Ein Leitfaden zur SaaS-Buchhaltungssoftware — Alles, was Sie wissen müssen

Eine SaaS-Buchhaltungssoftware wird zunehmend zu einer geschäftlichen Notwendigkeit. Das explosive Wachstum von Software-as-a-Service (SaaS) lässt nicht nach.

Die State of SaaSOps-Umfrage 2023 von BetterCloud zeigt, dass Unternehmen eine durchschnittlich 130 Apps.

Und laut einem McKinsey-Bericht könnte der globale SaaS-Markt auf ein beeindruckendes Wachstum ansteigen 10 Billionen $ bis 2030.

Neben ihrem Umsatzpotenzial sind SaaS-Unternehmen jedoch einzigartig und benötigen spezielle Buchhaltungslösungen.

Im Gegensatz zu den meisten anderen Unternehmen arbeiten SaaS-Unternehmen auf Abonnementbasis. Aus diesem Grund könnte ein Leitfaden für SaaS-Buchhaltungssoftware für Ihr neues SaaS-Unternehmen hilfreich sein.

Was ist SaaS-Buchhaltung?

Die SaaS-Buchhaltung erfüllt die besonderen betrieblichen Anforderungen von SaaS-Unternehmen bestmöglich.

Genauer gesagt besteht das Hauptmerkmal der SaaS-Buchhaltung darin, dass sie das Abonnement-Abrechnungsmodell von SaaS-Unternehmen berücksichtigt.

Das Abonnementmodell erfordert den Kauf webbasierter Apps oder Online-Softwaredienste mit regelmäßigen Zahlungen. Infolgedessen erfolgen Zahlungen an SaaS-Unternehmen häufig monatlich, vierteljährlich oder sogar jährlich.

Die SaaS-Buchhaltung ermöglicht es Unternehmen, sich genau, zeitnah und relevant vorzubereiten Jahresabschlüsse.

Arten der SaaS-Buchhaltung

Ein SaaS-Unternehmen kann beides übernehmen

• Kassengestützte Buchhaltung
• Periodengerechte Rechnungslegung

Bargeldmethode der Rechnungslegung

Die Kassenbuchhaltung erfolgt, wenn Finanztransaktionen nur erfasst werden, wenn sie von einem sofortigen, gleichzeitigen Bargeldwechsel begleitet werden.

Daher können Sie gemäß der kassengestützten Buchhaltung keine Einnahmen verbuchen, es sei denn, das Geld ist auf Ihrem Bankkonto eingegangen oder Sie haben den Barbestand erhalten.

Und auf der anderen Seite können Sie in der Barbuchhaltung keine Ausgaben erfassen, es sei denn, ein Verkäufer hat Ihr Bankkonto belastet, Sie haben Ihre Kreditkarte eingezogen oder Sie haben einen Artikel in knackigen Dollarscheinen bezahlt.

Die bargeldgestützte Buchhaltung ist zwar relativ einfach zu verstehen und zu verwenden, richtet sich jedoch möglicherweise nur an kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 1 bis 2 Millionen US-Dollar.

Außerdem funktioniert die Kassenbuchhaltung möglicherweise nur dann gut, wenn Sie nur wenige unkomplexe Transaktionen haben.

Vor- und Nachteile der bargeldbasierten BuchhaltungVor- und NachteileEinfach zu bedienen und zu verstehenNicht für große oder schnell wachsende Unternehmen geeignet Verfolgt Ihren Cashflow in EchtzeitNicht geeignet für inventarbasierte UnternehmenNicht GAAP-konform

Die Periodenabgrenzungsmethode der Rechnungslegung

Bei der periodengerechten Rechnungslegung werden Finanztransaktionen erfasst, nachdem eine Zahlungsverpflichtung entweder durch das Unternehmen oder durch den Kunden entstanden ist, unabhängig vom tatsächlichen Bargeldwechsel.

Die periodengerechte Rechnungslegung eignet sich am besten für große oder schnell wachsende Unternehmen mit einem hohen Volumen komplexer Transaktionen.

Vor- und Nachteile der periodengerechten RechnungslegungVor- und NachteileGenauere Abbildung der GeschäftstätigkeitKomplex; erfordert fundierte Buchhaltungskenntnisse; gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften; gibt keinen Hinweis auf die tatsächliche Liquiditätslage

So visualisieren Sie den Unterschied zwischen bargeldgestützter und periodengerechter Rechnungslegung.

KassenbuchhaltungPeriodenabgrenzungWann werden Transaktionen erfasst?Zeichnet eine Transaktion auf, wenn Bargeld umgetauscht wird. Zeichnet eine Transaktion auf, wenn eine Zahlungsverpflichtung entsteht, unabhängig davon, ob Bargeld umgetauscht wirdWer benutzt es?Geeignet für kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 2 Millionen US-Dollar. Ideal für große oder schnell wachsende UnternehmenWarum wird es verwendet?Von Kleinunternehmern bevorzugt, weil es einfach ist. Von Investoren und Aufsichtsbehörden bevorzugtNachteile?Erfasst nicht rechtzeitig die Gesamtheit aller Geschäftstransaktionen wie Kreditverkäufe an Kunden oder Schuldverpflichtungen. Zur Nutzung und zum Verständnis sind Buchhaltungskenntnisse erforderlich

Welche Art der Buchhaltung eignet sich am besten für SaaS-Unternehmen?

TL; DR: Die periodengerechte Rechnungslegung ist die beste Wahl für SaaS-Unternehmen.

Nehmen wir dieses Beispiel.

Die meisten SaaS-Unternehmen verlangen eine Vorauszahlung, bevor sie einen Service über einen längeren Zeitraum anbieten können.

Sollte Ihr SaaS-Unternehmen daher ein 12-Monats-Abonnement im Januar im Wert von 1.200 USD als Umsatz im Januar verzeichnen?

Wenn ja, würden Sie übersehen, dass dieser Umsatz von 1.200 USD gleichmäßig über das ganze Jahr verteilt sein sollte.

Periodenabgrenzung funktioniert gut mit Monatlich wiederkehrender Umsatz (MRR) und Annual Recurring Revenue (ARR), zwei der wichtigsten SaaS-Metriken.

MRR wird im Rahmen der Periodenrechnung angemessen erfasst. In unserem Beispiel oben würde der MRR 100$ betragen, was dem Umsatz entspricht, den wir monatlich verbuchen werden.

Außerdem ist das Periodenabgrenzungssystem perfekt, da es den allgemein akzeptablen Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) entspricht.

Und selbst wenn die Einhaltung der GAAP-Vorschriften für Ihr SaaS-Unternehmen keine unmittelbare Verpflichtung darstellt, kann die Einhaltung der GAAP mit sich bringen, wenn Ihr SaaS wächst und expandiert.

Aufsichtsbehörden, Kreditgeber und Investoren werden periodengerechte Jahresabschlüsse sehen wollen.

Wie unterscheidet sich SaaS-Buchhaltung von herkömmlicher Buchhaltung?

Der Hauptunterschied zwischen SaaS und herkömmlicher Buchhaltung besteht darin, wie Einnahmen erzielt und erfasst werden.

Traditionell werden Umsätze erfasst, wenn Sie eine Rechnung ausstellen, Bargeld erhalten oder einen Artikel liefern, je nachdem, was zuerst eintritt.

Bei der SaaS-Buchhaltung und nach dem Abonnementmodell zahlen Kunden jedoch häufig eine Vorauszahlung für einen Service, der sich über bis zu zwölf Monate erstreckt, manchmal auch länger.

Folglich sollten Sie den Umsatz schrittweise erfassen, wenn der Kunde Ihre App verwendet.

Und ein SaaS-Unternehmen kann eine App mit einer Reihe von Funktionen anbieten, mit denen Kunden ein Upgrade oder Downgrade durchführen können — an- oder abmelden.

Wenn diese Optionen von Ihren Kunden genutzt werden, können sie Auswirkungen auf den Umsatz haben, die Sie möglicherweise berücksichtigen sollten.

Was ist Revenue Recognition Accounting in SaaS?

Gemäß der Periodenabgrenzungsmethode werden Umsätze erfasst, wenn eine Zahlungsverpflichtung des Kunden entsteht und nicht, wenn Sie Bargeld erhalten haben.

Die Rechnungslegungsstandards, insbesondere ASC 606 und IFRS 15, schreiben den folgenden 5-stufigen Prozess vor, den ein SaaS-Unternehmen bei der Bilanzierung der Umsatzrealisierung durchführen sollte.

Schritt 1: Stellen Sie sicher, dass Sie einen Vertrag mit Ihrem Kunden haben: Ob es sich um ein Pop-up handelt, das die Zustimmung eines Kunden zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen erfordert, oder um ein formelleres Dokument mit einer handgezeichneten Unterschrift, ein Servicevertrag ist eine wichtige Voraussetzung, bevor ein SaaS-Unternehmen Umsätze erzielen kann.

Schritt 2: Identifizieren Sie die Überlegung: Rücksichtnahme ist der Vorteil, den jede Partei erhält. Dies sollte Ihre Leistungserbringungen sowie die Zahlungsverpflichtungen des Kunden beinhalten.

Schritt 3: Geben Sie den Transaktionspreis an: In jedem Servicevertrag sollten der Betrag, den der Kunde zahlen wird, unabhängig davon, ob es sich um eine bestimmte Dienstleistung oder ein bestimmtes Leistungsspektrum handelt, das Datum, an dem der Kunde die Zahlung vornehmen muss, und alle damit verbundenen Rabatte festgelegt werden.

Schritt 4: Verteilung der Einnahmen: Bevor Sie Umsätze in einem SaaS-Vertrag erzielen, müssen Sie herausfinden, wie Sie den Transaktionspreis verschiedenen Perioden zuordnen können. Dies liegt daran, dass die meisten SaaS-Verträge kontinuierlich sind.

Schritt 5: Erfassung von Umsätzen: Hier verzeichnen Sie endlich Einnahmen. Sie werden nur dann Umsatz erzielen, wenn Sie Ihre Leistungsverpflichtungen in Ihrem Servicevertrag erfüllt haben.

Allgemeine Herausforderungen bei der SaaS-Buchhaltung

SaaS-Unternehmen stehen vor drei großen buchhalterischen Herausforderungen. Dazu gehören

• Wissen, wann Umsatz zu erzielen ist. Dies ist eine besondere Herausforderung, da Unternehmen aufgrund der Rechnungslegungsvorschriften in der Regel nur dann Umsätze erfassen müssen, wenn ein Kunde die Kontrolle über eine bestimmte Dienstleistung erlangt. In SaaS-Verträgen erhält der Kunde jedoch nie wirklich die Kontrolle über den Dienst.
• Erhebung der Umsatzsteuer: In den meisten Bundesstaaten müssen SaaS-Unternehmen zwar keine Umsatzsteuer zahlen, aber Bundesstaaten wie Tennessee und South Carolina ersparen SaaS-Unternehmen nicht vor der Umsatzsteuer. Da sich das Vertriebsgebiet von SaaS-Unternehmen häufig über mehrere Bundesstaaten erstreckt, kann die Erhebung und Erhebung der Umsatzsteuer mehrere logistische Herausforderungen mit sich bringen.
• Abrechnung von Ausgaben: Genau wie Einnahmen, die über einen längeren Zeitraum verteilt werden müssen, muss ein SaaS-Unternehmen die damit verbundenen Ausgaben identifizieren, die zur Generierung von Einnahmen verwendet werden und die ebenfalls über die Zeit verteilt werden sollten.

Wie kann SaaS-Buchhaltungssoftware bei Buchhaltungsproblemen helfen?

Aufgrund des abonnementbasierten Modells ist die SaaS-Buchhaltung mit einzigartigen zeitlichen Herausforderungen verbunden, die die Möglichkeiten von Tabellenkalkulationen, geschweige denn manuellen Systemen, übersteigen können, wenn es darum geht Finanzberichterstattung.

Moderne SaaS-Buchhaltungssoftware, die mehrere Funktionen automatisiert, einschließlich der Berechnung der Umsatzsteuer, kann jedoch viele dieser Herausforderungen bewältigen.

Und mit der richtigen Software sind Ihre Finanzen klar, sauber und entsprechen den staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften. Und für Manager und Eigentümer leicht verständlich.