Transformation des manuellen Monatsends von One Acre-Fonds mit FloQast

2006 in Bungoma, Kenia, gegründet One Acre-Fonds ist ein gemeinnütziges Sozialunternehmen, das sich zum Ziel gesetzt hat, ostafrikanischen Kleinbauern zu helfen, ihren Weg aus der Armut zu finden, indem sie erfolgreiche Unternehmen aufbauen. Seit seiner Gründung hat der One Acre Fund in ganz Ostafrika expandiert und ist heute in neun Ländern tätig und betreut über 1,5 Millionen Landwirte.

Aufgrund des grenzüberschreitenden Umfangs der Geschäftstätigkeit von One Acre Fund ist eine präzise, effiziente Finanzfunktion erforderlich, die in der Lage ist, Verwaltung komplexer enger Anforderungen. Um dieser Herausforderung zu begegnen, beschloss One Acre Fund, seine Buchhaltungsabläufe durch die Implementierung von FloQast zu verbessern.

Vor FloQast

Buchhalter für Zuschüsse Engel Ishimwe Benimana und Global Accounting Associate Jean Bosco Kalisa Niyitegeka erklärte, wie One Acre Fund seine Buchhaltungsaufgaben vor seiner Transformation mit FloQast verwaltete.

Ange konzentrierte sich auf den überwiegend manuellen Monatsabschluss des Unternehmens, bei dem die Buchhalter ihre Fortschritte in einer einzigen Tabelle verfolgten und sich über E-Mail-Threads hinweg miteinander abstimmten. Dieser Ansatz war oft zeitaufwändig und mühsam, da Buchhalter zwischen verschiedenen Blättern kopierten und einfügen mussten, ihre Arbeit ständig auf Aktualisierungen und Fehler überprüften und sich mit Kollegen in Verbindung setzen mussten, um zu bestätigen, dass Anpassungen vorgenommen wurden.

Jean Bosco wies auch auf die manuelle Komplexität des Abschlussprozesses von One Acre Fund hin und wies darauf hin, dass die Tabelle auf mehr als 33 Tabs angewachsen war und keinen guten Überblick über die Aufgabenzugehörigkeit bot. Darüber hinaus war es schwierig geworden, enge Aufgaben klar zu trennen, und die langen E-Mail-Threads machten die Kommunikation unzusammenhängend.

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Das manuelle Schließen war komplex. Es war nicht einfach, die Team-KPIs zu verfolgen oder herauszufinden, welche Elemente zu Problemen beigetragen haben. Wir brauchten mehr Transparenz und Kontrolle.“

— Jean Bosco Kalisa Niyitegeka, Globaler Mitarbeiter im Bereich Rechnungswesen

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Unter diesen Bedingungen brauchte das Finanzteam von One Acre Fund zwischen 13 und 15 Tage, um den Monatsabschluss abzuschließen — eine Situation, die ihre Buchhalter stark unter Druck setzte. Das Führungsteam erkannte, dass die Möglichkeit bestand, die Finanzfunktion zu rationalisieren, indem Automatisieren manueller Aufgaben und Erhöhung der Sichtbarkeit in allen Teams.

Laut Jean Bosco wurde die Geschäftsleitung von One Acre Fund über eine Peer-Organisation im gemeinnützigen Sektor auf die enge Management-Lösung von FloQast aufmerksam. Beeindruckt von den Ergebnissen dieser Organisation nahm One Acre Fund FloQast in die engere Auswahl an Zielplattformen auf — und kürte sie schließlich aufgrund ihrer Einfachheit, Intuitivität und Erschwinglichkeit zum Gewinner.

FloQAst-Implementierung

Es dauerte nicht lange, bis die Vorteile der FloQast-Integration erkannt wurden, insbesondere im Hinblick auf den Übergang von One Acre Fund zur Automatisierung. Jean Bosco betonte die Leichtigkeit, mit der die Buchhalter des Unternehmens mit der Nutzung der neuen Software beginnen konnten — ein Prozess, der bei jedem Schritt von FloQast-Experten unterstützt wird.

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FloQast ist einfach zu bedienen und zu verstehen. Und das FloQAst-Team war immer da, um uns in Echtzeit zu unterstützen.“

— Jean Bosco Kalisa Niyitegeka, Globaler Mitarbeiter im Bereich Rechnungswesen

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Ange und ihr Team begannen, FloQast zu verwenden, um ihren monatlichen Abschlussfortschritt zu verfolgen, Aufgaben zuzuweisen, den Abgleich von Artikeln und Großkonten zu überwachen und wichtige Dokumente von einem zentralen Ort aus zu verwalten.

Nicht nur die praktischen Vorteile bei der Arbeit beeindruckten; das Team des One Acre Fund stellte auch fest, dass FloQast die Sichtbarkeit zum Monatsende deutlich erhöhte, was eine Reihe nachgelagerter Effizienzvorteile, einschließlich einer besseren Zusammenarbeit. Ange betonte den Wert der Drittanbieter-Integrationen von FloQast für diese Zusammenarbeit: Die Cloud-Integration von Google Drive ermöglicht es beispielsweise den Buchhaltern von One Acre Fund, in Echtzeit an wichtigen Abschlussdokumenten zusammenzuarbeiten, egal wo auf der Welt sie sich befinden.

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Die Plattform hilft uns bei der Zusammenarbeit, zeigt Verantwortlichkeiten und Termine für bestimmte Personen auf und wir erhalten E-Mail-Erinnerungen für Aufgaben. Mit FloQast gibt es keine Überraschungen in letzter Minute.“

— Engel Ishimwe, Buchhalter für Zuschüsse

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Jean Bosco wies auf die administrativen Stärken hin, die die Transformation mit sich gebracht hat. Zum Beispiel Die zentralisierte Architektur von FloQast hat eine zentrale Informationsquelle für wichtige Finanzdokumente ermöglicht, was die Versionskontrolle beim Abschluss verbessert und die Effizienz und Genauigkeit des Prüfungsprozesses unterstützt.

In ähnlicher Weise können die Managementteams von One Acre Fund jetzt wichtige Aufgaben wie Abstimmungen von der Plattform aus mit einem Klick überprüfen und absegnen.

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Einer der größten Vorteile ist die Transparenz, die FloQast bietet. Sie können den Status der Erledigung von Aufgaben sofort sehen — was auch die Verantwortlichkeit des Teams verbessert.“

— Engel Ishimwe, Buchhalter für Zuschüsse

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In Zukunft

Die Implementierung von FloQast hat die Abschlussgeschwindigkeit und Effizienz des One Acre Fund erheblich verbessert. Während es vor der Implementierung über zwei Wochen gedauert hatte, bis der Abschluss abgeschlossen war, schließt das Buchhaltungsteam mit Unterstützung von FloQast die Bücher nun konsequent innerhalb von 10 Tagen ab.

One Acre Fund findet weiterhin neue Möglichkeiten und Effizienzsteigerungen in der FloQAST-Plattform, stärkt die Rechenschaftspflicht zwischen Teams und Abteilungen, verbessert die Qualität der Zusammenarbeit und Rationalisierung interner und externer Auditprozesse.

Während das Unternehmen in neue Gebiete in ganz Afrika expandiert und immer mehr kleinbäuerliche Farmen ansiedelt, geht Ange davon aus, dass FloQast dazu beitragen wird, das Wachstum und die Ambitionen des One Acre Fund voranzutreiben und weiterhin im Mittelpunkt seiner Finanzfunktion zu stehen.

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FloQast war für unser Unternehmen transformativ. Dadurch ist unser Abschlussprozess von stressig und fragmentiert zu strukturiert und effizient geworden. Ich freue mich auf das, was als Nächstes kommt.“

— Engel Ishimwe, Buchhalter für Zuschüsse

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