Was sind KI-Agenten? Ein praktischer Leitfaden für Buchhaltungsteams

In einer Branche, die mit einem extremen Talentmangel in Kombination mit einer sich schnell entwickelnden Technologie konfrontiert ist, sollten Agenten der künstlichen Intelligenz (KI) in diesem Jahr für alle Buchhaltungsabteilungen oberste Priorität haben. Während sich die Branche im Laufe der Zeit erheblich weiterentwickelt hat — von handschriftlichen Büchern zur Einführung von Tabellenkalkulationen, Buchhaltungssoftware und Cloud-basierten Plattformen —, stellen KI-Agenten den nächsten „Technologiesprung“ dar, den Ihre Abteilung ergreifen muss, um wettbewerbsfähig zu bleiben und dem Fachkräftemangel standzuhalten.

Aber was genau sind KI-Agenten, wie kann man sie einsetzen und was sind die Vorteile?

Lass uns eintauchen!

Was sind KI-Agenten?

KI-Agenten helfen Buchhaltungsteams bei ihrer Arbeit, indem sie verschiedene Buchhaltungs-, Compliance- und Berichtsabläufe im gesamten Unternehmen automatisieren. Auf diese Weise machen sie Buchhalter von Erstellern zu Gutachtern und geben ihnen Daten und Erkenntnisse an die Hand, um dem Unternehmen noch mehr Wert zu bieten.

Sie arbeiten, indem sie unstrukturierte Daten aus verschiedenen Quellen von Drittanbietern aufnehmen. Dies kann ein Dokument, eine E-Mail, ein Feed aus einem anderen System usw. sein. Von hier aus transformiert der Agent solche Daten mithilfe natürlicher Spracheingaben. Sobald die Daten verarbeitet sind, wendet der Agent relevante Buchhaltungsannahmen an, die auf historischen Mustern und den spezifischen Regeln Ihrer Abteilung basieren, um den Inhalt zu kontextualisieren.

Von dort aus liefert der Agent die Daten an das vorgesehene Ziel. Agenten sind über mehrere Buchhaltungsfunktionen hinweg miteinander verbunden und arbeiten nahtlos prozessübergreifend zusammen, anstatt sich auf eine einzelne, isolierte Aufgabe zu beschränken. Je mehr Agenten arbeiten, desto besser lernen sie und verbessern sich im Laufe der Zeit. Darüber hinaus passen sie sich im Laufe der Zeit an geschäftliche Veränderungen an, unabhängig davon, ob es um die Integration neuer Datenquellen, die Anpassung an Prozessaktualisierungen oder die Anpassung an sich ändernde regulatorische Anforderungen geht.

Jetzt, da Sie wissen, was Agenten sind, ist es an der Zeit, sich ihre Anwendungsfälle anzusehen.

Anwendungsfälle von KI-Agenten

KI in der Buchhaltung ist nicht neu, obwohl es in den letzten Jahren erhebliche Fortschritte gegeben hat. Über 50% der Unternehmen nutzen KI in unterschiedlichem Maße. In der Buchhaltung erweisen sich strategische Anwendungsfälle als sehr vorteilhaft.

Einige der vielen Anwendungsfälle für KI-Agenten in Buchhaltungsabteilungen sind heute:

Unterstützung beim Finanzabschluss

Der Finanzabschluss nimmt viel Zeit in Anspruch, ist voller Unstimmigkeiten und hier sind KI-Agenten äußerst effektiv. Sie können einen Agenten auf Folgendes einstellen:

• Analysieren Sie Daten
• Identifizieren Sie Muster
• Auffinden von Anomalien

Ein Agent kann ohne menschliches Eingreifen Konten abgleichen, Anpassungen vorschlagen, Journaleinträge erstellen und Unstimmigkeiten kennzeichnen, die selbst ein erfahrener Buchhalter übersehen könnte. Diese Agenten können auch Aufgaben in Ihrem Namen erstellen.

Berichterstattung, Prognose und strategische Entscheidungsfindung

Daten sind der Ort, an dem KI gedeiht, weil sie sie schneller und effizienter analysieren kann als Menschen. Agenten eignen sich hervorragend für Berichte, strategische Entscheidungen und Prognosen, weil sie:

• Analysieren Sie historische Daten
• Überprüfen Sie die Markttrends
• Berücksichtigen Sie wirtschaftliche Indikatoren

All diese Daten können dann verwendet werden, um genaue Berichte, Prognosen und Erkenntnisse bereitzustellen, die wichtige Interessengruppen für die Entscheidungsfindung nutzen können.

Prüfung und Betrugserkennung

KI-Agenten können Tag und Nacht arbeiten und kontinuierliche Überwachungsaufgaben ausführen, um Folgendes zu identifizieren:

• Betrugsrisiken
• Historische Datentrends
• Vergleichende Analyse
• Anomalien in den Daten

Wenn Anomalien vorliegen oder die Analyse eine Diskrepanz feststellt, kann eine interne Teambenachrichtigung zur weiteren Analyse gesendet werden.

Unter dem Gesichtspunkt der Effizienz, Compliance und Skalierbarkeit bieten KI-Agenten viele Vorteile, obwohl sie nicht alle gleich sind.

Die Vorteile von KI-Agenten für Buchhaltungsteams

KI-Agenten bieten Buchhaltungsteams viele Vorteile, darunter, aber nicht beschränkt auf:

• Höhere Genauigkeit: KI-gestützte Tools minimieren das Risiko von Fehlern in der Finanzberichterstattung und reduzieren so das Risiko von Falschangaben und kostspieligen Ungenauigkeiten.
• Verbesserte Effizienz: Die Automatisierung redundanter Aufgaben wie Dateneingabe, Abgleich und Rechnungsverarbeitung kann verbessern Sie Ihre Buchhaltungsprozesse und geben den Buchhaltern Zeit, um sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
• Verbesserte Konformität: KI-Agenten können angewiesen werden, Vorschriften zu überprüfen, um Änderungen automatisch zu erkennen und entsprechend anzupassen.
• Betrugserkennung und Risikomanagement: KI schläft nie, was bedeutet, dass Agenten kontinuierlich nach Anomalien suchen und Betrugsrisiken erkennen können, um die internen Kontrollen zu verbessern.
• Bessere finanzielle Einblicke: Die Datenanalyse in Echtzeit liefert umsetzbare finanzielle Erkenntnisse.
• Kosteneinsparungen: Durch die Reduzierung von Fehlern, die Rationalisierung von Arbeitsabläufen und die Minimierung des Risikos von Verstößen können KI-Agenten dazu beitragen, die Betriebskosten zu senken.
• Skalierbarkeit: Die Automatisierung der Buchhaltungsfunktionen unterstützt das Wachstum und reduziert die Notwendigkeit, neue Teammitglieder einzustellen, wenn das Transaktionsvolumen steigt. In Zeiten des Talentmangels kann Skalierbarkeit Teams helfen, wachsenden Anforderungen gerecht zu werden, ohne die Mitarbeiter zu überlasten.
• Ein Wettbewerbsvorteil: Teams, die KI-Agenten einsetzen, arbeiten schneller und genauer, gewinnen aber auch tiefere Einblicke und Flexibilität, um schnell auf Marktveränderungen zu reagieren. Indem sie Ersteller zu Gutachtern machen, ermöglichen diese KI-Agenten den Buchhaltungsteams, sich auf allgemeine Analysen und strategische Entscheidungen zu konzentrieren, was den Buchhaltungsabteilungen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Dies sind nur einige der vielen Vorteile, die KI-Agenten mit sich bringen, aber Teams müssen die richtige Lösung finden, um sie optimal nutzen zu können. Denn letztlich sind nicht alle KI-Agenten gleich geschaffen.

Nicht alle KI-Agenten sind gleich

Neue KI-Tools entstehen und entwickeln sich ständig weiter, einschließlich KI-Agenten. Obwohl es mehrere Optionen gibt, sind nicht alle Agenten gleich.

Noch wichtiger ist, dass nicht alle Agenten speziell für Buchhaltungszwecke entwickelt oder anpassbar sind.

Hier sticht FloQast hervor. FloQast AI Agents wurden zusammen mit Buchhaltern entwickelt, um Arbeitsabläufe zu automatisieren und Teams durch Folgendes zu unterstützen:

• Maßgeschneiderte Automatisierung, um Ihre individuellen Prozesse zu optimieren und genau die Schritte zu automatisieren, die für Ihr Unternehmen relevant sind, ohne den Kontext zu verallgemeinern.
• Überprüfbare Ergebnisse und buchhalterische Leitplanken, um zu verhindern, dass Bevollmächtigte vollständig im Namen des Buchhalters handeln. Überprüfungsanforderungen und benutzerdefinierte Bedingungen stellen sicher, dass die Buchhaltungsteams die Kontrolle behalten und gleichzeitig den Buchhaltungsteams vertrauenswürdige, überprüfbare Ergebnisse liefern.
• Dynamische Workflows, die sich auf der Grundlage vordefinierter Regeln und Abrechnungsparameter automatisch an Änderungen anpassen, um Genauigkeit und Zuverlässigkeit zu gewährleisten, wenn sich Ihr Unternehmen verändert.
• Einzigartig flexible Lösungen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre eigenen maßgeschneiderten Agenten zu entwickeln.

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Die KI-Agenten von FloQast können Workflows für ihre Produkte automatisieren und ermöglichen so eine einfache Integration und Funktionalität, die das Leben eines Buchhalters erleichtert.

Herausforderungen und Überlegungen für Buchhaltungsteams

KI-gestützte Tools bieten viele Vorteile, aber die Einführung ist nicht ohne Herausforderungen und Überlegungen verbunden. Zu den wichtigsten Bedenken gehören:

Datensicherheit und Compliance

Datensicherheit und Compliance haben für Buchhaltungsteams oberste Priorität. KI-Tools müssen den einschlägigen Vorschriften entsprechen, z. B. den IRS-Anforderungen für US-Steuerfachleute. Strenge Zugriffskontrollen und regelmäßige Audits der KI-Tools zur Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften können Teams dabei helfen, diese Herausforderung zu bewältigen.

Zusammenarbeit zwischen Mensch und KI

KI-Tools können Aufgaben automatisieren und rationalisieren, um Buchhaltungsteams wertvolle Zeit zu sparen. Es kann sich jedoch als schwierig erweisen, Buchhaltungsteams an Bord zu holen. Es müssen Schritte unternommen werden, um Vertrauen aufzubauen und Teams zu motivieren, KI-gestützte Workflows einzuführen.

Integration in das bestehende System

Wie bei jeder neuen Technologie ist die Integration unerlässlich, um eine nahtlose und effektive Einführung zu gewährleisten. Es kann jedoch schwierig sein, KI-Agentenlösungen zu finden, die sich problemlos in ältere Software integrieren lassen. Teams müssen ihre Optionen sorgfältig abwägen, um Tools zu finden, die sich nahtlos in ihren Arbeitsablauf integrieren lassen.

Genauigkeit

Obwohl KI-Modelle einen langen Weg zurückgelegt haben, bleibt die Genauigkeit eine Herausforderung. Wir stoßen immer noch auf Fälle, in denen sie nicht wie erwartet funktionieren oder falsche Informationen liefern. Daher sind Querverweise und eine Überprüfung der Fakten unerlässlich. KI ist auch nicht deterministisch. Selbst bei exakt derselben Aufforderung ist die Antwort nicht immer dieselbe.

Das Essen zum Mitnehmen

KI-Agenten gestalten die Buchhaltungslandschaft um, indem sie Arbeitsabläufe optimieren, redundante Aufgaben automatisieren und Buchhaltern die Möglichkeit geben, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren. Die Umstellung hilft nicht nur den Buchhaltungsabteilungen, den Talentmangel zu überstehen, und Unternehmen verschaffen sich Wettbewerbsvorteile, sondern verwandelt auch traditionelle Ersteller in Gutachter. Von der Prognose über die Unterstützung beim Abschluss bis hin zur strategischen Entscheidungsfindung und Betrugserkennung können KI-Agenten herausfordernde, zeitaufwändige Aufgaben bewältigen und gleichzeitig das Risiko von Fehlern und Verstößen reduzieren.

Obwohl KI-Agenten viele Vorteile bieten, ist ihre Einführung nicht ohne Herausforderungen. Führungskräfte sollten Buchhaltungsteams bei der Einführung dieser Tools unterstützen. Es sollten Frameworks implementiert werden, um sicherzustellen, dass KI-gestützte Tools weiterhin die Effizienz steigern, ohne die Sicherheit oder Genauigkeit zu beeinträchtigen.

Und FloQast ist wegweisend mit Tools von Buchhaltern für Buchhalter.

Mit der Veröffentlichung der KI-Agents von FloQast können Buchhaltungsteams die Möglichkeiten der Automatisierung und Optimierung durch speziell für Buchhalter entwickelte Funktionen und Funktionen nutzen. Diese Agenten sind so konzipiert, dass sie für betriebliche Effizienz sorgen und gleichzeitig überprüfbare Ergebnisse und Transparenz gewährleisten, was für Unternehmen unerlässlich ist, um die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Standards zu gewährleisten.