Wir ändern das Spiel: 5 leistungsstarke Funktionen der Close Management-Software

Sitzen Sie nach einem weiteren chaotischen Monatsende in Ihrer Buchhaltung Kopf in Hand an Ihrem Computer und denken: „Das muss doch einen besseren Weg geben!“

Es gibt. Es heißt Close-Management-Software.

Die Close-Management-Software wurde entwickelt, um den oft unorganisierten und in hohem Maße manuellen Abschlussprozess zum Monatsende zu rationalisieren. Im Kern ist es eine Möglichkeit für die Leiter des Buchhaltungsteams, die zahlreichen Besprechungen zur Statusaktualisierung, an die sie gewöhnt sind, durch ein einziges Dashboard zu ersetzen, das einen Überblick über alle ausstehenden Aufgaben und deren aktuellen Stand bietet.

So vorteilhaft das auch sein mag, eine Close-Management-Software bietet Buchhaltungsteams auch viel mehr als Transparenz. Hier sind fünf Möglichkeiten, wie FloQast Buchhaltern hilft.

Alles aus einer Hand

Wenn jemand mit einem schlimmen Grippefall eine Woche lang ausfällt, könnte Ihr Team den Abschluss trotzdem abschließen?

Chris Zuniga, Direktor der Buchhaltung des Center For Family Support, stellte schnell fest, dass die meisten Arbeiten seiner Buchhalter auf Informationen beruhten, die sie im Laufe der Jahre auswendig gelernt hatten. Es gab keine vorhandene Dokumentation.

„Die Prozesse und Abläufe aller waren in ihren Köpfen“, erinnerte er sich. „Wenn ein Teammitglied nicht im Büro oder im Urlaub wäre, wüsste ich nicht, wo es ist.“

Angebote von Close Management-Software ein, zentraler Ort, um die Schließung zu verwalten, Wohnungsdokumente, Checklisten und Abstimmungen. Die Software ermöglicht es Ihnen, wiederholbare Arbeitsabläufe zu definieren und bietet Transparenz, sodass Ihr Team sehen kann, woran alle gerade arbeiten, was dem Ganzen ein neues Maß an Rechenschaftspflicht verleiht.

„FloQast sorgt dafür, dass die Leute ehrlich sind“, sagte Zuniga. „Das System kann Ihnen sagen, was als Nächstes kommt, wenn Sie mit etwas fertig sind, sodass kein Spielraum für Unsinn besteht.“

Informationen und Prozesse an einem zentralen Ort zu haben, macht das Einarbeiten neuer Teammitglieder zum Kinderspiel und macht das Stammeswissen einer Buchhaltungsabteilung überflüssig, was ihre Arbeit erschweren kann.

Besser zusammenarbeiten

Kennt jeder den Plan und die Rolle, die sie am Monatsende spielen müssen? Wenn Sie Ihr Team zu einer effizienteren Zusammenarbeit bewegen, sparen Sie Zeit, Energie und Ressourcen. Durch die Definition von Arbeitsabläufen und die Standardisierung von Prozessen werden weniger Fragen gestellt und Gespräche darüber geklärt, wo etwas steht, ganz zu schweigen von der Doppelarbeit.

FloQast ist nicht nur ein zentraler Ort, an dem alles gespeichert werden kann, wie z. B. unterstützende Dokumente, sondern auch ein zentraler Ort, an dem jeder kommunizieren kann. Sie können mit den Teammitgliedern über Einzelheiten zum Schließen kommunizieren, wenn Sie Anmerkungen überprüfen in FloQast.

Im Fall des Polyurethanschaumherstellers Innocor wurde FloQast zum Tool, um das geografisch verteilte und häufig reisende Team von Buchhaltern des Unternehmens auf den gleichen Stand zu bringen, wodurch die Anzahl der erforderlichen Statusaktualisierungen drastisch reduziert wurde.

„Wir haben uns sehr gefreut, immer wieder zu wissen, wo alle stehen“, sagte Odete Vieira, Senior Accountant bei Innocor. „Früher hatten wir zweimal täglich Statusbesprechungen per Telefon, aber nachdem wir angefangen haben, FloQast zu verwenden, wir haben sie nicht mehr. Wir treffen uns jetzt nur einmal die Woche. Es hat einen großen Unterschied gemacht.“

Stell es ein und vergiss es

Wie viele Zeilen und Transaktionen muss Ihr Team abgleichen? Hunderte? Tausende? Ihr Buchhaltungsteam ist großartig, aber Roboter sind auch großartig und vielleicht sollte die Zeit Ihres Buchhaltungsteams besser woanders verbracht werden. Software für den Kontoabgleich mögen FloQast Abstimmungsmanagement verwendet KI, die eine Automatisierung des Kontoabgleichs anbieten kann. Wenn Sie die Arbeit des manuellen Transaktionsabgleichs wegnehmen, wird Ihr Abstimmungsprozess beschleunigt und Ihre Buchhalter können sich auf Analysen und andere übergeordnete finanzielle Problemlösungen konzentrieren. Dies könnte Ihrem Team buchstäblich jeden Monat Tage ersparen.

Manuelle Prozesse sind bekanntermaßen auch fehleranfälliger. Durch die Automatisierung des Abstimmungsprozesses können Sie qualitativ hochwertigere Finanzberichte mit weniger Fehlern erstellen.

Joel Theimer, Accounting Coordinator bei Demme Learning, brauchte mehrere Tage, um die Transaktionen manuell abzugleichen, und als er FloQast Matching zum ersten Mal verwendete, 97% wurden innerhalb von Minuten gematcht, eine dramatische Verbesserung für das Unternehmen.

„Ich bin mir sicher, dass Matching keine Ziffer übersehen wird. Es wird keine Zahlen transponieren und etwas zuordnen, was es nicht sollte, was bei meinen Augen, wenn ich nur über eine Datei laufe, das vielleicht tun würde „, sagte Theimer.

Spielt gut mit anderen

Als von Buchhaltern gegründetes Unternehmen ist sich das FloQast-Team sehr bewusst, wie sehr Finanz- und Buchhaltungsexperten Excel lieben. Der Excel-integrierte Ansatz von FloQast bietet eine robuste Close-Management-Lösung, ohne dass Webformulare erforderlich sind.

Direktorin für Finanzsysteme bei Welltok, Judith Mageras hatte eine ganz bestimmte Reihe von Bedürfnissen beim Kauf einer Kontoabgleichssoftware. Es musste angemessen in Intacct integriert werden — einschließlich eines integrierten Anlagensystems, Vertragsmodulen und Tools zur Unterstützung von ASE 606 — alles Tools, die das Team bereits verwendete und die für den Erfolg ihres Teams von entscheidender Bedeutung waren. FloQast hatte eine nahtlose Integration mit dem ERP.

Tatsächlich versteht sich FloQast mit so ziemlich jedem, und dazu gehören Oracle NetSuite und Sage Intacct, SAP, Microsoft und Workday.

Repariere es schneller

Schnelleres Feedback bedeutet schnellere Problembehebungen. Für viele Buchhaltungsteams ist es nicht möglich, jeden Monat eine Fluktuationsanalyse durchzuführen — zumindest nicht konsequent —, wenn man bedenkt, wie zeitaufwändig der Prozess ist. Verwenden FloQast-Flussanalyse, Sie können nachvollziehen, ob sich ein Hauptbuchsaldo von einer Periode zur anderen wesentlich um einen Prozentsatz oder einen festen Betrag verändert hat, sodass Probleme so schnell wie möglich erkannt und gemeldet werden können.

Wenn Sie jeden Monat dieselben Prozesse mit Dokumentation wiederholen, werden Sie auch Aufschluss darüber geben, wie Sie sich verbessern können. Mit der CloqAst-Software für das Close-Management können Sie erkennen, wo es Engpässe in Ihrem Prozess gibt und wo Verbesserungsmöglichkeiten für Ihren Monatsabschluss bestehen. Ihre Analyse vorhandener Prozesse kann in Echtzeit durchgeführt werden, wobei Metriken für Monat verwendet werden, um Ihnen bei der Neuzuweisung von Ressourcen zu helfen.