So optimieren Sie die AP für einen reibungsloseren Monatsabschluss

Das Folgende ist ein Gastbeitrag von Theresa Condon von Stampli:Jeder Buchhalter kennt das hektische Treiben, das mit dem Ende des Monats. Tatsächlich gaben 82% der befragten Finanzfachleute an, dass der Abschluss ein negatives Erlebnis war, das das Stressniveau erhöht und sich auf Lebensereignisse auswirkt. Es ist aus zwei Gründen eine kritische Zeit für Finanzabteilungen:

1. Der Monatsschluss bietet Anlegern, Mitarbeitern und — falls zutreffend — der Öffentlichkeit einen wichtigen Gesundheitscheck zum Cashflow eines Unternehmens.
2. Es liefert wichtige Informationen für ein Führungsteam, das Entscheidungen in Bezug auf den Unternehmensbetrieb trifft.

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Es ist eine wichtige Verantwortung für Controller und CFOs, alle Konten bis zum Monatsende abzugleichen. Nicht nur müssen sich alle Zahlen summieren, es ist auch wichtig sicherzustellen, dass alle unterstützenden Unterlagen in Ordnung sind. In kleineren Unternehmen, in denen nur ein oder zwei Personen den Großteil der Prozesse verwalten, stellt der Abgleich von Konten möglicherweise keine große Herausforderung dar. Dieses Szenario ändert sich erheblich, wenn größere Teams, mehrere Standorte oder viele Genehmigende Teil der Gleichung werden.

Verbessern Sie den Geschäftserfolg mit einer optimierten Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung ist zwar nur einer der Prozesse, die für einen erfolgreichen Abschluss erforderlich sind, stellt jedoch aufgrund schleppender Genehmigungen häufig eine Herausforderung dar. In dem Versuch, AP zu beschleunigen, setzen wohlmeinende Controller oft Lösungen ein, die die manuelle Arbeit des Prozesses automatisieren. In den meisten Fällen löst die Automatisierung jedoch nicht das wahre Problem von Accounts Payable, und dieser Schmerz macht sich auch weiterhin bemerkbar, wenn es zum Abschluss kommt. Echter Erfolg in Accounts Payable kommt, wenn Probleme mit der Kommunikation im Genehmigungsverfahren werden gelöst. Heute leidet AP unter einem Mangel an Transparenz und Kontrolle, sobald eine Rechnung zur Genehmigung versandt wurde. Rechnungen müssen oft einen langen Weg zurücklegen, um die Person zu erreichen, die wirklich weiß, ob die Nutzungsbedingungen eingehalten wurden und die Rechnung bereit ist, bezahlt zu werden. Während dieses Prozesses verschwenden Mitarbeiter in vielen Abteilungen aufgrund schlechter Kommunikation wertvolle Zeit.

Beschleunigen Sie die Kreditorenbuchhaltung vor dem nächsten Abschluss

Es ist wichtig, dass jeder Manager in der Lage ist, seine Abteilung genau unter die Lupe zu nehmen, um Bereiche zu finden, in denen Prozesse verbessert werden könnten. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Controller mehr Kontrolle über den AP-Prozess erlangen können:

• Verbessern Sie die Kommunikation für schnellere Genehmigungen, damit AP nicht in der Schwebe bleibt. Die Controller werden sich ein genaueres Bild vom Cashflow des Unternehmens sowohl in Bezug auf Forderungen als auch Verbindlichkeiten machen können.
• Konsultieren Sie regelmäßig eine vollständige Verwaltungs-Dashboard um KPIs zu verfolgen. Ein Dashboard sollte:
  • Stellen Sie Fälligkeitstermine und -beträge für Rechnungen zusammen, um den Cashflow besser vorhersagen zu können.
  • Zeigen Sie Engpässe auf, z. B. welche Genehmigungsberechtigten länger als normal benötigen, um eine Rechnung zu genehmigen, damit Sie diese genau abrechnen können.
• Bleiben Sie prüfungsbereit, indem Sie Rechnungsgenehmigungen, Mitteilungen und unterstützende Unterlagen zu jeder Rechnung speichern.
• Machen Sie den Genehmigungsprozess sowohl für Genehmigungsberechtigte als auch für AP einfach, um eine Lernkurve oder eine lange Einführungszeit zu vermeiden.
• Schaffen Sie einen standardisierten Kanal, an den alle Anbieter Rechnungen einreichen, um verlorene Rechnungen oder doppelte Einträge zu vermeiden.
• Aktualisieren Sie Ihr Hauptbuch und Ihre Lieferantenlisten fortlaufend.
• Richten Sie ein Lieferanten-/Lieferantenportal ein, damit sie ihren Rechnungsstatus einsehen können, ohne die Zeit von AP mit Telefonanrufen und E-Mails in Anspruch nehmen zu müssen. Verbessern Sie die Lieferantenbeziehungen weiter, indem Sie, wann immer möglich, Rabatte bei vorzeitiger Zahlung nutzen.

Mit 12 Monaten im Jahr haben Controller reichlich Gelegenheit, neue Methoden auszuprobieren, um ihre Erfolgsquote in Accounts Payable zu verbessern. Ein Monat ist nicht zu wenig Zeit, um Änderungen am AP vorzunehmen, die sich erheblich auf den nächsten Börsenschluss auswirken werden. Das Bemühen, die Kommunikation während des Genehmigungsprozesses zu verbessern, ist ein großer Schritt auf dem Weg zu einer dauerhaften Veränderung des AP. Quantifizierbare KPIs geben Ihnen die Möglichkeit und Transparenz, um auf genaue Prognosen des Unternehmens-Cashflows zu reagieren.Wir hoffen, Ihnen hat dieser Gastbeitrag von Theresa Condon gefallen, die für Stempeln, eine cloudbasierte interaktive Rechnungsverwaltungslösung, mit der Kreditoren Rechnungen bis zu fünfmal schneller genehmigen können. Erfahre mehr unter stampli.com.