Wie San Jose Water Co. Hält den Finanzabschluss am Laufen

Wendy Walker, Vizepräsident für Finanzen, Controller und stellvertretender Schatzmeister bei San Jose Water Company, setzte sich mit mir zusammen, um über die Erfahrungen ihres Teams mit FloQast zu sprechen Verwaltungssoftware schließen für die Organisation und Optimierung ihres Monatsabschlusses. Schauen Sie sich das Video oben an oder lesen Sie das bearbeitete Transkript unten.

Was hat Ihr Unternehmen dazu veranlasst, FloQast in Betracht zu ziehen?

Während wir den Abschluss in vier Tagen gemacht haben, war es für eine Person [insbesondere] schwierig, und das ist die Person, die die Aufgabe hatte, die Excel-Tabelle, in der alle Journaleinträge aufgelistet sind, Stapel [von Papier] zu nehmen, die Excel-Tabelle durchzugehen und [Elemente] abzuhaken. Diese eine Person hatte das ganze Arbeitspensum zusätzlich zu den Eingaben, die sie [selbst] erledigen musste. Und der andere Teil war, dass wir nicht die Disziplin hatten, die wir brauchten, um sicherzustellen, dass wir [alle] Abstimmungen nach dem Ende abgeschlossen hatten. Als ich mit meinem Mann, der auch Controller ist, darüber sprach, sagte er: „Sie sollten sich FloQast ansehen“, und das taten wir. Für mich waren die beiden wichtigsten Dinge, die sich für uns aus dieser Implementierung ergaben, [erstens], dass jeder seine eigene Rechenschaftspflicht hatte, um seine Einträge zu unterzeichnen, und zweitens verfestigte es den Prozess des Abgleichs aller Bilanzkonten — und zwar rechtzeitig, sodass von Am 12. oder 13. des Monats sind wir fertig, wir sind zugeknöpft und es bleibt uns am Ende des Monats ein bisschen Zeit, um an den Projekten zu arbeiten, die wir möchte in Sachen Automatisierung fertig werden.

Was hat Sie dazu bewogen, sich für FloQast zu entscheiden? Haben Sie nach alternativen Lösungen gesucht?

Das haben wir getan. Sie waren nicht so intuitiv. Einige, Sie konnten Excel nicht verwenden, was für uns einfach nicht auf dem Tisch liegt. Der Großteil unserer Abstimmungen wurde bereits in Excel eingerichtet. Und Sie haben von der Nähe und den Versöhnungen profitiert, was wirklich wichtig war.

Kommt der Excel-integrierte Ansatz von FloQast Ihrem Unternehmen zugute?

In der Buchhaltung arbeiten wir größtenteils in einer Excel-Umgebung, also brauchten wir wirklich etwas, bei dem wir darauf nicht verzichten mussten. Ich bin mir nicht einmal sicher, ob ich mir vorstellen kann, wie wir das angegangen wären.

Was war Ihre Erfahrung mit der Implementierung von FloQast?

Fantastisch, wirklich gut. Ich denke, wir haben ein bisschen mehr Komplexität, da mehrere Unternehmen für uns inszenieren. Es gibt bestimmte Einträge, die zuerst gelöscht werden müssen, bevor andere erscheinen können. Wir haben definitiv die Reihenfolge, dass Dinge passieren müssen, also mussten wir sicherstellen, dass wir das richtig inszeniert haben.

Welche qualitativen und/oder quantitativen Vorteile haben Sie durch die Verwendung von FloQast erlebt?

Auf jeden Fall haben wir einen Mitarbeiter, der nicht so gestresst ist, weil er die Person ist, die all das Abhaken machen musste und der Bösewicht ist und sagt: „Mmm, dein Eintrag war am zweiten Tag fällig und wir sind jetzt am dritten Tag und er ist nicht da. Wie ist der Status?“ Das ist jetzt alles in FloQast erledigt. Es gibt keinen Bösewicht mehr. Es ist alles für uns da, für mich, und es ist nicht unbedingt so, dass es eine schlechte Sache ist. Es mag einen legitimen Grund geben, warum die Einreise verzögert wird, und wir müssen das verstehen und wissen. Der Teil der Versöhnung, [der Vorteil] für mich, [besteht] darin, reingehen und sehen zu können, wo wir bei all dem stehen, und verstehen zu können, wenn etwas hinterherhinkt, warum passiert das? [Es ist ein Vorteil] für alle Mitarbeiter in der Buchhaltung, einen Überblick darüber zu haben, was alle tun. Und dann ist der analytische Teil fantastisch. Es ermöglicht Ihnen, Schwachstellen in der Nähe zu erkennen und [gibt] die Möglichkeit, diese Diskussion innerhalb der Gruppe zu führen, wenn wir die Dinge ändern müssen, um diese Verzögerung auszugleichen.

Würden Sie FloQast anderen Unternehmen empfehlen? Wenn ja, was würdest du sagen?

Das würde ich auf jeden Fall. [Es ist] ein Tool, mit dem Sie genau verfolgen können, [und] wo sich alle im Prozess befinden. Das macht Ihren Abschluss und die Genauigkeit Ihrer Jahresabschlüsse nur noch stärker.