30-60-90-Tage-Roadmap: Beginn einer neuen Führungsrolle im Rechnungswesen

Über den Autor: Als amtierender Controller des Jahres von FloQast Ashley Grießhammer hat dem Buchhaltungsteam des E-Commerce-Unternehmens Lovevery geholfen, zu skalieren, da das Unternehmen ein explosives Wachstum verzeichnete. In ihrer Zeit im Unternehmen hat sie zur Verbesserung der Prozesse beigetragen und die Buchhaltungsfunktion bei Lovevery formalisiert, während das Unternehmen weiter wächst.

Vor Kurzem kam Ashley zu Blood, Schweiß und Bilanzen um über ihren Übergang von der Finanz- zur Buchhaltung, ihre Schritte zur Verbesserung von Prozessen und zur Stärkung der Mitarbeiter sowie ihre Aussichten auf den Beruf des Buchhalters zu sprechen, da wir in ein neues Jahr mit viel Unbekanntem beginnen. Schau dir die ganze Folge an.

Ein neuer Job kann sich entmutigend anfühlen — neue Systeme, die es zu erlernen gilt, neue Leute, die man kennenlernen muss, und verschiedene Anbieter, mit denen man zusammenarbeiten kann. Der Beginn einer neuen Führungsrolle bringt ganz eigene Herausforderungen mit sich — das Erlernen neuer Teamdynamiken und die Entwicklung einer Beziehung zu Ihren neuen Berichten sowie die Entwicklung und Durchsetzung der Strategie für Ihr Team — alles mit hohen Erwartungen an Sie vom ersten Tag an. Die Erstellung eines umfassenden 30-60-90-Tage-Plans für Ihre neue Rolle kann Ihren Mitarbeitern und der Geschäftsleitung in Ihrem neuen Unternehmen wichtige Anweisungen geben und Ihnen helfen, den Fahrplan für Ihre Rolle weit über Ihr erstes Beschäftigungsjahr hinaus festzulegen.

Während die Informationen, die Sie in Ihren ersten Wochen im Job lernen, Ihre kurzfristigen Ziele beeinflussen, ist im Geschäft nichts statisch, und Sie müssen flexibel und anpassungsfähig bleiben, wenn sich Geschäftsziele und Prioritäten ändern. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Bereiche, auf die Sie sich in den ersten Monaten konzentrieren sollten. In einer kommenden Reihe von Blogbeiträgen werden wir auf jeden dieser Bereiche näher eingehen, um taktische Anweisungen zur Bewältigung dieser Herausforderungen zu geben.

Innerhalb der ersten 30 Tage

Treffen Sie sich mit der Geschäftsleitung

Dies ist die wichtigste Aktivität für finden Sie in einem neuen Unternehmen und Führungsteam Fuß. Ein Treffen mit Ihrem CEO oder Präsidenten ist in Ihrer ersten Woche unerlässlich, und Sie müssen dieses Meeting möglicherweise proaktiv einrichten. Wenn Sie wissen, was ihre Vision und Ziele für das Unternehmen sind, wird sich direkt darauf auswirken, wie Sie Ihr Team zusammenstellen, und sich auf Ihre Rolle auswirken. Zukünftige Ziele wie Akquisitionen, ein Börsengang, oder auch nur das Umsatzwachstum wird sich auf die Entscheidungen auswirken, die Sie in den folgenden Wochen in Bezug auf Mitarbeiter, Systeme und Prozesse treffen.

Lerne dein Team kennen

Dies ist eine freundliche Zeit, um Fragen zu stellen und Ihre Teammitglieder kennenzulernen! Wie lange sind sie schon im Unternehmen? Was sind ihre Lieblingssachen und die unbeliebtesten Dinge an ihrem Job? Wenn einige Ihrer Teammitglieder schon länger im Unternehmen tätig sind, verfügen sie über hervorragende institutionelle Kenntnisse, auf die Sie bei der weiteren Bewertung Ihrer neuen Rolle zurückgreifen können. Sie haben möglicherweise wichtige Erkenntnisse darüber, warum ein System ursprünglich so eingerichtet wurde, wie es war, oder warum eine bestimmte Entscheidung getroffen wurde. Erfahren Sie mehr über ihren Hintergrund, ihre Stärken und ihre persönlichen Ziele für sich selbst in den nächsten ein oder zwei Jahren. Dies ist eine perfekte Gelegenheit, um vom ersten Tag an eine positive Beziehung aufzubauen.

Verstehen Sie Ihr Budget

Erfahren Sie von Ihrem Chef (der möglicherweise der CEO ist), wie genau Ihr Budget aussieht. Hat das Unternehmen Abteilungsbudgets und nutzt sie aktiv? Wenn Sie einen Kauf tätigen oder einen Berater beauftragen müssen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, welche Prozesserwartungen er hat. Wenn du das Budget einhältst, möchten sie vielleicht nicht benachrichtigt werden — andere werden immer alle Ausgaben absegnen wollen, die dir für dein Team entstehen.

Überprüfen Sie den Jahresabschluss

Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um Fragen zu stellen! Sehen Sie sich die Spesenlinien an und finden Sie heraus, mit welchen Anbietern Ihr neues Unternehmen zusammenarbeitet. Verstehen Sie, über welche Vermögenswerte Ihr Unternehmen verfügt. Überlegen Sie, wie sie mit Eigenkapital oder Schulden finanziert werden. Dies ist eine hervorragende Gelegenheit, Einzelgespräche mit anderen Abteilungsleitern zu führen, um sie kennenzulernen, zu verstehen, was ihr Team tut, wie ihr Budget aussieht, und Fragen zu stellen. Sie können Ihre bisherigen Erfahrungen nutzen, wenn Sie aus einer ähnlichen Branche kommen und wissen, wo Margen und Kostenquoten liegen sollten, oder Sie können sich die Branchenumfragen online ansehen, um zu verstehen, in welchen Bereichen möglicherweise Verbesserungen erforderlich sind.

Das scheint ein unglaublich geschäftiger erster Monat zu sein, denn er wird es sein! Obwohl es sich bei vielen dieser ersten Schritte um Konversationen handelt und Sie sich noch nicht mit dem Fleisch und Kartoffeln Ihrer Buchhaltungswelt auskennen, sind dies wichtige Schritte, um die Sachlage im weiteren Verlauf zu verstehen. In den kommenden Monaten werden wir wirklich tief in die Details eintauchen.

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Innerhalb von 60 Tagen

Systemkartierung

Das Treffen mit Ihrem Führungsteam war die wichtigste Aktivität in Ihren ersten 30 Tagen, und DAS ist die wichtigste Aktivität in Ihren nächsten 30 Tagen. Zu verstehen, wie alle in Ihrem Unternehmen verwendeten Systeme miteinander verbunden sind, ist entscheidend, um zu verstehen, wie Daten fließen. Diese Daten werden irgendwann in Ihren Jahresabschlüssen landen (unabhängig davon, ob es sich um Umsatz, COGS oder andere Ausgaben handelt), und um die Integrität Ihrer Jahresabschlüsse zu gewährleisten, ist es unerlässlich, zu verstehen, woher sie stammen. Ich empfehle, diese Abläufe anhand dessen, was Sie in den ersten 30 Tagen gelernt haben, abzubilden und sich dann mit Ihrem IT-Team, Ihrem Vertriebsteam und anderen verwandten Parteien in Verbindung zu setzen, um sicherzustellen, dass Sie ein solides Verständnis haben. Diese Karte wird auch als Grundlage für alle Kontrollen dienen, die Sie möglicherweise in Zukunft implementieren möchten.

Evaluieren Sie ausgelagerte Dienstleister

Bei Ihrer ersten Überprüfung der Jahresabschlüsse haben Sie gesehen, welche Anbieter und Dienstleister Ihr Team und Ihre Organisation bereits nutzen. Jetzt ist es vielleicht an der Zeit, Dinge wie Softwareverträge oder andere veraltete Serviceverträge zu überprüfen und zu verlängern. Sie sollten zwar funktionsübergreifend mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten, um deren Anbieter zu überprüfen, aber denken Sie darüber nach, wen Ihr eigenes Team einsetzt. Überlegen Sie, ob die Wirtschaftsprüfungs- oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die Sie derzeit beauftragen, in den nächsten Jahren die Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen wird. Wenn Ihr CEO das Unternehmen international ausrichten möchte, hat er dann die Ressourcen, um dies zu unterstützen? Wenn Sie in Zukunft eine Fremd- oder Eigenkapitalerhöhung in Betracht ziehen, entsprechen die von ihnen geprüften Standards dem, was potenzielle Anleger sehen möchten? Zu Beginn Ihrer Amtszeit kann ein idealer Zeitpunkt sein, um eine Änderung vorzunehmen und die gewünschte Beziehung zu einer neuen Wirtschaftsprüfungs- oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaft auszubauen.

Innerhalb von 90 Tagen

Dokumentation der Kontrolle

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihr Team bereits einige Kontrollen eingerichtet hat. Dokumentieren Sie gemeinsam mit ihnen, welche Prozesse sie bereits abschließen, und stellen Sie ein aktuelles „Kontrollhandbuch“ zusammen. Verschaffen Sie sich anhand dieser schriftlichen Prozessbeschreibung einen Überblick über die Arbeit des Teams und suchen Sie nach Lücken, die geschlossen werden müssen, sei es durch eine verstärkte Aufgabentrennung, zusätzliche Abstimmungen oder andere Verbesserungen der Steuerung. Ein dokumentierter Ausgangspunkt zeigt Ihnen, wo im nächsten Jahr Verbesserungen vorgenommen werden müssen.

Bewerten Sie die Schlusssatz- und Meldefrequenz

Inzwischen haben Sie zwei Monatsabschlüsse und vielleicht einen vierteljährlichen Abschluss hinter sich (oder bereiten sich auf einen vor). Ihr werdet gesehen haben, in welchen Bereichen das Team am längsten beschäftigt ist und wo die Schwachstellen für einen effizienten Abschluss liegen. Sie sollten die Erwartungen an die Berichterstattung Ihres FP&A-Teams, Ihres Führungsteams oder Ihrer Kreditgeber und anderer Interessengruppen verstehen. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um einen detaillierten und berichterstattenden Kalender zu erstellen, damit jedes Teammitglied den Geschäftsrhythmus kennt. Dies ist auch der richtige Zeitpunkt, um über die wichtigsten Themen nachzudenken, die Sie bei Ihrem Abschluss angehen sollten, sei es die Effizienz der Abstimmung, die Reduzierung von Anpassungen nach Abschluss oder ein anderer Bereich.

Sie haben nun das letzte Quartal damit verbracht, funktionsübergreifende Beziehungen aufzubauen, ein Verständnis für das Geschäft zu gewinnen und eine Beziehung zu Ihrem Team aufzubauen. Sie sollten als Führungskraft in Ihrem Unternehmen gut aufgestellt sein, um mit der Umsetzung effektiver Veränderungen zu beginnen, um die Unternehmensziele voranzutreiben.