Microsofts Umfeld für Finanzen und Rechnungswesen verstehen: Viele Optionen für Aufgeschlossene — aber wo soll man anfangen?

ERPs können nicht alles

Die Implementierung eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) ist in der Regel einer der ersten — und wichtigsten — Schritte, die Führungskräfte im Finanz- und Rechnungswesen im Zuge des Wachstums ihrer Organisationen ergreifen. Es bietet Unternehmen die Grundlage, die sie benötigen, um unternehmenskritische Prozesse — wie den Financial Close — zu standardisieren und zu verbessern, und bietet gleichzeitig ein Maß an Transparenz, das zuvor gefehlt hat.

Angesichts der langen Implementierungszeiten und der erheblichen Kosten, die mit der Einführung eines ERP-Systems verbunden sind, stellen viele Unternehmen jedoch übertriebene Erwartungen an die Lösung und bestehen darauf, dass ihre bloße Präsenz und die versprochenen Funktionen die Finanz- und Buchhaltungsteams dramatisch verändern werden — jetzt und in den kommenden Jahren. Laut einer Umfrage unter Controllern aus dem Jahr 2021 57% der Befragten gaben an, dass die Abschlüsse zum Monats- und Jahresende dringend modernisiert werden müssen. Um der Realität gerecht zu werden, was ERPs können und was nicht, empfiehlt Gartner eine zusammensetzbare ERP-Strategie „Steigern Sie Agilität und Flexibilität in Geschäftsstrategien durch einen Technologieansatz, der mehrere Anwendungen und Plattformen integriert.“

Leider ist das einfach nicht der Fall, und das bringt die Buchhaltungsteams in eine schlechte Situation. Laut einem kürzlich erschienenen Bericht der Gartner Group, „Der extreme Fokus mittelständischer Unternehmen (KMU) auf eine einzige, perfekte ERP-Suite, die alle aktuellen Geschäftsanforderungen abdeckt, behindert die Schaffung eines anpassungsfähigen und zukunftssicheren ERP-Systems.“

Wenn Buchhaltungsteams die Fähigkeiten und Grenzen eines ERP-Systems verstehen, sind sie in einer großartigen Position. Als Nächstes kommt es darauf an, zu wissen, wie auf dieser Grundlage rationalisierte, nachhaltige und leicht wiederholbare Prozesse geschaffen werden können. Am Ende ist Wissen Macht. Also, wo fangen wir an?

Keine perfekte Antwort

So etwas wie ein buchhalterisches Allheilmittel gibt es nicht, aber das heißt nicht, dass die Leute nicht aufhören werden zu suchen.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Buchhaltungsteams nach der Implementierung das Risiko eingehen, unrealistische Erwartungen zu entwickeln, die den Fortschritt behindern und das Potenzial für Exzellenz einschränken können. Zu verstehen, wozu ein ERP in der Lage ist, worin es sich auszeichnet und wo Verbesserungspotenzial besteht, ist für die Skalierung als Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

Was ein ERP darstellt, ist eine Grundlage. Mit einem robusten ERP wie Microsoft Dynamics verfügen Buchhaltungsteams über die Lösung zur Erfassung und Klassifizierung von Transaktionen. Das heißt aber nicht, dass die Verantwortung eines Buchhalters mit der Aufzeichnung von Transaktionen endet. Sie müssen eine Reihe von Funktionen von Datensatz zu Bericht verwalten, z. B. Ausgaben, Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Finanzabschluss, Konsolidierung, Berichterstattung, Planung, Compliance und mehr.

Einfach ausgedrückt: Ein ERP ist ein Anfang — ein guter. Das bedeutet nicht, dass das Rennen gelaufen ist.

Annahme eines proaktiven Ansatzes

Was sollten Buchhaltungsunternehmen also nach ihrer erfolgreichen ERP-Implementierung tun?

Recherche.

Die Microsoft-Umgebung für Finanzen und Rechnungswesen bietet eine Vielzahl von Lösungen, die bei allem helfen, von der Integration des CRM des Unternehmens über Tools für Projektmanagement und Dokumentenerstellung bis hin zu Lösungen, die dem Team helfen sollen, den Financial Close besser zu organisieren und durchzuführen, wie FloQast. Zu erkennen, welche Probleme bestehen, potenzielle Partner zu finden und alle Optionen zu prüfen, ist der nächste logische Schritt, den Führungskräfte in der Buchhaltung unternehmen sollten. Diesmal müssen sie jedoch nicht mit etwas so Entmutigendem wie einer mehrmonatigen ERP-Umstellung rechnen.

Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt

Controller und ihre Teams, die noch keine Erfahrung mit Microsoft ERPs haben, neigen dazu, den Financial Close wie zuvor zu verwalten und dabei Tabellenkalkulationen, E-Mail- und Cloud-Speicherlösungen so gut wie möglich zu nutzen.

Diese Lösungen funktionieren zwar zusammen, aber die Verwaltung des Close auf diese Weise ist mit einer Reihe von Herausforderungen verbunden. Neben E-Mails, Tabellenkalkulationen, Messaging-Anwendungen und Datenspeicherung benötigen Finanz- und Buchhaltungsteams eine intelligente Methode zur Verwaltung ihres einzigartigen Workflows, der die Umwandlung von Daten in Informationen, die Orchestrierung von Teams und Aufgaben unter Einhaltung strenger Fristen und die Erfassung von Nachweisen zur Unterstützung der Einhaltung von Vorschriften und der Prüfung erfordert.

Letztlich kann die Verwaltung des Close auf diese Weise zu einer Reihe von Herausforderungen führen, die die Leiter der Buchhaltung in der Zukunft immer wieder verfolgen können. Ganz gleich, ob es um Probleme mit der Versionskontrolle geht, nachdem Teams unweigerlich die im ERP generierten und heruntergeladenen Testsalden manuell abgleichen müssen, ob es um inkonsistente Prozesse geht, die dazu führen, dass immer wieder Aufgaben fallen, oder einfach der Mangel an Transparenz — für Führungskräfte und Kollegen — diese Art des Rechnungsabschlusses ist einfach zu fehleranfällig, als dass man sich darauf verlassen kann.

Dies geht darauf zurück, die richtige Denkweise anzunehmen. Wenn die Controller wissen, dass die richtige Lösung vorhanden ist und das Ökosystem zahlreiche Möglichkeiten bietet, die Prozesse zu rationalisieren, die für unternehmenskritische Aufgaben wie den Financial Close erforderlich sind, sind sie auf dem Weg zu konsistenter Innovation: „Was gerade gut funktioniert, wird in zwei Jahren vielleicht nicht mehr funktionieren. Wie können wir sicherstellen, dass das Team ständig optimiert und verbessert wird, um sicherzustellen, dass wir für diesen Tag bereit sind?“

Die nächsten Schritte

Die Lösungen von Microsoft bilden die Grundlage für die digitale Transformation, indem sie die Erfassung von Transaktionen automatisieren, Dokumente speichern, die Zusammenarbeit fördern und die Bandbreite der Aufgaben erfassen, die für die Ausführung wichtiger Prozesse im Lebenszyklus von Datensatz zu Bericht erforderlich sind.

Da Unternehmen das Geschäft jedoch schnell neu konfigurieren, müssen Buchhaltungs- und Finanzteams die digitale Transformation vorantreiben, um ihre Microsoft-Investitionen zu optimieren und die finanzielle Geschwindigkeit und Genauigkeit weiter zu erhöhen.

FloQast hat Hunderten von Kunden dabei geholfen, ihre Investitionen in Microsofts Environment for Finance and Accounting Operations zu optimieren. Mit FloQast haben sie die manuelle Datenbearbeitung reduziert und den Finanzabschluss automatisiert, ihre Fähigkeit zur Zusammenarbeit bei der Reihe von Aufgaben verbessert, die eine teamübergreifende Koordination erfordern, haben in Echtzeit Einblick in den Status des Abschlusses und verfügen nun über zentrale Kontrollen und Dokumentation, um ein virtuelles Audit durchzuführen.

Erfahren Sie noch heute mehr darüber, wie FloQast mit Microsofts Environment for Finance and Accounting Operations zusammenarbeitet!