Amerihome Mortgage kürzt seinen Abschluss und stellt mit FloQast die Prüfungsbereitschaft sicher

AmeriHome Mortgage hat seinen Hauptsitz etwas außerhalb von Los Angeles in Westlake Village und bietet seinen Kunden zuverlässige Informationen und Tools, um einen schwierigen Prozess zu vereinfachen.

Angesichts der Aktivitäten des Unternehmens wurde das Buchhaltungsteam von AmeriHome Mortgage jedoch am Ende eines jeden Monats häufig überschwemmt. Es musste nicht nur der Abschluss abgeschlossen werden, sondern der Großteil der Kredite von AmeriHome Mortgage wurde auch zum Monatsende abgeschlossen. Häufige Auditanfragen, die in der Branche üblich sind, trugen zur Arbeitsschwemme bei.

Die Buchhaltungsleiterin Kimber McLaughlin wollte nicht nur die für den Abschluss benötigte Zeit reduzieren, sondern auch den Prozess der Flussanalyse verbessern, damit das Managementteam stets genaue Finanzinformationen erhielt. Mit der Close-Management-Software von FloqAst fand AmeriHome Mortgage einen gleichgesinnten Partner.

Mithilfe von FloQast AutoRec und Variance Analysis konnte das Buchhaltungsteam von AmeriHome Mortgage den Abschlusszeitraum um etwa sechs Tage verkürzen und einzelnen Teammitgliedern mehrere Stunden pro Monat sparen.

„Ich glaube, FloQast ist einfach unglaublich“, sagte McLaughlin. „Ich würde FloQast zu 100% weiterempfehlen. Alles ist so viel schneller und einfacher. Ich trage sogar ständig mein FloQast-Shirt.“

Auswirkungen auf die Ende des Monats

Vor FloQast dauerte der Monatsschluss von AmeriHome Mortgage einen halben Monat — 15 Tage, um genau zu sein —, da eine unhandliche Anzahl von Abstimmungen abgeschlossen werden musste. Zum Beispiel hat einer von McLaughlins Mitarbeitern einen Abgleich mit fast 100.000 Transaktionen durchgeführt.

FloQast AutoRec, das künstliche Intelligenz nutzt, um einen Großteil des langwierigen Abstimmungsprozesses zu automatisieren, hat den Job dieses Kollegen verändert.

„Die Verwendung von AutoRec hat ihr eine Menge Zeit gespart; es gleicht Tausende und Abertausende von Datensätzen ab“, sagte McLaughlin. „Die Zeitersparnis ist irgendwie lächerlich.“

McLaughlin sah die Vorteile auch in ihrem Job.

„Früher habe ich alle Belastungen und Gutschriften einer bestimmten Transaktionsnummer manuell durchgesehen und abgeglichen und diese dann storniert, um zu sehen, was noch übrig war“, sagte McLaughlin. „Jetzt kann ich einfach zwei verschiedene Dateien importieren und es passt auf Anhieb fast alles zusammen.“

Vereinfachung der Flussanalyse

Das Buchhaltungsteam von AmeriHome Mortgage führte jeden Monat eine Flussanalyse durch. Vor Floqast „... war es jedoch einfach zu zeitaufwändig“, gab McLaughlin zu.

Ähnlich wie beim langwierigen Abschluss war der Flussanalyseprozess von AmeriHome Mortgage arbeitsintensiv gewesen.

Das Buchhaltungsteam würde die Sage Intacct-Software verwenden, um Berichte zu erstellen. Dann würde es sie nach Excel exportieren. Zu diesem Zeitpunkt fügten die Teammitglieder Notizen und Links zu unterstützenden Dokumenten hinzu.

Das Team wiederholte diese Schritte oft, insbesondere zum Quartalsende und zum Jahresende.

FloQAst-Varianzanalyse hat den Prozess automatisiert und viel Zeit gespart. Es erleichterte auch die Kommunikation mit dem Management.

„Ich mag es, all meine Erklärungen da reinschreiben zu können, sodass mein Manager einfach in FloQast nachschauen kann, wo er sowieso schon ist, und dann die Erklärungen sehen kann“, sagte McLaughlin.

Bearbeitung der Audits

Ein Standard-Audit macht alles andere als Spaß, aber laut McLaughlin macht FloQast es überschaubar.

„Mit FloQast können wir Auditoren eine Liste aller abgesprochenen Empfehlungen zur Verfügung stellen und sie in nur wenigen Sekunden bearbeiten, anstatt einzelne Scans versenden zu müssen“, so McLaughlin. „Sie können ganz einfach eine PDF-Datei erstellen oder exportieren, um sie unseren Auditoren zur Verfügung zu stellen, was sehr praktisch ist.“

Es ist nur ein weiteres Beispiel dafür, wie FloQast McLaughlin und ihrem Team das Leben erleichtert hat.

„FloQast scheint wirklich zu verstehen, was das Buchhaltungsteam braucht“, sagte McLaughlin. „Ich wache nicht mitten in der Nacht auf und denke: 'Oh nein, haben wir X, Y, Z vergessen? '“