So erwachte Thrive Market aus seinem engen Albtraum zum Monatsende

Stell dir ein Abschlussprozess zum Monatsende in dem Checkliste schließen, Abstimmungspläne und das Hauptbuch befinden sich an drei verschiedenen Orten, sodass es für das Management zum Albtraum wird, zu wissen, was zur Überprüfung bereit ist, ob Fehler gemacht wurden und welche Termine verpasst wurden.Klingt schrecklich, nicht wahr? Aber dieses Szenario war früher Realität für die Buchhaltungsabteilung von Thrive Market, einem auf Mitgliedschaft basierenden Naturkosthändler mit Hauptsitz in Los Angeles. Das alles änderte sich Anfang 2017.

Risse in den Stufen

Der Abschlussprozess bei Erfolgreicher Markt Laut Ryan Frech, dem Controller des Unternehmens, war es äußerst schwierig, sicherzustellen, dass alle Schritte abgeschlossen und die Beträge festgelegt wurden. Die Daten befanden sich in drei getrennten Systemen — und natürlich kommunizierten diese Systeme nicht miteinander. „Wir mussten mindestens drei Bildschirme durchgehen, um die Überprüfung abzuschließen“, sagte er. „Unsere Checkliste wurde in einem Google-Dokument verwaltet, unsere Abstimmungspläne waren in Excel und unser Hauptbuch war in NetSuite. Oft fügen Sie als vierte E-Mail für Kommentare hinzu. „Selbst wenn Sie drei Monitore auf Ihrem Schreibtisch haben, scheint das ineffizient zu sein. Die Schritte im Prozess von Thrive Market verliefen ungefähr so:

1. Überarbeiten Sie die Checkliste zum Monatsende.
2. Aktualisieren Sie die Daten so, dass sie dem aktuellen Kalender entsprechen.
3. Überprüfen Sie die Checkliste regelmäßig, um sicherzustellen, dass die Fristen eingehalten werden.
4. Überprüfen Sie die abgeschlossenen Arbeiten, als Google Doc vom Ersteller aktualisiert wurde.
5. Kommentare per E-Mail an den Ersteller senden.
6. Überprüfen Sie die Kommentare erneut, sobald sie klar sind, und lesen Sie sie per E-Mail durch oder besprechen Sie jeden Kommentar.
7. Jagen Sie Personen nach Abzeichen.
8. Ende des Monats.

Wenn Sie der Meinung sind, dass das zu lesen ist, stellen Sie sich vor, Sie erledigen diese Aufgaben für Ihren Job. Und weil die Hauptbuchaktivitäten, die sich auf einen Abgleich auswirken könnten, manchmal nicht erfasst wurden, blieben laut Frech Tür und Tor offen. „Eine Excel-Tabelle wird nicht automatisch aktualisiert, wenn sich ein Journaleintrag bei der Überprüfung ändert oder angepasst wird“, sagte er. „Und manchmal merkt man erst am Ende des darauffolgenden Monats, dass der Abgleich aktualisiert werden muss.“ Nicht zu wissen, was sofort zur Überprüfung bereit war, und einen manuellen Prozess zu durchlaufen, um sicherzustellen, dass die Bewertungsnotizen korrekt gelöscht wurden, war frustrierend, fügte Frech hinzu. „Das Schlimmste war, nach dem Handelsschluss zu versuchen, etwas zu lösen“, sagte er. „Wir stellten fest, dass ein Journaleintrag, der nach Überprüfung und Genehmigung gebucht wurde, den Abstimmungsplan aus dem Hauptbuch gestrichen und die Details im Nachhinein abgerufen hat, um den Zeitplan zu aktualisieren“, sagte er.

Geben Sie FloQast ein

Laut Frech gibt es die Buchhaltungsabteilung von Thrive Market erst seit Oktober 2015, und obwohl der Abschlussprozess, den er und sein Team verwendeten, erst etwas mehr als ein Jahr alt war, war eine Änderung erforderlich. Frech hatte 2014 von der CloqAst Close-Management-Software gehört, als er als Assistant Controller bei Bonobos tätig war. Er sah sich eine Demo des Produkts an, entschied sich aber zu dem Zeitpunkt dagegen. „Sie haben mich erneut kontaktiert, als ich nach Los Angeles gezogen bin und zu Thrive Market gekommen bin“, erinnert sich Frech. „Die Upgrades seit der ursprünglichen Demo sahen toll aus, also haben wir uns darauf eingelassen.“ Frech implementierte FloQast im ersten Quartal 2017, ungefähr zur gleichen Zeit, als andere Prozessverbesserungen in der Buchhaltung vorgenommen wurden. Er sagte, es sei überhaupt nicht schwer, sein Team oder den CFO von Thrive Market auf FloQast zu verkaufen. „FloQast hatte mehr Effizienz geschaffen, um Dinge im gleichen Zeitraum mit weniger Stress zu erledigen“, sagte Frech. „Diese Effizienzsteigerungen reichten aus, damit alle ziemlich schnell einsteigen konnten. FloQast ist ein gutes Tool für Kommunikation, Genauigkeit und Zeitmanagement. „Am wichtigsten ist, dass sich die Anzahl der zu überprüfenden Schritte und die Genauigkeit der Überprüfung laut Frech erheblich verbessert haben. „Es hat sich als äußerst hilfreich erwiesen, um die Konsistenz von Monat zu Monat zu gewährleisten und aus Sicht der Überprüfung und Abstimmung eine große Zeitersparnis zu erzielen“, sagte er. „Dadurch konnten wir mehr Zeit für strategische Initiativen aufwenden, anstatt sicherzustellen, dass die Zeitpläne an das Hauptbuch gebunden sind. Es ist auch eine großartige Möglichkeit für mich, Fortschritte zu überprüfen und Bereiche, an denen ich nicht aktiv beteiligt bin, vor Ort zu überprüfen, ohne die Zeit des ursprünglichen Erstellers oder Gutachters in Anspruch zu nehmen.“Planen Sie Zeit für ein Gespräch mit einem enger Management-Experte, der Sie durch FloQast führt und sehen Sie, wie es Ihrem Team helfen könnte, schneller und genauer abzuschließen.Eine Version dieses Artikels erschien zuerst auf Going Concern.