efficacité de One Acre Fund. Alors que la clôture avait pris plus de deux semaines avant la mise en œuvre, avec le soutien de FloQast, l'équipe comptable clôture désormais systématiquement les comptes dans les 10 jours.

One Acre Fund continue de trouver de nouvelles opportunités et de nouvelles gains d'efficacité dans la plateforme FloQast, renforçant ainsi la responsabilité entre les équipes et les départements, améliorant la qualité du travail collaboratif et rationalisation des processus d'audit interne et externe.

Alors que l'entreprise s'étend sur de nouveaux territoires à travers l'Afrique, développant ainsi un plus grand nombre de petites exploitations agricoles, Ange s'attend à ce que FloQast contribue à stimuler la croissance et l'ambition de One Acre Fund, tout en restant au cœur de sa fonction financière.

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FloQast a transformé notre entreprise. Cela a fait passer notre processus de clôture de stressant et fragmenté à un processus structuré et efficace. J'ai hâte de voir ce qui va suivre. »

— Ange Ishimwe, Comptable des subventions

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