Feuille de route de 30 à 60 à 90 jours : début d'un nouveau rôle de direction en comptabilité

À propos de l'auteur : En tant que contrôleur de l'année en titre de FloQast, Ashley Griesshammer a aidé l'équipe comptable de la société de commerce électronique Lovevery à évoluer alors que l'entreprise connaissait une croissance explosive. Au cours de ses années au sein de l'entreprise, elle a contribué à améliorer les processus et à formaliser la fonction comptable de Lovevery alors que l'organisation continue de se développer.

Ashley a récemment rejoint Blood, Bilans de sudation et d'équilibre pour parler de sa transition de la finance à la comptabilité, des mesures qu'elle a prises pour améliorer les processus et responsabiliser les employés, ainsi que de sa vision de la profession comptable alors que nous entamons une nouvelle année pleine d'inconnues. Consultez l'épisode complet.

Commencer un nouvel emploi peut sembler intimidant : de nouveaux systèmes pour apprendre, de nouvelles personnes à rencontrer et différents fournisseurs avec lesquels travailler. Le démarrage d'un nouveau poste de direction comporte ses propres défis : apprendre une nouvelle dynamique d'équipe et développer une relation avec vos nouveaux rapports, créer et défendre la stratégie de votre équipe, le tout avec des attentes élevées à votre égard dès le premier jour. L'établissement d'un plan complet de 30 à 60 à 90 jours pour votre nouveau rôle peut fournir une orientation essentielle à votre personnel et à la direction de votre nouvelle entreprise, et peut vous aider à établir la feuille de route pour votre rôle bien au-delà de votre première année d'emploi.

Bien que les informations que vous apprendrez au cours de vos premières semaines de travail détermineront vos objectifs à court terme, rien n'est jamais statique dans les affaires, et vous devrez rester flexible et adaptable à mesure que les objectifs et les priorités de l'entreprise évoluent. Vous trouverez ci-dessous les domaines critiques sur lesquels vous devez vous concentrer au cours de vos premiers mois, et dans une série d'articles de blog à venir, nous aborderons chacun d'entre eux plus en détail afin de fournir une orientation tactique pour relever ces défis.

Dans les 30 premiers jours

Rencontrez la haute direction

Il s'agit de l'activité la plus cruciale pour trouvez votre place au sein d'une nouvelle entreprise et d'une nouvelle équipe de direction. Il est impératif de rencontrer votre PDG ou votre président au cours de votre première semaine, et vous devrez peut-être organiser cette réunion de manière proactive. Comprendre leur vision et leurs objectifs pour l'entreprise aura un impact direct sur la façon dont vous choisissez de constituer votre équipe et sur votre rôle. Les objectifs futurs tels que les acquisitions, une introduction en bourse, ou même simplement la croissance des ventes affectera les choix que vous ferez dans les semaines à venir en matière de personnel, de systèmes et de processus.

Apprenez à connaître votre équipe

C'est un moment convivial pour poser des questions et faire connaissance avec les membres de votre équipe ! Depuis combien de temps travaillent-ils dans l'entreprise ? Quelles sont leurs choses préférées et les choses qu'ils aiment le moins dans leur travail ? Si certains membres de votre équipe travaillent dans l'entreprise depuis plus longtemps, ils auront d'excellentes connaissances institutionnelles sur lesquelles vous pourrez vous appuyer au fur et à mesure de l'évaluation de votre nouveau rôle. Ils peuvent avoir des informations cruciales sur les raisons pour lesquelles un système a été configuré à l'origine comme il l'était ou sur les raisons pour lesquelles une certaine décision a été prise. Découvrez leurs antécédents, leurs points forts et leurs objectifs personnels pour eux-mêmes au cours des deux prochaines années. C'est l'occasion idéale d'établir une relation positive dès le premier jour.

Comprenez votre budget

Demandez à votre patron (qui peut être le PDG) à quoi ressemble exactement votre budget. L'entreprise dispose-t-elle de budgets départementaux et les utilise-t-elle activement ? Si vous devez effectuer un achat ou faire appel à un consultant, clarifiez ses attentes en matière de processus. Si vous respectez votre budget, il se peut qu'ils ne souhaitent pas être informés. Les autres voudront toujours approuver toutes les dépenses que vous engagez pour votre équipe.

Passez en revue les états financiers

C'est le moment idéal pour poser des questions ! Passez en revue les lignes de dépenses et découvrez avec quels fournisseurs votre nouvelle entreprise travaille. Identifiez les actifs détenus par votre entreprise. Réfléchissez à la manière dont ils sont financés par des capitaux propres ou par des emprunts. C'est une excellente occasion de rencontrer d'autres chefs de service en tête-à-tête pour apprendre à les connaître, comprendre ce que fait leur équipe, quel est leur budget et poser des questions. Vous pouvez utiliser votre expérience antérieure si vous venez d'un secteur similaire et que vous savez où devraient se situer les marges et les ratios de dépenses, ou vous pouvez consulter des statistiques sectorielles en ligne pour comprendre les domaines qui pourraient nécessiter des améliorations.

Ce premier mois semble incroyablement chargé, car il le sera ! Bien que bon nombre de ces étapes initiales soient basées sur la conversation et que vous ne vous intéressiez pas encore à l'essentiel de votre monde de la comptabilité, il s'agit d'étapes essentielles pour comprendre la configuration du terrain à mesure que vous avancez. Les mois à venir vont vraiment commencer à approfondir les détails.

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Dans les 60 jours

Cartographie du système

La réunion avec votre équipe de direction a été l'activité la plus importante de vos 30 premiers jours, et CECI est l'activité la plus critique de vos 30 prochains jours. Il est essentiel de comprendre comment tous les systèmes utilisés dans votre organisation sont connectés pour comprendre comment les données circulent. Ces données finiront par figurer dans vos états financiers (qu'il s'agisse de ventes, de COGS ou d'autres dépenses), et il est impératif de comprendre d'où elles proviennent pour garantir l'intégrité de vos états financiers. Je vous recommande de cartographier ces flux en utilisant ce que vous avez appris au cours des 30 premiers jours, puis de faire un suivi auprès de votre équipe informatique, de votre équipe commerciale et d'autres parties concernées pour vous assurer d'avoir une bonne compréhension. Cette carte servira également de base à tous les contrôles que vous souhaiterez peut-être implémenter à l'avenir.

Evaluer les fournisseurs de services externalisés

Lors de votre examen initial des états financiers, vous avez pu identifier les fournisseurs et prestataires de services auxquels votre équipe et votre organisation font déjà appel. Le moment est peut-être venu de revoir et de renouveler des éléments tels que les contrats logiciels ou d'autres contrats de service obsolètes. Bien que vous deviez collaborer de manière interfonctionnelle avec d'autres départements pour évaluer leurs fournisseurs, pensez à qui votre propre équipe fait appel. Demandez-vous si le cabinet d'audit ou de comptabilité auquel vous faites appel actuellement répondra aux besoins et aux exigences de votre entreprise au cours des prochaines années. Si votre PDG souhaite développer son activité à l'international, dispose-t-il des ressources nécessaires pour y parvenir ? Si vous envisagez de lever des dettes ou des actions dans le futur, les normes qu'ils auditent correspondent-elles à ce que les investisseurs potentiels souhaiteront voir ? Le début de votre mandat peut être le moment idéal pour apporter un changement et vous permettre de développer la relation que vous souhaitez avec un nouveau cabinet d'audit ou un nouveau cabinet comptable.

Dans les 90 jours

Documentation de contrôle

Il est fort probable que votre équipe dispose déjà de certains contrôles. Travaillez avec eux pour documenter les processus qu'ils sont déjà en train de terminer et rédigez un « manuel de contrôle » à jour. Utilisez cet énoncé des processus écrit pour comprendre ce que fait l'équipe et recherchez les lacunes à combler, qu'il s'agisse d'une meilleure séparation des tâches, de l'ajout de rapprochements supplémentaires ou d'autres améliorations des contrôles. Le fait de disposer d'un point de départ documenté vous indiquera les améliorations à apporter au cours de la prochaine année.

Évaluer la clôture et la cadence des rapports

À ce jour, vous aurez connu deux clôtures mensuelles et peut-être une clôture trimestrielle (ou vous vous préparez à en avoir une). Vous aurez vu quels sont les domaines qui prennent le plus de temps à l'équipe et quels sont les points faibles d'une clôture efficace. Vous devez comprendre les attentes en matière de reporting, de la part de votre équipe FP&A, de votre équipe de direction, de vos prêteurs et autres parties prenantes. C'est le moment idéal pour élaborer un calendrier serré et des rapports afin que chaque membre de l'équipe connaisse le rythme de travail. C'est également le moment de commencer à réfléchir aux problèmes les plus prioritaires que vous souhaitez résoudre lors de votre clôture, qu'il s'agisse de l'efficacité du rapprochement, de la réduction des ajustements après la clôture ou d'un autre domaine.

Vous avez maintenant passé le dernier trimestre à établir des relations interfonctionnelles, à mieux comprendre l'entreprise et à développer des relations avec votre équipe. En tant que leader de votre entreprise, vous devriez être bien placé pour commencer à mettre en œuvre des changements efficaces afin de faire avancer les objectifs de l'entreprise.