Abschlussprozess zum Monatsende in Dynamics 365

Wie im Film „Groundhog Day“, in dem Bill Murrays Charakter seit über 30 Jahren immer wieder denselben Tag erlebt, kann sich Month-End Close wie eine weitere Version der klassischen Komödie anfühlen.

Alle 30 Tage wiederholst du die gleichen Aufgaben:

• Stimmen Sie Bilanzkonten wie Forderungen und Verbindlichkeiten ab
• Offene Verkaufsaufträge und Bestellungen überprüfen
• Rekordabschreibung
• Prüfen Sie die Bilanz der Studie
• Bereiten Sie den Jahresabschluss vor
• Plus 1.000 weitere Abschlussverfahren

Aber wenn Sie Microsoft Dynamics 365 Finance verwenden, der Prozess zum Monatsende erhält einen Schub durch den Abschlussarbeitsbereich für die Finanzperiode, in dem alle Abschlussprozesse nach Unternehmen, Abteilung und Person nachverfolgt werden.

Die Microsoft ERP-Arena

Die aktuellen Iterationen von Microsofts ERP umfassen Microsoft Dynamics 365 Finance für mittlere und große Unternehmen und ersetzen Microsoft Dynamics AX.

Und die Business Central-Software richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen und ersetzt Dynamics NAV.

Für diejenigen unter Ihnen, die sich an eines der O.G. ERPs erinnern (Hinweis: Es war Great Plains, das sich in Dynamics GP verwandelte), stellt Microsoft dieses Arbeitspferd 2028 ein.

Wir werden den Monatsabschlussprozess für Dynamics 365 Finance behandeln. Dieses Verfahren kann jedoch für jedes Periodenende verwendet werden, einschließlich Ihres Geschäftsjahresabschlusses.

Machen Sie sich bereit, die Bücher zu schließen

Bevor Sie mit dem offiziellen Abschluss des Monats in Dynamics 365 Finance beginnen können, ist es am besten, die Bankabstimmungen (eigentlich sollten alle Abstimmungen abgeschlossen sein), bevor Sie mit dem Abschluss beginnen.

Sie können die integrierte Automatisierung von Microsoft verwenden oder bei Ihren manuellen Excel-Abstimmungen bleiben. In jedem Fall sollten Sie sie vorher erledigen, um sie schneller zu schließen.

Vielleicht möchten Sie auch einen Blick in das Hauptbuch werfen, um etwas Außergewöhnliches zu finden.

Schritte zum Abschluss des Monatsendes in Dynamics 365 Finance

Nachdem Sie Ihre Bilanzkonten abgestimmt und alle Ihre Korrektureinträge gebucht haben, können Sie Ihre Dynamics 365 Finance-Bücher schließen.

So geht's — Schritt für Schritt.

Schritt 1: Navigieren Sie zur Konfiguration zum Abschluss der Finanzperiode

Klicken Sie auf: Hauptbuch > Periodenabschluss > Konfiguration zum Abschluss der Finanzperiode

Sobald du dort bist, fangen wir unten an und arbeiten uns nach oben.

Schritt 2: Abschlussrollen erstellen

Die Abschlusszahlen Ihres Unternehmens hängen von der Struktur Ihrer Organisation ab.

Denken Sie an alle Personen und Rollen, die am Abschlussprozess beteiligt sind. Dies kann Rollen beinhalten wie:

• Leiter der Buchhaltung
• Sachbearbeiter für Verbindlichkeiten
• Sachbearbeiter für Forderungen
• Buchhalter für Inkassowesen
• Inventarmanager
• Einkaufsleiter

Schritt 3: Weisen Sie Teammitgliedern Abschlussrollen zu (in Dynamics 365 als Ressourcen bezeichnet)

Über „Rollen schließen“ im linken Menü befindet sich „Ressourcen“. Hier weisen Sie einzelne Mitarbeiter einer der Abschlussrollen zu, die Sie im vorherigen Schritt erstellt haben.

In dem unwahrscheinlichen Fall, dass ein Name in Ihrer Ressourcenliste fehlt, können Sie ihn zur Personalabteilung hinzufügen:

Klicken Sie auf: Personalwesen > Mitarbeiter > Mitarbeiter

Jetzt können Sie jedem Mitarbeiter eine abschließende Rolle zuweisen. Und wenn Sie mehrere Unternehmen haben, können Sie die Abschlussrollen pro Unternehmen festlegen.

Rollen können jedoch nur einer Person pro Unternehmen zugewiesen werden. Wenn Sie zwei Personalbuchhalter haben, müssten Sie die Rollen nummerieren, wenn Sie sie neu erstellen — z. B. Personalbuchhalter #1 und Personalbuchhalter #2.

Schritt 4: Aufgaben definieren

Jetzt, da wir die Rolle aller kennen, müssen wir abschließende Aufgaben erstellen.

Überlegen Sie, welche verschiedenen Abschlussaufgaben in Ihrem Unternehmen anfallen. Wenn eine der Aufgaben darin besteht, den Anlagenplan zu überprüfen, möchten Sie einen Aufgabenbereich für Anlagen erstellen.

Sehen Sie sich Ihre Testbilanz oder Bilanz an, um sicherzustellen, dass Sie alle Abschlussbereiche berücksichtigen.

Schritt 5: Wählen Sie Kalenderdaten

Der nächste Schritt besteht darin, einen Kalender zu erstellen, in dem Sie Termine für Aufgaben angeben können. Wenn Sie beispielsweise einen Fünf-Tages-Abschluss verwenden, erstellen Sie einen Kalender von Montag bis Freitag.

Sie können Feiertage und Wochenenden angeben, damit Dynamics weiß, dass an diesen Tagen keine Termine festgelegt werden.

Schritt 6: Vorlagen erstellen

Eines der letzten Dinge, die Sie tun müssen, ist Vorlagen zu erstellen, die alle von Ihnen festgelegten Konfigurationseinstellungen zusammenfügen.

Mithilfe von Vorlagen können Sie alle Aufgaben, Fälligkeitstermine, Rollen, Links zu erforderlichen Berichten und andere Details zum Monatsende hinzufügen, um rechtzeitig abzuschließen.

Hier können Sie Abhängigkeiten erstellen. Was fragst du? Wenn eine Aufgabe abgeschlossen werden muss, bevor eine andere Aufgabe gestartet wird, wird dies als Abhängigkeit bezeichnet. Das bedeutet, dass die abhängige Aufgabe erst gestartet werden kann, wenn die Vorgängeraufgabe als abgeschlossen markiert ist.

Für jeden Periodenschluss wird eine Abschlussvorlage benötigt. Sobald Sie jedoch eine Vorlage zum Monatsende erstellt haben, können Sie sie wiederholt verwenden.

Schritt 7: Generieren Sie einen Abschlussplan

In einem Zeitplan definieren Sie den Zeitraum, den Sie abschließen, und weisen eine Vorlage und einen Kalender zu, die Sie zuvor erstellt haben.

Nachdem du den Abschlusszeitplan erstellt hast, kannst du den Status des Abschlussprozesses sehen, indem du zum Workspace gehst.

Klicken Sie auf: Hauptbuch > Periodenabschluss > Finanzperiode abschließen

Schritt 8: Erkunden Sie den Arbeitsbereich „Finanzperiode schließen“

Gehen Sie zum Arbeitsbereich zum Schließen des Zeitraums, um eine Zusammenfassung der fälligen, erledigten und überfälligen Aufgaben zu sehen. Sie können Aufgaben wie folgt anzeigen:

• Firma
• Person
• Gebiet/Abteilung
• Liste

In diesem Dashboard können Sie den Fortschritt Ihres Close verfolgen. Und wenn alle Aufgaben erledigt sind, können Sie sicher sein, Ihren Jahresabschluss zu erstellen.