Kultivierung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung im Rechnungswesen

Über den Autor: Katie Thomas, CPA, ist Content Creator, 2021 und 2022, 40 unter 40, CPA Practice Advisor, Gewinnerin der Top 50 Women in Accounting und Inhaberin von Leaders Online, wo sie Buchhaltungsfachleuten helfen, ihre Wirkung, ihren Einfluss und ihr Einkommen durch Thought Leadership und digitales Marketing zu steigern. Fühlen Sie sich frei, uns zu besuchen Führungskräfte online oder verbinde dich mit ihr auf LinkedIn um in Kontakt zu kommen mit Katie.

Kontinuierliche Verbesserung ist ein wesentlicher Bestandteil des Karrierewachstums und entscheidend für eine effiziente Buchhaltungsabteilung. Für CFOs und Führungskräfte im Rechnungswesen ist Innovation und Anpassungsfähigkeit nicht nur ein nettes Extra, sondern eine Notwendigkeit. Dazu gehört mehr als nur die Erfüllung der verbindlichen CPE-Anforderungen — es geht darum, eine Denkweise der ständigen Weiterentwicklung zu fördern, neue Tools zu nutzen und proaktive Problemlösungen zu fördern.

Warum?

Basierend auf den Untersuchungen von FloQast wird es im Jahr 2025 schätzungsweise einen Mangel an 160.000 CPAs geben, und in den nächsten zehn Jahren stehen 30% weniger Buchhalter zur Verfügung. Der Talentmangel wird sich voraussichtlich noch verschärfen, bevor er besser wird. Wenn Sie nicht innovativ sind und mit weniger mehr erreichen, wird es viel schwieriger sein, die Herausforderungen von heute und morgen zu bewältigen.

Abgesehen von der Talentlücke sehen sich die Buchhaltungsabteilungen mit wirtschaftlichen Veränderungen, sich ändernden Compliance-Anforderungen und einem ständig wachsenden Bedarf an qualifizierten Buchhaltern konfrontiert. In diesem Zusammenhang ist die Verankerung der kontinuierlichen Verbesserung als Kernziel von entscheidender Bedeutung.

Wie können Sie also diese Kultur der kontinuierlichen Verbesserung in Ihrer Buchhaltung pflegen? Lass es uns herausfinden.

1. Aufbau einer Innovations- und Verfeinerungskultur

Kulturelle Innovation beginnt an der Spitze. Als CFO gehen Sie mit gutem Beispiel voran, geben den Ton an und pflegen eine Denkweise der kontinuierlichen Innovation und Anpassungsfähigkeit — wichtige Eigenschaften, um in einem sich ständig verändernden Umfeld erfolgreich zu sein. Wenn Sie nicht „den Weg gehen“, wird es auch niemand anderes tun.

Es liegt an Ihnen, eine Kultur zu etablieren, in der sich die Menschen befähigt fühlen, ihre Ideen zu teilen. Regelmäßige Feedback-Schleifen und Diskussionen mit Buchhaltern und Controllern sind von entscheidender Bedeutung. Diese Interaktionen ermöglichen es den Teammitgliedern, Fragen zu stellen, Änderungen vorzuschlagen und herauszufinden, was funktioniert und was nicht, was wichtige Innovationen innerhalb der Abteilung vorantreibt.

Indem Sie offenes Feedback, Innovation und Problemlösung fördern, schaffen Sie eine Kultur von Fachleuten, die kontinuierlich Prozesse verfeinern, innovativ sind und sich von den Verwaltern von Arbeitsabläufen zu denen entwickeln, die Prozessverbesserungen vorantreiben.

CFOs, die keine Feedback-Schleifen haben, können damit beginnen, einem einfachen fünfstufigen Prozess zu folgen:

1. Bieten Sie Buchhaltern einfache Möglichkeiten, Feedback ohne Urteilsvermögen oder Konsequenzen zu geben.
2. Analysieren Sie das gesamte Feedback und sprechen Sie mit allen erforderlichen Stakeholdern, wenn Sie weitere Informationen zu bestimmten Empfehlungen benötigen.
3. Bestätigen Sie, dass Sie das Feedback gehört haben.
4. Handeln Sie je nach Feedback auf die Ergebnisse.
5. Informiere die Person, die das Feedback gegeben hat, über alle Änderungen, die vorgenommen werden, um das Problem zu beheben.

Natürlich können Sie wahrscheinlich nicht auf alle Rückmeldungen reagieren, die Sie erhalten, aber es ist wichtig, jede Empfehlung sorgfältig zu prüfen. Einige Ideen stimmen möglicherweise nicht mit den unmittelbaren Geschäftszielen überein, daher ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Es liegt an Ihnen und Ihrer Abteilung, herauszufinden, welches Feedback strategische Ziele unterstützt und die größte Wirkung haben kann.

2. Abstimmung der Verbesserungsbemühungen auf die Geschäftsziele

Effizienz steigern wenn 44% von Fachleuten, die nicht verstehen, warum sich die Dinge ändern müssen, ist eine Herausforderung. Da sich das Rechnungswesen von der Aufgabenausführung hin zum strategischen Beitrag weiterentwickelt, ist es von entscheidender Bedeutung, zu kommunizieren, wie kontinuierliche Verbesserungen die Geschäftsziele des Unternehmens unterstützen.

Als CFO spielen Sie eine Schlüsselrolle dabei, sicherzustellen, dass diese Verbesserungen mit den umfassenderen Unternehmenszielen übereinstimmen und die Lücke zwischen täglichen Veränderungen und der langfristigen Strategie schließen.

Stellen Sie sich diese drei Fragen:

• Was ist der Grund für die Verbesserung?
• Wie bringt die Verbesserung das Unternehmen seinen Zielen näher?
• Wenn eine Verbesserung dem Unternehmen nicht hilft, seine Ziele zu erreichen, ist sie dann notwendig?

Langfristige Ziele sind der Eckpfeiler einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Mit weniger Mitarbeitern und steigenden Anforderungen ist dies der perfekte Zeitpunkt, um Automatisierung und Technologie zu nutzen, um die Lücken zu schließen.

Durch die Nutzung dieser wichtigen Tools können Buchhalter die Produktivität steigern und mehr Erfüllung in ihrer Arbeit finden.

3. Machen Sie sich Automatisierung und Technologie zunutze

Dank Automatisierung und KI können Buchhalter ihren Fokus von zeitaufwändigen manuellen Aufgaben auf lohnende strategische Aktivitäten verlagern, die Unternehmen voranbringen. Die Rationalisierung dieser Routineprozesse bedeutet auch, dass Teams mit weniger Ressourcen mehr erledigen können — ein wesentlicher Vorteil angesichts des zunehmenden Talentmangels.

Um die Vorteile von Automatisierung und Technologie zu maximieren, benötigen Sie die richtigen Lösungen.

Suchen Sie nach Tools, die Buchhaltungsfunktionen auf einer zentralen Plattform konsolidieren, um die Prozessverfeinerung und -optimierung einfacher und intuitiver zu gestalten. Denken Sie außerdem daran, in Plattformen zu investieren, die jeden Schritt der Buchhaltung beeinflussen und eine kohärente Unterstützung aller Prozesse sicherstellen, vom Abschluss der Geschäftsbücher bis hin zur Generierung von Finanzinformationen in Echtzeit.

Zum Beispiel FloQast's Plattform für die Transformation des Rechnungswesens, hilft Buchhaltungsabteilungen dabei, ihre Abläufe auf umfassendere Geschäftsziele auszurichten, indem es eine Reihe von Tools anbietet, die:

• Bieten Sie Einblicke in Echtzeit
• Arbeitsabläufe optimieren
• Verbessern Sie die Transparenz aller Finanzprozesse
• Stellen Sie KI-gestützte Analysen bereit
• Reduzieren Sie die Abstimmungszeit durch 38%
• Und mehr

Mit einer umfassenden Plattform wie der von FloQast können Buchhaltungsteams den Zeitaufwand für Routineaufgaben minimieren und ihren Fokus auf Bereiche mit hohem Einfluss richten, in denen datengestützte Erkenntnisse eine kontinuierliche Verbesserung und strategische Entscheidungsfindung ermöglichen.

4. Nutzung datengestützter Erkenntnisse für kontinuierliche Verbesserungen

Daten sind eines der wertvollsten Tools für kontinuierliche Verbesserungen, da sie ein klares Bild davon vermitteln, was funktioniert und was nicht.

Verwenden Sie Datenanalysen, um:

• Identifizieren Sie Ineffizienzen in Arbeitsabläufen.
• Verfolgen Sie Leistungskennzahlen, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Mithilfe datengestützter Erkenntnisse können Sie beurteilen, wo Sie sich gerade befinden und welche Ergebnisse vergangener Änderungen erzielt wurden, sodass Sie fundiertere Entscheidungen über zukünftige Änderungen treffen können.

Schließlich geht es bei der kontinuierlichen Verbesserung nicht nur darum, herauszufinden, was nicht funktioniert gerade jetzt. Es geht darum, aus vergangenen Entscheidungen zu lernen und diese Erkenntnisse zu nutzen, um in Zukunft intelligentere und effektivere Entscheidungen zu treffen.

Die richtigen Workflow-Lösungen für die Buchhaltung liefern oft die Analysen und Echtzeitdaten, die Abteilungen für eine kontinuierliche Verbesserung benötigen.

5. Kontinuierliches Lernen und Entwicklung

Die Förderung der kontinuierlichen Bildung und Entwicklung steht im Mittelpunkt der Pflege einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

Kontinuierliches Lernen verhindert Stagnation und stellt sicher, dass Teams:

• Schärfung ihrer technischen Fähigkeiten
• Auf dem Laufenden über die neuesten Fortschritte und Änderungen der Branche
• Verbesserung wesentlicher Soft Skills wie Problemlösung, Organisation und Zeitmanagement

Letztlich versetzt ein Fokus auf kontinuierliches Lernen und Entwicklung Buchhalter in die Lage, in einer Branche erfolgreich zu sein, die Agilität, Anpassungsfähigkeit und Fachwissen erfordert.

Aber wie kann man kontinuierliches Lernen und Weiterentwicklung fördern?

• Erwägen Sie Lösungen wie FLOQ Akademie, das kostenlose CPE/CPD-Angebote für Buchhalter anbietet
• Förderung der Teilnahme an Seminaren und Workshops, die von akademischen Einrichtungen und Branchenorganisationen angeboten werden

Wenn Sie die Weiterbildung zu einem Kernbestandteil Ihrer Unternehmenskultur machen, stellen Sie sicher, dass Ihr Team in seinem Fachgebiet an der Spitze bleibt und bereit ist, die Komplexität der Buchhaltung in den kommenden Jahren zu bewältigen.

Letzte Gedanken

Der Aufbau einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung versetzt CFOs und Buchhaltungsabteilungen in die Lage, sich anzupassen und innovativ zu sein, um den Herausforderungen des Rechnungswesens heute und in Zukunft gerecht zu werden.

Der Prozess beginnt damit, Innovation, Verfeinerung und kontinuierliche Weiterbildung zu Schlüsselkomponenten Ihrer Kultur zu machen. Die Nutzung von Automatisierung und Technologie sowie die Nutzung datengestützter Erkenntnisse werden Teams helfen, effizienter zu arbeiten und Führungskräfte fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Um den Erfolg sicherzustellen, müssen CFOs und Teams sicherstellen, dass jede Verbesserung mit den übergeordneten Unternehmenszielen übereinstimmt. Wenn alle an einem Strang ziehen und sich in die richtige Richtung bewegen, kann es zu echten Verbesserungen kommen.