Best Practices für Buchhaltungsteams bei der Telearbeit — laut ehemaligen Buchhaltern

Nun, hier sind wir. Da sich der Großteil der Welt als Vorsichtsmaßnahme gegen die weitere Ausbreitung von COVID-19 in Quarantäne befindet, sehen sich viele Unternehmen mit der unbequemen Realität konfrontiert, dass sie nicht vollständig auf ein Szenario vorbereitet waren, das die meisten — wenn nicht sogar alle — ihrer Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten lassen würde.

Zwar wird es auf diesem Weg zweifellos einige Wachstumsschwierigkeiten geben, aber Tatsache ist, dass die digitale Kompetenz der Belegschaft — in Kombination mit einer Vielzahl verfügbarer Logistik-, Kommunikations- und Effizienzlösungen — den Übergang von einem vereinten Team zu einem dezentralen Team jetzt und in Zukunft zu einem einfachen Übergang machen kann.

Hier finden Sie einen praktischen Leitfaden für Buchhaltungsteams, die — bereit oder nicht — plötzlich aus der Ferne arbeiten.

Digitale Vorbereitung: Den Grundstein für ein effizientes Remote-Buchhaltungsteam legen

Die jüngste Umstellung auf Telearbeit mag zwar verblüffend sein, wenn man bedenkt, wie weit verbreitet diese Umstellung war, aber es ist nicht so, dass der Trend, von zu Hause aus zu arbeiten, nicht schon seit geraumer Zeit zunimmt.

Laut Owl Labs, rund 62% der Mitarbeiter zwischen 22 und 65 Jahren geben an, zumindest gelegentlich aus der Ferne arbeiten. Darüber hinaus ergab der Bericht, dass zwar 30% der Menschen angeben, Vollzeit von zu Hause aus zu arbeiten, 18% jedoch ein- bis dreimal pro Woche aus der Ferne arbeiten.

Trotzdem erfolgt die Vorbereitung der Mitarbeiter auf die Telearbeit häufig von Mitarbeiter zu Mitarbeiter, sodass einige eher bereit sind, außerhalb des Büros zu arbeiten als andere.

„Das klingt vielleicht ziemlich einfach, aber nachdem ich für Unternehmen gearbeitet habe, die Telearbeit nicht gut machen, ist es wirklich wichtig, über aktuelle Kontaktinformationen, ein Standard-Instant-Messaging-System und Einblick in die Kalender anderer Teammitglieder zu verfügen“, sagte Brandon Edgar, leitender Berater für Buchhaltungstechnologie im Büro von FloQast in Columbus, Ohio, und selbst ehemaliger Buchhalter. „Wir gehen noch einen Schritt weiter und stellen mithilfe von Cloud-Speicher, VPN und SSO-Authentifizierung sicher, dass Mitarbeiter unabhängig von ihrem physischen Standort Zugriff auf Dokumente haben.“

Um besser zu veranschaulichen, wie wichtig Dinge wie VPN und SSO-Authentifizierung für Remote-Teams sind, wandte ich mich an meinen Kollegen Andrew Merenbach, CISSP, CISM, CISA, ein Senior Security Engineer mit drei Zertifizierungen, die sehr wichtig klingen, zur Orientierung.

„Authentifizierung bedeutet zu beweisen, dass du der bist, für den du dich ausgibst„, sagte Andrew. „Traditionell geschieht dies nur mit Benutzername und Passwort — ein einziger Faktor oder eine Methode, die wir oft als „Etwas, das Sie wissen“ bezeichnen. Wenn jemand deinen Benutzernamen und dein Passwort errät, kann er sich als du ausgeben und alles tun, was du tun kannst. Eine Smartcard oder ein Einmalcodegenerator auf Ihrem Telefon kann als zweiter Faktor dienen, in diesem Fall „Etwas, das Sie haben“, was es für jemanden schwieriger macht, sich als Sie auszugeben, ohne physischen Zugriff auf Ihr Gerät zu haben.“

Von zu Hause aus führen: Effizientes Management eines Remote-Buchhaltungsteams

Auf die Gefahr hin, das Offensichtliche zu sagen, besteht die vielleicht größte Herausforderung für Remote-Teams darin, nicht in der Lage zu sein, sich an einen Kollegen zu wenden und einfach eine Frage zu stellen. Sich an einen Manager zu wenden und zu fragen, welches Projekt priorisiert werden sollte, ist ein natürlicher Teil des Jobs, und obwohl Lösungen wie Slack es einfach machen, Kurznachrichten zu kommunizieren oder ein Kätzchen im GIF zu teilen, führen Nachrichten mit mehr Nuancen oft zu Missverständnissen.

„Da ich einen beträchtlichen Teil meiner Karriere damit verbracht habe, von zu Hause aus zu arbeiten, ist eine Sache, als Manager virtuelle Sprechstunden zu veranstalten“, sagte Debbie Byrne, Wirtschaftsprüferin, ein auf Buchhaltung und Technologie spezialisierter Lösungsberater im Customer Success-Team von FloQast. „Es ist überhaupt nicht dazu gedacht, sie im Detail zu verwalten — es ist eine Zeit, in der die Mitarbeiter alle Fragen stellen können, die sie möglicherweise haben, und es ist eine nette Möglichkeit, den ganzen Tag über Kontakt zu haben. Es stellt sicher, dass ich immer noch ein Unterstützungssystem bin, wenn sie Fragen oder Bedenken haben.“

Als jemand, der gerade nach unten gerannt ist, um meine Lieferung abzuholen: Eine Banane, Eiscreme, eine Vielzahl von Beeren, Hühnchen und keinen Knoblauch, Tortillas oder Parmesan, die ich bei InstaCart bestellt habe, habe ich das Gefühl, dass ich in einer guten Position bin, um die Vielzahl von Ablenkungen zu Hause zu bezeugen. Als Veteranin der Telearbeit hat Debbie auch dafür einen Plan.

„Außerdem — Listen“, fuhr sie fort. „Wenn man von zu Hause aus arbeitet, hat man so viele Ablenkungen direkt vor sich — Wäsche, Geschirr, die neue Folge von Gott weiß was. Jeden Morgen schreibe ich eine Liste auf und kategorisiere sie: Arbeit, Zuhause oder Familie und Freunde. Im Laufe des Tages ging ich, falls ich jemals überwältigt war, zu meiner Liste zurück und schaute, was ich erreichen könnte. Es macht Sie zur Rechenschaft und identifiziert, ob Sie um Hilfe bitten müssen.“

Die Kunst der Transparenz: Klare Kommunikation entscheidet über Erfolg

Wir haben bereits darauf hingewiesen, wie wichtig es ist, über Instant-Messaging-Tools und eine festgelegte Zeit für Manager und Mitarbeiter zu verfügen, um sich zu treffen, aber oft bleiben Fragen nicht gestellt und daher unbeantwortet.

Thomas Kramer, MBA, ein Berater für Buchhaltungstechnologie bei FloQast, wies darauf hin, wie wichtig diese Art der Interaktion — oder deren Fehlen — ist.

„Immer eine offene Kommunikationslinie zu haben, um Fragen oder Bedenken zu beantworten, ist entscheidend, wenn es darum geht, aus der Ferne zu arbeiten“, sagte Kramer, der auch Wirtschaftsprüfer und später Buchhalter war, bevor er zu FloQast kam. „Egal, ob es Ihr leitender Buchhalter für alle Buchhalter und neue Teammitglieder oder Ihr Accounting Manager für Ihre leitenden Buchhalter ist, es ist auch wichtig, dass Ihr Team weiß, wer sein Ansprechpartner für Fragen ist.“

Zum Thema Kommunikation und Organisation fuhr Kramer fort. „Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Erwartungen an jedes Teammitglied klar formulieren und besprechen Sie, wie sich deren Beiträge auf den Abschluss auswirken werden. Je besser du organisiert sein kannst, desto besser.“

Der Schlüssel zur Zusammenarbeit: Wie Teams Prozesse und Verantwortlichkeiten am besten organisieren können

Um laufende Projekte, längere Initiativen und alltägliche Aufgaben zu organisieren, stützt sich das FloQast Marketing-Team auf ein Projektmanagement-Tool, um klar zu erkennen, woran die Teammitglieder arbeiten und wann sie fällig sind.

Obwohl er selbst kein Buchhalter ist, Alex Pukos, ein fast mythischer Product Support Manager bei FloQast, kann auf eine beachtliche Erfolgsbilanz in der Zusammenarbeit mit Buchhaltungsteams zurückblicken, um das Produkt so effektiv wie möglich zu nutzen. Angesichts der vielen Teams, mit denen er seit seinem Einstieg bei FloQast im Jahr 2018 zusammengearbeitet hat, hat Pukos eine besondere Vorliebe dafür entwickelt, Buchhaltungsteams — insbesondere Remote-Buchhaltungsteams — dabei zu helfen, Statusbesprechungen zu vermeiden.

„Es ist immer Musik in meinen Ohren, dass ein Kunde nach der Einführung von FloQast wöchentliche oder sogar tägliche Statusbesprechungen ersetzt hat“, sagte Pukos, dessen Neigung es ist, Supportanfragen zu lösen und Bildungsinhalte für FloQast-Benutzer und Mitarbeiter gleichermaßen zu entwickeln. hat ihm von seinen Kollegen den Spitznamen „Professor Pukos“ eingebracht.

„Durch die einfache Verwendung von FloQast als zentrale Ablage für abschlussbezogene Prozesse kennt das Management den Status des Abschlusses in Echtzeit und die Mitarbeiter haben einen Ort, an dem sie kommunizieren können. Da sich Teams aus der Ferne bewegen, ist diese Sichtbarkeit umso wichtiger, da informelle und formelle Besprechungen gleichermaßen schwieriger zu bekommen sind. Anstatt die ersten 10 Minuten einer Bildschirmübertragung damit zu verbringen, Mikrofonchecks durchzuführen und die Kinder und Hunde zum Schweigen zu bringen, können unsere Kunden diese wertvolle Zeit darauf verwenden, andere Herausforderungen anzugehen, mit denen ihre Abteilung möglicherweise konfrontiert ist.“

Finde einen Weg, damit es Spaß macht

Ein wiederkehrendes Thema in meiner informellen Kommunikation mit meinen Kollegen war der Wunsch, die persönlichen Interaktionen fortzusetzen, die in der Regel gegen Ende der Woche stattfinden.

Virtuelle Happy Hours zu planen, Spiele zu spielen oder sogar einen Rundgang durch das neue, temporäre Büro eines Teammitglieds zu geben, sind großartige Möglichkeiten, den Gemeinschaftsgeist aufrechtzuerhalten, auch wenn das Team in alle Richtungen verstreut ist. Wir haben schließlich einen Job zu erledigen, aber das heißt nicht, dass es keinen Spaß machen kann.