Best Practices für Audits zum Jahresende — Machen Sie sich bereit, und schon kann es losgehen

Hinweis: Dies erschien ursprünglich am 6. Dezember 2017 im Sage Intacct Blog.Benutzerkonferenzen. Meiner Meinung nach sind sie eine der besten Möglichkeiten, alltägliche Aufgaben vorübergehend auf Eis zu legen, neu zu starten und all die praktischen (und zukunftsorientierten) Erkenntnisse zu nutzen, die ansässige Produktexperten, andere Kunden und Anbieter ergänzender Lösungen zu bieten haben. Und das jüngste Anwenderevent von Sage Intacct Advantage war eines der besten, wenn es darum ging, all das in Hülle und Fülle umzusetzen. Das FloqAst-Team bereitete sich auf Advantage vor, um konstruktive Einblicke und umsetzbare Vorschläge zu unserer Kernkompetenz zu liefern: wie Sie Ihnen helfen können, monatliche, vierteljährliche und jährliche Geschäftsabschlüsse schneller, genauer und ebenso kritischer zu machen — bereit für Audits. Da wir selbst Buchhalter sind, waren wir in der Lage, die Komponenten zu analysieren, die einen besseren Ansatz ausmachen, der Teamfähigkeit und Softwaretechnologie miteinander verbindet und sowohl strategische Planung als auch taktische Umsetzung umfasst. Vor einigen Wochen habe ich bei Sage Intacct Advantage eine Sitzung gehalten, die diesen Best Practices gewidmet war und ein Spektrum miteinander verbundener Abschluss- und Prüfungsthemen behandelte. Ich möchte sie hier mit Ihnen teilen. Ziel ist es, Ihnen und Ihrem Unternehmen einige neue Möglichkeiten zu bieten, Ihre bestehende Methodik zu betrachten und hoffentlich zu verbessern. Also, wo fangen wir an? Lassen Sie uns zunächst die Bereiche aufteilen, die wir genauer unter die Lupe nehmen und bewährte Verfahren prüfen, und dann anhand einiger häufig gestellter Fragen die einzelnen Bereiche etwas genauer untersuchen. Bei FloQastWir glauben, dass das Zusammenschluss aus vier Schlüsselkomponenten besteht: (1) Menschen, (2) Prozess, (3) Dokumente und (4) Versöhnungen.1. Leute:Hier muss die Mischung aus den Fähigkeiten und Kompetenzen Ihres Teams stimmen und auf Ihre speziellen organisatorischen Bedürfnisse abgestimmt sein. Dies wird sich ändern, wenn sich Ihre Anforderungen ändern und wachsen, aber einige allgemeine Richtlinien können Turbulenzen und Ineffizienzen vermeiden.

• Big-4-Skills oder Nicht-Big-4-Skills? Die „richtige“ Person für eine Rolle in der Buchhaltung kann die „beste“ Person, die Sie finden könnten, funktionell übertrumpfen. Unerfüllte Erwartungen der Teammitglieder an den Aufstieg und das Niveau ihrer täglichen Aufgaben können zu Unzufriedenheit und Mitarbeiterfluktuation führen.
• CPAs im Vergleich zu Nicht-CPAs? Ebenso ist angesichts Ihrer Mischung aus Aufgaben und Aufgaben nicht für jede Rolle ein CPA erforderlich. Tatsächlich kann das Wohl der Allgemeinheit mit einer Mischung aus Buchhaltern, Buchhaltern und Finanzmitarbeitern erfüllt werden, die alle erforderlichen Aufgaben angemessen einsetzen.
• Und Training? Stellen Sie sicher, dass Sie CPE-Kurse fördern, die Teilnahme an Benutzerkonferenzen (z. B. Advantage) genehmigen und dass Sie die Teilnehmer intern intern schulen, um sowohl umfassendere Kenntnisse als auch eine bessere Belegschaft zu erhalten.

2. Prozess:Eine robuste und umfassende Abschluss-Checkliste ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Arbeitsabläufe und standardisierte Abschlussprozesse vorhanden sind und für die Prüfung vorbereitet sind. So bleiben Sie Monat für Monat und Jahresende auf wiederholbare Weise auf dem Laufenden und fördern gleichzeitig die Zusammenarbeit und Transparenz.

• Was ist, wenn es keine Master-Checkliste gibt? Teile und herrsche oder konsolidiere, da die meisten Organisationen und Teammitglieder individuelle Aufgabenlisten erstellt haben, die kombiniert und verfeinert werden können, um ein umfassenderes Abschlussdokument zu erstellen. Außerdem ist hier ein Best Practice Checkliste schließen das ist kostenlos erhältlich.
• Was muss ich verfahrenstechnisch beachten? Gruppieren Sie zunächst Aufgaben nach Konten, z. B. Bargeld. Identifizieren und verfolgen Sie dann jeden, indem Sie ihm eine einfache, aber eindeutige ID zuweisen. Ziehen Sie ein T-Plus- oder Minus-System in Betracht, um das tatsächliche Abschlussdatum einfacher vor- oder zurückzurollen und die manuelle Pflege der Checklisten zu reduzieren.
• Sonst noch etwas? Vergessen Sie nicht, bei vierteljährlichen oder jährlichen Aktualisierungen Informationen über verzögerte Soft-Close zu formulieren, um sie zu melden. Stellen Sie sicher, dass Gegenstände, die vor- und herunterrollen, mit weichem oder festem Schließen versehen sind, ordnungsgemäß dokumentiert sind.

3. Dokumente:Mit dem Aufkommen digitaler Dokumente hat die Organisation der elektronischen Ordnerstruktur, die zur einfachen Speicherung und zum einfachen Zugriff verwendet wurde, mehrere Schemata angenommen. Die beliebteste und allgemein anerkannte bewährte Methode sind jedoch Strukturen, die eine monatliche Kategorisierung verwenden.

• Warum ist eine monatliche Kategorisierung am effektivsten? Hier bietet der Ablauf der Dokumentenhierarchie einen logischen und intuitiven Top-down-Ansatz, der mit der Geschäftseinheit beginnt und dann nach Jahr, Monat und Konto aufgeschlüsselt wird.
• Wie werden Dokumente kategorisiert? Zu den Dokumenten in der Unterkontenstruktur gehören Richtlinien- und Verfahrensdokumente (in der Regel DOC-Dateien), unterstützende Aufzeichnungen wie Kontoauszüge, Rechnungen und Verträge (häufig PDF-Dateien) sowie Abstimmungsdateien (klassische.xls-Arbeitsmappen).
• Was sind die Vorteile einer monatlichen Kategorisierung? Dieser Ansatz ermöglicht es allen Mitarbeitern, den Monatsabschluss ganzheitlich zu betrachten, den Überprüfungsprozess zu beschleunigen, zentralisierten und logischen Zugriff auf zugehörige Dokumente zu ermöglichen und gleichzeitig den Zeitaufwand für PBC-Anfragen zu reduzieren.

4. Versöhnungen:Bilanzausgleichungen sind der letzte Schritt, um die Bücher zu schließen, um Sie auf die erforderliche Finanzberichterstattung vorzubereiten und sicherzustellen, dass Sie prüfungskonform sind. Dadurch werden die Prüfungstätigkeiten vereinfacht und deren Abschluss beschleunigt.

• Was treibt die Notwendigkeit an, diesen Prozess zu standardisieren? An erster Stelle steht die Abstimmung in Ihrem gesamten Team, um sicherzustellen, dass alle zusammenarbeiten und transparent daran arbeiten, die Bücher abzuschließen.
• Welche anderen Aspekte muss ich berücksichtigen? Die Flexibilität der Abteilungen, einschließlich bilanzübergreifender Schulungen, wird die Überprüfungsverfahren rationalisieren, einen konsistenten Prozess zur Überprüfung der Arbeitsmappen ermöglichen und Fehler bei der Verknüpfung von Abstimmungen mit den Testbilanzen reduzieren.
• Ist Excel immer noch ein Faktor in meiner engen Gleichung? Zwar wurde die Verwendung von Excel bei laufenden engen Aktivitäten in einigen Diskussionen umstritten, aber aufgrund seiner Allgegenwart und Vertrautheit in der Finanzbranche ist es der De-facto-Standard für die Kommunikation zwischen Finanz-, Steuer- und Wirtschaftsprüfungsfachleuten.

Hoffentlich hilft Ihnen das, was wir auf der Sage Intacct Advantage vorgestellt und hier zusammengefasst haben, Ihren engen Managementprozess zu verbessern und Sie für jedes Audit startklar zu machen. Schauen Sie sich unseren aktuellen Leitfaden an Der definitive Leitfaden für effektives Close Management. Es ist eine wertvolle Lektüre, die sich eingehend mit den Dingen befasst, die Sie in Bezug auf bewährte Verfahren zur Implementierung eines effektiven engen Managements bei gleichzeitiger Sicherstellung der Auditbereitschaft berücksichtigen müssen.