Analyse von Budgetabweichungen: Grundlagen für Expertenwissen

In der Wirtschaft erzählen Zahlen nicht nur Geschichten, sie enthüllen auch Geheimnisse. So wie ein Seemann einen Kompass verwendet, um auf See zu navigieren, setzen Unternehmen Tools wie Jahresabschlüsse und Budgetvarianzanalysen ein, um die turbulenten Wellen des Vergleichs von Budget und tatsächlichen Ergebnissen zu steuern und die finanzielle Leistung zu verbessern.

Wenn Sie jemals den Begriff „Budgetvarianzanalyse“ gehört haben und sich gefragt haben, was er ist und wie er Ihrer Finanzplanung und -analyse (FP&A) helfen kann, dient Ihnen dieser Artikel als Leitfaden. Lassen Sie uns also in das Konzept der Budgetvarianzanalyse eintauchen, um ihre Bedeutung zu verstehen und zu erfahren, wie Sie ihr Potenzial nutzen können, um Ihr Unternehmen zum finanziellen Erfolg zu führen.

Was ist eine Budgetvarianzanalyse?

Die Budgetabweichungsanalyse ist ein systematischer Ansatz, um den Unterschied zwischen dem, was Sie finanziell prognostiziert oder budgetiert haben, und dem, was tatsächlich ausgegeben oder verdient wurde, zu verstehen. Im Kern handelt es sich um einen Vergleich zweier Zahlenreihen: die budgetierter Betrag und der tatsächliche Betrag.

Stellen Sie sich ein Budget als Ihre finanzielle Roadmap vor. Wenn Sie jemals einen Roadtrip geplant haben, wissen Sie, dass die Dinge nicht immer wie geplant verlaufen. Vielleicht haben Sie ein paar Umwege gemacht, für ein längeres Mittagessen angehalten oder unterwegs ein paar Souvenirs gekauft. Wenn Sie zurückblicken, stellen Sie fest, dass Ihr Budget die zusätzlichen Stopps auf dem Weg nicht berücksichtigt hat.

Eine Budgetvarianzanalyse ist wie eine Obduktion auf einem Roadtrip. In der Wirtschaft können reale Ereignisse selbst bei einem sorgfältig geplanten Budget zu Abweichungen führen.

Es gibt zwei Hauptarten von Abweichungen: günstige und ungünstige.

• Günstige Varianz. Eine günstige Abweichung liegt vor, wenn die tatsächlichen Ergebnisse die budgetierten Erwartungen in einer Weise übertreffen, die dem Unternehmen zugute kommt. Wenn Sie beispielsweise weniger als geplant für die Lohnkosten Ihrer Mitarbeiter ausgeben oder Ihr tatsächlicher Umsatz die budgetierten Ziele übersteigt, ist dies eine günstige Abweichung.
• Ungünstige Varianz. Umgekehrt tritt eine ungünstige Abweichung auf, wenn die tatsächlichen Ergebnisse hinter den budgetierten Erwartungen zurückbleiben, was sich möglicherweise negativ auf die Rentabilität auswirkt. Beispiele hierfür sind höhere Ausgaben als geplant für Marketing oder wenn der Umsatz hinter den Unternehmenszielen zurückbleibt.

Neben der Entscheidung, ob Abweichungen günstig oder ungünstig sind, gibt es verschiedene Arten von Abweichungen, die Sie für verschiedene Bereiche Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung:

1. Umsatzabweichungen. Die Analyse der Unterschiede zwischen tatsächlichen und budgetierten Umsatzzahlen hilft Ihnen, Ihre Verkaufsleistung und die Marktbedingungen zu verstehen.
2. Abweichungen bei den Ausgaben. Durch die Untersuchung der Kostenabweichungen können Sie Bereiche identifizieren, in denen sich das Unternehmen möglicherweise auf die Kontrolle der Gemeinkosten oder die Optimierung der Ausgaben konzentrieren muss.
3. Gewinnabweichungen. Gewinn, auch bekannt als Nettogewinn, ist einer der ultimativen Indikatoren für die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens. Wenn es um den Gewinn geht, sind positive Abweichungen in der Regel eine gute Nachricht, während negative Abweichungen möglicherweise Korrekturmaßnahmen erfordern.
4. Volumen- und Preisunterschiede. Unterteilen Sie Umsatzabweichungen in Volumen- (verkaufte Menge) und Preiskomponenten (durchschnittlicher Verkaufspreis), um die Ursachen für Veränderungen zu ermitteln.

Sie werden feststellen, dass all diese Abweichungen Posten aus der Gewinn- und Verlustrechnung betreffen. Es ist zwar möglich, eine Varianzanalyse für Bilanzkonten durchzuführen, dies ist jedoch nicht so üblich.

Welche Bedeutung hat die Budgetvarianzanalyse für Ihr Unternehmen?

Die bloße Erwähnung einer Budgetabweichung mag wie ein Problem erscheinen, aber in Wirklichkeit kann der Vergleich von budgetierten und tatsächlichen Ergebnissen eine Goldgrube an Erkenntnissen liefern. Aus diesem Grund ist eine Analyse der Budgetabweichung für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung:

1. Kurskorrektur. Das frühzeitige Erkennen einer negativen Abweichung ermöglicht es Unternehmen, Ressourcen effizient anzupassen und neu zuzuweisen, bevor sich dies auf den langfristigen Cashflow oder die Rentabilität auswirkt.
2. Finanzielle Gesundheit. Es bietet einen Überblick über die Gesundheit und Betriebseffizienz eines Unternehmens aus der Vogelperspektive.
3. Prognose und Finanzmodellierung. Unternehmen können genauere Zukunftsprognosen erstellen, indem sie historische Abweichungen mit dem Wissen über zukünftige Ereignisse kombinieren.
4. Rechenschaftslegung. Erkennt Bereiche, in denen die Leistung möglicherweise hinterherhinkt, und macht Abteilungen oder Teams für ihre finanziellen Entscheidungen und Initiativen verantwortlich.

So führen Sie eine Analyse der Abweichung zwischen Budget und Ist-Wert durch

Die Durchführung einer Budgetabweichungsanalyse als Teil Ihrer Finanzberichterstattung mag entmutigend erscheinen, aber mit einem strukturierten Ansatz wird sie überschaubar.

Sammeln Sie relevante Daten

Erfassen Sie sowohl Ihre budgetierten Zahlen als auch die tatsächlichen Ergebnisse für den betreffenden Zeitraum. Es ist hilfreich, diese Zahlen in Excel-Tabellen mit einer Spalte für budgetierte Werte, einer Spalte für tatsächliche Werte, einer Spalte für berechnete Abweichungen und einer letzten Spalte einzugeben, um die Gründe für die Budgetabweichungen schriftlich zu erläutern.

Identifizieren Sie Abweichungen

Subtrahieren Sie die tatsächlichen Zahlen von den budgetierten Zahlen, um die Abweichung für jeden Einzelposten zu berechnen.

Kategorisieren Sie die Abweichungen

Kennzeichnen Sie Abweichungen entweder als günstig (F) oder als ungünstig (U), je nachdem, ob sie in Bezug auf Ihre finanziellen Ziele positiv oder negativ sind.

Analysieren Sie die Ursachen

Analysieren Sie Abweichungen, um die zugrunde liegenden Ursachen zu verstehen. War eine Marketingkampagne teurer als geplant? Hat eine Unterbrechung der Lieferkette die Kosten der verkauften Waren erhöht? Hatten Sie zu viele direkte Arbeitsstunden ohne eine entsprechende Umsatzsteigerung? Diese Art von Finanzanalyse kann wertvolle Erkenntnisse liefern.

Ergreifen Sie Maßnahmen

Passen Sie auf der Grundlage Ihrer Ergebnisse Ihre Strategien an oder weisen Sie Ressourcen zu, um Ihre Zahlen wieder mit Ihrem Budget in Einklang zu bringen.

Beispiel für eine Budgetabweichungsanalyse

Stellen Sie sich vor, ABC Ltd., ein Schuhhersteller, hat im Januar 10.000 USD für das Marketing budgetiert, am Ende jedoch tatsächliche Ausgaben von 12.000 USD veranschlagt. So könnte das Finanzteam des Unternehmens eine Analyse der Budgetabweichung durchführen.

1. Identifizieren Sie die Varianz: 12.000$ (tatsächlich) — 10.000$ (budgetiert) = 2.000$ (ungünstige Abweichung)
2. Analysieren Sie die Ursache: Nach einer Untersuchung stellten sie fest, dass eine ungeplante Zusammenarbeit mit Influencern zu zusätzlichen Kosten führte.
3. Ergreifen Sie Maßnahmen: ABC Ltd. hat beschlossen, einige der geplanten Anzeigen für Februar zu kürzen, um die Mehrausgaben auszugleichen.

Bewährte Methoden für die Analyse von Budgetabweichungen

Um dieses Analysetool wirklich optimal zu nutzen:

1. Legen Sie realistische, flexible Budgets fest. Basieren Sie Ihren Geschäftsbudgetierungsprozess auf soliden Annahmen und historischen Daten. Sogar ein Startup kann ein flexibles Budget nutzen, das es ermöglicht, die Zahlen zu optimieren, wenn Sie über genauere Daten verfügen. Unrealistische Erwartungen und ein statisches Budget können zu ständigen ungünstigen Abweichungen führen, was zu Frustration und Unsicherheit führt.
2. Planen Sie eine regelmäßige Budgetabweichungsanalyse ein: Behandeln Sie die Varianzanalyse nicht als jährliche oder vierteljährliche Übung. Die kontinuierliche Überwachung Ihres Budgets im Vergleich zur tatsächlichen Leistung kann helfen, Probleme im Keim zu ersticken.
3. Verwenden Sie Tools und Software: Während die meisten modernen Buchhaltungsprogramme automatisch Abweichungsberichte erstellen oder Dashboards nutzen können, um den Vergleich von budgetierten und tatsächlichen Ergebnissen effizient zu gestalten, können andere Tools Ihre Abweichungsanalyse um mehrere Schritte weiterführen. Die FloQast Variance Analysis automatisiert den Datenerfassungsprozess, benachrichtigt Sie, wenn eine Abweichung wesentlich ist, und bewertet Abweichungen aus vergangenen Perioden, um die Geschichte hinter den Zahlen herauszufinden. Wenn Sie die Automatisierung einen Großteil der lästigen Arbeit des Vergleichs von Budget- und Istzahlen übernehmen lassen, anstatt eine Vorlage zu verwenden, haben Sie mehr Zeit für Ihr Finanzteam, um sich auf Analyse und Strategie zu konzentrieren.
4. Machen Sie sich mit den Ursachen von Budgetabweichungen vertraut. Die Identifizierung von Abweichungen ist ein guter Anfang, aber es ist genauso wichtig, tiefer zu graben und zu verstehen, warum sie aufgetreten sind. War es auf externe Faktoren, interne Betriebsprobleme oder unerwartete Ereignisse zurückzuführen? Wenn Sie wissen, warum ungünstige Budgetabweichungen auftreten, können Sie Maßnahmen ergreifen, um ein erneutes Auftreten zu verhindern. Wenn Sie jedoch wissen, was zu günstigen Abweichungen geführt hat, werden Sie dies in Zukunft möglicherweise häufiger tun.
5. Trainiere dein Team: Stellen Sie sicher, dass jeder im Unternehmen — von den einfachen Mitarbeitern bis hin zum CFO — versteht, wie Abweichungsberichte zu lesen und darauf zu reagieren sind. Die Varianzanalyse ist nicht nur eine Finanzaufgabe, sie ist ein Instrument für fundierte Entscheidungen in allen Abteilungen.
6. Bleiben Sie flexibel: Das Geschäftsumfeld ist dynamisch. Manchmal können Abweichungen auf Faktoren zurückzuführen sein, auf die man keinen Einfluss hat, wie z. B. einen plötzlichen wirtschaftlichen Abschwung. Es ist wichtig, anpassungsfähig zu bleiben.

Bei der Analyse von Budgetabweichungen geht es um mehr als nur das Auffinden von Diskrepanzen. Es geht darum, diese Unterschiede und ihre Auswirkungen zu verstehen und Ihr Unternehmen letztendlich sowohl durch ruhige als auch durch stürmische finanzielle Zeiten zu steuern.

Wenn Sie bereit sind, den Vergleich von Budget- und Ist-Kosten zu einem strategischen Vorteil zu machen, der bessere finanzielle Entscheidungen ermöglicht, vereinbaren Sie eine Demo von FloQast Variance Analysis. Wir zeigen Ihnen, wie die Untersuchung der Zahlen dazu beitragen kann, die finanzielle Leistung Ihres Unternehmens zu steigern.