Zoom floriert mit FloQast nach seinem erfolgreichen Börsengang und seinem explosiven Wachstum

In den letzten sechs Monaten hat sich das in der Bay Area ansässige Videokommunikationsunternehmen Zoom von einem branchenführenden Anbieter von Unified Communications, bei dem Video an erster Stelle steht, zu einem bekannten Namen für diejenigen entwickelt, die von der globalen Pandemie betroffen sind: Alle. Fast ein Jahr vor der Pandemie waren massive Schließungen erforderlich, sodass Menschen monatelang in ihre Häuser verbannt wurden, befand sich das Unternehmen in einer ausgezeichneten Situation. Mit einer Bewertung von 16 Mrd. USD hatte Zoom gerade einen der am meisten erwarteten Börsengänge seit Jahren abgeschlossen. Doch als die Nachfrage sprunghaft anstieg und das Unternehmen wuchs, war klar, dass das Buchhaltungsteam bestehende Prozesse weiterentwickeln musste, um dem schnellen Wachstum des Unternehmens gerecht zu werden. Durch die Implementierung von FloQast, um dem Monatsabschluss Struktur zu verleihen, war Zoom in der Lage, besser zwischen seinen international verteilten Buchhaltungsteams zu kommunizieren, die Einführung internes Kontrollumfeld zu erleichtern, um die SOX-Compliance-Anforderungen zeitnah zu erfüllen, und die Prüfungsbereitschaft sicherzustellen. Unterwegs war das Unternehmen in der Lage, seine Mitarbeiter aufgrund von COVID-19 nahtlos auf Telearbeit umzustellen, ohne die Prozesse zu beeinträchtigen, an deren Umgestaltung die Teams so hart gearbeitet hatten.

Erfolgreicher Börsengang, schnelles Wachstum erfordern neue Standards

Er kam kurz nach dem erfolgreichen Börsengang des Unternehmens zu Zoom, Head of General Ledger. Jeanne Du war ein wichtiger Teil der Entwicklung des Buchhaltungsteams zu einem erstklassigen Finanz- und Buchhaltungsteam. Um an diesen Punkt zu gelangen, identifizierte Zoom den Abschlussprozess Monatsabschluss als einen Bereich, der im Hinblick auf Umfang und Wachstum optimiert werden sollte. „Als börsennotiertes Unternehmen wussten wir, wie wichtig es ist, einen engen Zeitplan einzuhalten und alle Bereiche pünktlich zu schließen“, sagte Du. „Wir haben den Abschluss mithilfe von Google Sheets verfolgt, also mussten wir jeden Monat das entsprechende Google Sheet weiterleiten, sicherstellen, dass die Daten sinnvoll waren, und von dort aus alles überprüfen. Es war ein sehr manueller Prozess, insbesondere was die Kommunikation anbelangt.“

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„Da ich Checklisten nicht manuell weiterleiten und jede einzelne Person einzeln verfolgen musste, habe ich eine Menge Zeit gespart. Dadurch kann ich effizienter arbeiten — ich kann die Arbeitspapiere überprüfen, Transaktionen ins Hauptbuch übertragen und neue Mitarbeiter schulen.“

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Nach der Implementierung von FloQast hatte Jeanne mehr Zeit — und Bandbreite —, um in ihrer Rolle als Head of General Ledger strategischer zu handeln.

Festlegung der SOX-Konformität und Auswirkungen auf das Audit

Als das Unternehmen die vollständige SOX-Konformität sicherstellte, stellte das Buchhaltungsteam von Zoom fest, dass FloQast dazu beitragen könnte. „Wir kennzeichnen alle unsere Aufgaben im Zusammenhang mit internes Kontrollumfeld mit ‚SOX'“, sagte Du. „Es ist so einfach zu bedienen und bietet uns einen klaren Überblick über unsere wichtigsten Kontrollen.“ Im Laufe der Zeit erwies sich dies als Auswirkung darauf, wie das Unternehmen an die Jahresabschlussprüfung herangegangen ist. „Es hat sich definitiv darauf ausgewirkt, wie wir unser Audit organisieren“, sagte Du. „Unser internes Auditteam hat Zugriff und kann in die mit SOX markierten FloqAst-Ordner gehen und die benötigten Supportdateien abrufen. Wir können das Hin und Her rund um ein bestimmtes unterstützendes Dokument überflüssig machen — was viel mehr Zeit und Energie in Anspruch nimmt, als Sie denken würden. Es war sehr hilfreich.“

Mehr als nur enges Management

Der Abschlussprozess von Zoom Monatsabschluss hat sich seit der Implementierung zwar erheblich verbessert, aber Du sagte, dass ihr Team die Software nicht nur für die Verwaltung des Abschlusses verwendet. „Wir verwenden FloQast für viele verschiedene Dinge — nicht nur zum Schließen. Wir verwenden FloQast tatsächlich für die SEC-Berichterstattung. Wir haben eine Checkliste erstellt, in der die von uns auszuführenden Aufgaben und der Zeitplan für den SEC-Berichtsprozess zum Quartalsende aufgeführt sind. Was sind die Schritte zur Einreichung des SEC-Dokuments? Das ist alles in FloQast. „Ein wesentlicher Vorteil, den Zoom mit FloQast erlebte, war die Fähigkeit der Software, die Kommunikation zwischen Buchhaltungsabteilungen und Mitarbeitern in verschiedenen Ländern zu verbessern. Schon früh erkannte Zoom, dass dies dazu beitragen könnte, Buchhaltungsteams und funktionsübergreifende Teams zu vereinheitlichen, die sich auf Buchhaltungsabläufe wie Vertrieb, Eigenkapital, Gehaltsabrechnung und global verteilte Personalabteilung (HR) auswirken. Nach einigen Monaten erwies sich dies als noch wertvoller, als die gesamte Buchhaltungsabteilung als Reaktion auf die COVID-19-Pandemie auf Telearbeit umstellte.

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„FloQast bietet uns eine wunderbare Sicht, auch wenn alle an abgelegene Orte ziehen“, sagte sie. „Ich würde FloQast empfehlen, weil es uns effizienter gemacht hat und die Verwaltung des Close so viel einfacher gemacht hat. Es ist ein fantastisches Tool; wir lieben es.“

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„Buchhalter sind es gewohnt, ihren Kopf drehen und ihren Kollegen Fragen stellen zu können. Jetzt, wo wir remote sind, können wir das nicht mehr tun „, sagte Du. „FloQast ist super hilfreich, weil du Kommentare hinzufügen, Personen zuweisen und Benachrichtigungen in Echtzeit erhalten kannst. FloQast hat uns hervorragend dabei geholfen, von zu Hause aus zu arbeiten, ohne einen Takt auszulassen.“

Die Quintessenz

Angesichts der Tatsache, dass die Schließung zum Monatsende von acht auf fünf Tage verkürzt wurde und das Team in einem ungewöhnlichen Arbeitsumfeld, das ihre Leistung zu unterbrechen drohte, erfolgreich war, sprach Jeanne begeistert über die Erfahrungen des Unternehmens mit FloQast.