In Zusammenarbeit mit den ehemaligen Buchhaltern, die jetzt bei FloQast arbeiten, haben wir beschlossen, uns einige der Säulen der Buchhaltungsberufe anzusehen.Abstimmung in der Buchhaltung ist der wichtigste Teil, um sicherzustellen, dass die Zahlen in Ihren Finanzunterlagen stimmen. Aber hier ist die Sache: Der Abstimmungsprozess wird im Buchhaltungsunterricht nicht wirklich gelehrt. Die meisten Menschen lernen es bei der Arbeit — wenn sie es überhaupt lernen. Es ist durchaus möglich, eine sehr erfolgreiche Karriere als Buchhalter zu haben und niemals eine einzige Abstimmung durchzuführen oder gar an einem Finanzabschluss teilzunehmen.

Was ist Kontoabgleich?

Laut Investopädie, die Definition von Kontenabgleich ist „ein Buchhaltungsprozess, bei dem zwei Datensätze verglichen werden, um zu überprüfen, ob die Zahlen korrekt sind und übereinstimmen. Die Kontenabstimmung bestätigt auch, dass die Konten im Hauptbuch konsistent, korrekt und vollständig sind.“ Beim Abgleich wird die Vollständigkeit Ihrer Finanzdaten überprüft. Nun, der Vergleich zweier Datensätze klingt vielleicht nicht nach einer aufregenden Aufgabe. Dies ist jedoch ein wichtiger Schritt des Abschlussprozesses und unerlässlich, um die Integrität der Jahresabschlüsse eines Unternehmens zu gewährleisten. Für Unternehmen, die ihre Buchhaltung auslagern, ist die Abstimmung ein wesentlicher Bestandteil einer qualitativ hochwertigen Buchhaltung. Die eigentliche Grundlage der doppelten Buchführung ist selbst eine interne Abstimmung. Jeder Eintrag muss gleiche Belastungen und Gutschriften aufweisen. Transaktionen, die sich auf das Geschäftsergebnis eines Unternehmens — den Nettogewinn — auswirken, werden zwischen den Konten in der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung aufgeteilt. Das bedeutet, dass Journaleinträge, die Bilanzkonten belasten kann dazu führen, dass sich etwas in der Gewinn- und Verlustrechnung verschiebt. Wenn alle Bilanzkonten abgeglichen sind, haben Sie den Nettogewinn erzielt. Zum Glück haben Buchhalter von heute den Vorteil von Automatisierungs- und Abgleichstools wie einer Kontoabgleichssoftware, mit der die zeitaufwändige Aufgabe des Transaktionsabgleichs zum Kinderspiel wird. Die meisten Buchhaltungssysteme und ERPs verfügen über integrierte Module, mit denen Banktransaktionen importiert und mit den Transaktionen im System verglichen werden können.

Warum müssen wir Konten abgleichen?

Es mag offensichtlich erscheinen, aber dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Buchhaltungsunterlagen korrekt sind. Der Abgleich der Konten ist für den Monatsabschluss von zentraler Bedeutung. Dadurch wissen wir, dass die Finanzdaten jeden Monat korrekt — oder zumindest inhaltlich korrekt — sind. Bilanzabgleich stellt sicher, dass das Nettoeinkommen korrekt ist. Seit 2006, als Sarbanes-Oxley In Kraft getreten, wurden öffentliche Unternehmen verpflichtet, über interne Kontrollen zu verfügen, die ausreichen, um wesentliche Falschangaben zu verhindern. Die regelmäßige Durchführung von Bilanzkontenabstimmungen und die Überprüfung dieser Abstimmungen ist eine Form von interne Kontrolle. Prüfer fügen ihren PBC-Anfragen immer Abstimmungsberichte bei. Aber selbst wenn Sie nicht der Sarbanes-Oxley-Regelung unterliegen, kann ein rechtzeitiger Abgleich von Konten — insbesondere Barkonten — zur Betrugsbekämpfung beitragen. Wir haben alle von kleinen Unternehmen gehört, die Zehntausende, sogar Hunderttausende, durch Veruntreuung verlieren. Viele dieser Diebstähle hätten sofort gestoppt werden können, wenn die Bankkonten regelmäßig abgeglichen worden wären.

Was sind die Ursachen für Unstimmigkeiten bei der Abstimmung?

Es gibt vier Hauptgründe dafür, dass Kontosalden nicht mit den zugrunde liegenden Unterlagen übereinstimmen: Zeitunterschiede, Fehler, fehlende Transaktionen und Betrug. Lass uns die durchgehen. Zeitliche Unterschiede. Manchmal ist eine Einzahlung oder eine Zahlung, die in Ihrer Buchhaltungssoftware aufgezeichnet wurde, nicht auf dem monatlichen Kontoauszug enthalten. Als Schecks die Hauptmethode waren, mit der Verkäufer und Mitarbeiter bezahlt wurden, war dies ein viel größeres Problem. Aber heute bedeutet die fast sofortige Kommunikation von Finanztransaktionen, dass die Verzögerung zwischen dem Verlassen eines Kontos und dem Erreichen eines anderen Kontos in Minuten oder Stunden gemessen werden kann, nicht in Tagen oder Wochen. Irrtümer. Haben Sie schon einmal Ziffern transponiert oder eine Zahl mit einem Fettfinger versehen? Jeder tut das. Oder vielleicht hat die Transaktion das falsche Konto erreicht. Vielleicht enthält die Excel-Tabelle, die Sie zur Berechnung des Journaleintrags verwendet haben, einen Formelfehler. Oder es könnte ein Bankfehler sein. Einige oder alle davon werden irgendwann im Leben eines jeden Unternehmens passieren. Wenn Sie Ihre Konten jedoch nicht regelmäßig abgleichen, erkennen Sie Fehler möglicherweise nicht, sobald sie auftreten. Fehlende Transaktionen. Egal wie fleißig das Buchhaltungsteam ist, manchmal geht eine Transaktion einfach durch das Raster. Versöhnung hilft, diese zu fangen. Betrug. Dies ist derjenige, der Geschäftsinhaber sowie Finanz- und Buchhaltungsfachleute nachts wach hält. Während einige Betrüger ein wahres Bösewicht an den Tag legen, wenn es darum geht, ihre Spuren zu verwischen, sind die meisten Diebe nicht so schlau. Wenn Sie sorgfältig auf Details achten und Abstimmungen durch jemanden überprüfen, der nicht mit diesem Konto arbeitet, können Sie viele Betrugsfälle erkennen.

Bankabstimmungen können Überziehungskredite verhindern

Nehmen wir an, Sie haben von dem neuesten Modell des Widget-Polierers für Ihr Unternehmen gesabbert. Der örtliche Händler bietet Ihnen einen Sonderpreis an, und Sie können diese Luxusmaschine für 12.000 USD heute für nur 8.000 USD erwerben. Gemäß Ihrem Online-Bankguthaben (auf das Sie sich verlassen, um Ihren Cashflow zu überwachen, da Ihre Buchhaltungssoftware nie ganz auf dem neuesten Stand zu sein scheint), haben Sie 10.000$ auf der Bank. Juhuu! Du meldest dich auf der gepunkteten Linie an und gehst mit deinem neuen Widget-Polierer raus. Später an diesem Tag erhalten Sie von Ihrer Bank eine dringende Nachricht, dass Ihr Konto um 5.000 USD überzogen ist. Warte, was? Dann erinnern Sie sich an den Scheck, den Sie letzten Monat für 7.000$ an einen Verkäufer ausgestellt haben. Wenn Sie regelmäßige Bankabstimmungen durchgeführt hätten, hätten Sie von diesem Scheck gewusst und müssten die Augen danach offen halten. Der Abgleich kann Ihnen helfen, Ihren Cashflow zu überwachen, damit Sie genug haben, um Ihre Geschäftsanforderungen abzudecken.

So führen Sie einen Kontoabgleich durch

Bevor wir mit dem Kontenabgleich beginnen, sollten wir einen Rückblick darauf werfen und darüber nachdenken, wer, was und wann der Abstimmungsworkflow sein soll.Wer: Die beste Person ist jemand, der mit den Arten von Transaktionen vertraut ist, die über ein Konto abgewickelt werden, aber nicht derjenige, der diese Transaktionen aufzeichnet. Neben dem internen Kontrollaspekt der Trennung der Aufzeichnungs- und Abgleichspflichten ist ein neuer Blick der beste Weg, um Fehler zu finden. In sehr kleinen Organisationen ist dies jedoch möglicherweise nicht möglich. Was: Generell sollte jedes Bilanzkonto mit einer Materialbilanz regelmäßig abgeglichen werden. Software für den Kontoabgleich mögen AutoRec macht den Abgleich so einfach, dass jedes einzelne Konto im Handumdrehen abgeglichen werden kann — und einiges davon kann automatisch erledigt werden. Aber zumindest sollten Bargeld-, Bankdarlehen- und Kreditkartenkonten regelmäßig abgeglichen werden. Unternehmen mit mehreren Einheiten müssen im Rahmen des Konsolidierungsprozesses konzerninterne Transaktionen abstimmen. Wann: Je nach Transaktionsvolumen muss der Abgleich möglicherweise monatlich, wöchentlich oder sogar täglich erfolgen. Häufige Abstimmungen bei großen Konten erleichtern den Transaktionsabgleich und tragen dazu bei, die Kontosalden fast in Echtzeit auf dem neuesten Stand zu halten. Monatliche Abstimmungen sollten so bald wie möglich nach dem Anmeldeschluss durchgeführt werden.

Die vier grundlegenden Methoden für den Kontoabgleich

Wussten Sie, dass es mehrere Möglichkeiten gibt, Ihre Buchhaltungsunterlagen abzugleichen? Die beste Methode hängt von der Art des Kontos ab, das Sie abgleichen. Wenn Sie jedoch keine Abstimmungssoftware verwenden, besteht der erste Schritt bei allen Methoden wahrscheinlich darin, Kontotransaktionen aus Ihrer ERP- oder Buchhaltungssoftware in eine Excel-Tabelle zu importieren.

Mit einem Kontoauszug, einer Kreditkartenabrechnung oder einem Kreditauszug abgleichen

Auf diese Weise werden die Kontensalden für diese Art von Konten abgeglichen. EIN Excel-Vorlage für den Bankabgleich kann Ihnen helfen, diesen Prozess schnell zu erledigen. Der Startpunkt ist immer der Endpunkt der letzten Versöhnung. Vergewissern Sie sich immer, dass der vorherige Abgleich noch funktioniert. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie die Zeit zurückdrehen oder den Audit-Trail überprüfen, um die Transaktion oder Transaktionen zu finden, die sich geändert haben. Sobald Sie einen soliden Ausgangspunkt haben, schauen Sie sich die Abstimmungsposten in den Endsalden der letzten Periode an. Gibt es ausstehende Zahlungen oder Gebühren, die in diesem Monat beglichen wurden? Häkchen Sie die auf beiden Seiten ab. Ordnen Sie als Nächstes die Einträge im Hauptbuch den Transaktionen auf dem Kontoauszug zu. Mengen, Daten und Beschreibungen helfen Ihnen dabei, sich zu orientieren. Kreuzen Sie Gegenstände an, während Sie sie zusammenbringen. Erschwerend kommt hinzu, dass ein Eintrag im Hauptbuch manchmal zwei oder mehr Einträgen in einem Kontoauszug entspricht oder umgekehrt. Diese können am Ende herausspringen, wenn alles andere abgehakt wurde. Suchen Sie abschließend nach den Transaktionen, die im Hauptbuch, aber nicht auf dem Kontoauszug stehen, und umgekehrt. Sind sie richtig? Ist das ein Zeitunterschied? Müssen Sie die Bankgebühren oder Kreditkartenzinsen im Hauptbuch verbuchen? Addieren und subtrahieren Sie diese nach Bedarf, bis beide Seiten übereinstimmen.

Mit Kontoaktivität abgleichen

Konten wie vorausbezahlte Ausgaben, aufgelaufene Einnahmen, aufgelaufene Verbindlichkeiten und einige Forderungen werden abgeglichen, indem die Posten überprüft werden, aus denen sich der Saldo zusammensetzt. Dies kann geschehen, indem eine Tabellenkalkulationsberechnung mit dem Saldo auf dem Hauptbuchkonto verglichen wird. Ein gängiges Beispiel, an das wir uns alle aus unseren Buchhaltungskursen erinnern sollten, ist die Prepaid-Versicherung. Nehmen wir an, die jährliche Versicherungsprämie von 6.000 USD wird am 1. Januar gezahlt. Das bedeutet, dass 6.000/12 $ = 500$ dieses Guthabens jeden Monat ausgegeben werden. Dann würden wir erwarten, dass der Saldo am 30. April 6.000 USD betragen würde - (4 x 500 USD) = 4.000 USD. Wenn das der Betrag auf dem Prepaid-Versicherungskonto ist, sind Sie fertig. Wenn nicht, müssen Sie möglicherweise einen anpassenden Tagebucheintrag veröffentlichen, um das richtige Gleichgewicht zu finden.

Mit Nebenbuchaktivität abgleichen

Forderungen, Verbindlichkeiten, Inventar und Anlagevermögen können in separaten Nebenbüchern oder Zeitplänen nachverfolgt werden. Einige Systeme zeichnen alle Transaktionen mit Bargeld in einem Hauptbuch auf, das als Kassenbuch bezeichnet wird. Um diese Konten abzugleichen, müssen Sie in der Regel einfach sicherstellen, dass der Saldo im entsprechenden Nebenbuch oder Zeitplan mit dem Saldo im Hauptbuch übereinstimmt.

Mit einem Rollforward abstimmen

Eigenkapitalkonten werden in der Regel durch einen Rollforward abgeglichen. Beginnend mit dem Endsaldo der Vorperiode addieren Sie alle Erhöhungen und subtrahieren Sie alle Abnahmen, um zum Endsaldo zu gelangen.

Versöhnung meistern

Versöhnung ist definitiv keine der aufregendsten Aufgaben überhaupt, aber es gibt keinen Nervenkitzel, der so ist, als Stunden — oder sogar Tage — damit zu verbringen, ein ungeheures Konto abzugleichen und die Zahlen perfekt aufeinander abzustimmen. Die zentrale Rolle, die der Abgleich dabei spielt, sicherzustellen, dass Ihre Zahlen stimmen, bedeutet, dass jeder, der mit Finanzdaten arbeitet, den Abstimmungsprozess beherrschen muss. Für ein kleines Unternehmen oder ein Konto mit sehr wenigen Transaktionen ist die Abstimmung möglicherweise keine Herausforderung. Aber bei Konten mit hohem Volumen — wie Bargeld in einem geschäftigen Unternehmen — müssen Sie möglicherweise mit Tausenden von Transaktionen rechnen. Diese Arbeit manuell zu erledigen ist gelinde gesagt mühsam und zeitaufwändig, und es ist leicht, Fehler zu machen. Erschwerend kommt hinzu, dass einige Transaktionen möglicherweise auf der einen Seite aufgeteilt werden, auf der anderen jedoch nicht.

AutoRec eilt zur Rettung

Anstatt jeden Monat Tage damit zu verbringen, Konten abzugleichen, FloQast AutoRec kann das in wenigen Minuten erledigen. AutoRec nutzt KI, um Transaktionen abzugleichen, unabhängig davon, ob es sich um eins zu eins, eins zu viele oder viele zu viele handelt. Im Gegensatz zu anderen Abstimmungssystemen müssen Benutzer bei AutoRec keine Regeln erstellen oder verwalten. Sie können es buchstäblich in wenigen Minuten einrichten und loslegen. Außerdem können Sie Genauigkeitsschwellenwerte festlegen, um zu bestimmen, ob die Transaktionen dem Cent entsprechen müssen oder ob eine Abweichung von beispielsweise 5% nahe genug ist. Probiere es aus und finde heraus, wie viel Zeit du jeden Monat sparen kannst.