Processus de clôture de fin de mois dans Dynamics 365

À l'instar du film « Groundhog Day », dans lequel le personnage de Bill Murray passe la même journée encore et encore pendant plus de 30 ans, Month-End Close peut sembler être une autre version de la comédie classique.

Tous les 30 jours, vous répétez les mêmes tâches :

• Réconcilier les comptes de bilan tels que les comptes clients et créditeurs
• Consultez les commandes de vente et les bons de commande en cours
• Dépréciation record
• Examinez la balance des essais
• Préparer les états financiers
• Plus 1 000 autres procédures de clôture

Mais lorsque vous utilisez Microsoft Dynamics 365 Finance, le processus de clôture de fin de mois bénéficie d'un coup de pouce grâce à l'espace de travail de clôture de la période financière qui suit tous les processus de clôture par entreprise, département et personne.

L'arène Microsoft ERP

Les versions actuelles de l'ERP de Microsoft incluent Microsoft Dynamics 365 Finance pour les moyennes et grandes entreprises et remplace Microsoft Dynamics AX.

Et son logiciel Business Central est destiné aux petites et moyennes entreprises et remplace Dynamics NAV.

Pour ceux d'entre vous qui se souviennent de l'un des ERP d'O.G. (indice : c'est Great Plains qui est devenu Dynamics GP), Microsoft va mettre fin à ce produit en 2028.

Nous aborderons le processus de clôture de fin de mois pour Dynamics 365 Finance. Mais ce processus peut être utilisé pour n'importe quelle fin de période, y compris la clôture de votre exercice financier.

Se préparer à fermer les comptes

Avant de pouvoir commencer à clôturer officiellement le mois dans Dynamics 365 Finance, il est préférable de procéder aux rapprochements bancaires (en fait, tous les rapprochements devraient être terminés) avant de commencer à la clôture.

Vous pouvez utiliser l'automatisation intégrée de Microsoft ou vous en tenir à vos rapprochements manuels avec Excel. Quoi qu'il en soit, faites-les à l'avance pour les fermer plus rapidement.

Vous pouvez également jeter un coup d'œil au grand livre pour détecter tout ce qui sort de l'ordinaire.

Étapes pour clôturer la fin du mois dans Dynamics 365 Finance

Après avoir rapproché vos comptes de bilan et publié toutes vos écritures d'ajustement, vous êtes prêt à fermer vos livres Dynamics 365 Finance.

Voici comment procéder, étape par étape.

Étape 1 : Accédez à la configuration de clôture de l'exercice

Cliquez sur : Grand livre général > Clôture de période > Configuration de clôture de période financière

Une fois que vous y serez, nous commencerons par le bas et progresserons vers le haut.

Étape 2 : Création des rouleaux de fermeture

Le rôle de clôture de votre entreprise dépendra de la structure de votre organisation.

Pensez à toutes les personnes et à tous les rôles impliqués dans le processus de clôture. Cela peut inclure des rôles tels que :

• Directeur de la comptabilité
• Commis aux comptes payables
• Commis aux créances
• Comptable des recouvrements
• Responsable de l'inventaire
• Directeur des achats

Étape 3 : Attribuer des rôles de clôture aux membres de l'équipe (appelés ressources dans Dynamics 365)

Au-dessus de « Derniers rouleaux », dans le menu de gauche, se trouve « Ressources ». C'est ici que vous allez affecter chaque membre du personnel à l'un des rôles de clôture que vous avez créés à l'étape précédente.

Dans le cas peu probable où un nom serait absent de votre liste de ressources, vous pouvez l'ajouter aux ressources humaines :

Cliquez sur : Ressources humaines > Travailleurs > Employés

Vous pouvez désormais attribuer un rôle de clôture à chaque employé. Et si vous avez plusieurs entreprises, vous pouvez définir les rôles de clôture par entreprise.

Mais les rôles ne peuvent être attribués qu'à une seule personne par entreprise. Si vous avez deux comptables salariés, vous devrez numéroter les Rolls lorsque vous les recréerez, par exemple Staff Accountant #1 et Staff Accountant #2.

Étape 4 : définir les tâches

Maintenant que nous connaissons le rôle de chacun, nous devons créer des tâches de clôture.

Réfléchissez aux différentes tâches de clôture de votre entreprise. Si l'une des tâches consiste à revoir le calendrier des immobilisations, vous souhaiterez créer une zone de tâches pour les immobilisations.

Examinez votre bilan provisoire ou votre bilan pour vous assurer d'inclure toutes les zones fermées.

Étape 5 : Sélectionnez les dates du calendrier

L'étape suivante consiste à créer un calendrier afin de fournir des délais pour les tâches. Par exemple, si vous utilisez une clôture de cinq jours, vous créerez un calendrier du lundi au vendredi.

Vous pouvez spécifier les jours fériés et les week-ends afin que Dynamics sache qu'il ne faut pas fixer de délais ces jours-là.

Étape 6 : Création de modèles

L'une des dernières choses à faire est de créer des modèles qui relient tous les paramètres de configuration que vous avez définis.

Les modèles vous permettent d'ajouter toutes vos tâches de clôture de fin de mois, les dates d'échéance, les rôles, les liens vers les rapports requis et d'autres informations dont vous avez besoin pour clôturer à temps.

Vous pouvez créer des dépendances ici. Qu'est-ce que tu demandes ? Si une tâche doit être terminée avant d'en démarrer une autre, on parle de dépendance. Cela signifie que la tâche dépendante ne peut pas être démarrée tant que la tâche précédente n'est pas marquée comme terminée.

Chaque clôture de fin de période nécessitera un modèle de clôture. Mais une fois que vous avez créé un modèle de fin de mois, vous pouvez l'utiliser à plusieurs reprises.

Étape 7 : Générez un calendrier de clôture

Un calendrier est l'endroit où vous définissez la période que vous clôturez et attribuez un modèle et un calendrier que vous avez créés précédemment.

Après avoir créé le calendrier de clôture, vous pouvez voir l'état du processus de clôture en vous rendant dans l'espace de travail.

Cliquez sur : General Ledger > Clôture de période > Clôture de l'exercice financier

Étape 8 : Explorez l'espace de travail de fermeture de l'exercice

Accédez à l'espace de travail de fermeture par période pour voir le résumé des tâches échues, terminées et en retard. Vous pouvez afficher les tâches de la manière suivante :

• L'entreprise
• Personne
• Région/département
• Liste

Ce tableau de bord vous permet de suivre la progression de votre clôture. Et lorsque toutes les tâches seront terminées, vous serez en mesure de rédiger vos états financiers en toute confiance.