Centogene passt zum Monatsabschluss an die SOX-Konformität

CENTOGEN, ein Life-Science-Partner mit Sitz in Rostock, Deutschland, der sich auf die Diagnose von Patienten, das Verständnis von Krankheiten und die Beschleunigung der Präzisionsmedizin konzentriert, wollte seine Arbeitsabläufe zum Monatsende und zur Einhaltung der SOX-Vorschriften vereinfachen. Seit sich CENTOGENE für FloQast entschieden hat, hat das Unternehmen seine Compliance-nahen, Finanz- und SOX-Kontrollen in die Aufgaben integriert, um eine bessere Rechenschaftspflicht und Transparenz zu gewährleisten, und eine zentrale Informationsquelle sowohl für Finanz- und Führungsteams als auch für Wirtschaftsprüfer implementiert.

CENTOGENE wurde 2006 gegründet und ist stolz darauf, datengestützte Erkenntnisse zur Diagnose und Behandlung von Patienten mit seltenen und neurodegenerativen Erkrankungen auf der ganzen Welt zu nutzen. Nachdem er jahrelang erfolgreich die Buchhaltungs- und Compliance-Abteilung des Unternehmens geleitet hat, ist er Vizepräsident für Finanzen Mike Priebe stellte fest, dass seine Teams mit einer übermäßigen Abhängigkeit von manuellen Prozessen und veralteten Kommunikationssystemen zu kämpfen hatten. Diese Probleme verlangsamten den Prozess zum Monatsende, führten zu Problemen bei der Einhaltung der Vorschriften und hinderten die Mitarbeiter daran, Probleme effizient anzugehen.

Priebe suchte nach einer Lösung, die es seinem Team ermöglichen würde, die engen Prozesse von CENTOGENE zu digitalisieren, zeitaufwändige manuelle Aufgaben zu automatisieren und eine einzige, leicht zugängliche Informationsquelle zu schaffen, auf die die Mitarbeiter bei der Erledigung von Aufgaben zurückgreifen konnten. Als Teil dieser Anforderung wollte Priebe, dass die neue Lösung das SOX-Compliance-Management verbessert — indem die SOX-Kontrollen sowohl effizienter als auch einfacher und transparenter gestaltet werden.

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Die Teamzusammenarbeit hat sich verbessert und wir können jetzt von überall aus kommunizieren. FloQast gibt uns einen Überblick über Aufgaben, Notizen und Fortschritte, was den Abschluss insgesamt schneller und einfacher macht.“

— Michael Priebe, Vizepräsident, Finanzen

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„Vor FloQast haben wir unseren Monatsabschluss manuell mit Excel, E-Mail, Tabellenkalkulationen und gemeinsam genutzten Laufwerken verwaltet“, so Priebe. „Wir hatten keine einzige Informationsquelle, um die Kommunikation zu konsolidieren, was die Fertigstellung des Close erheblich erschwerte.“

‍Alexander Franke, Head of Accounting and Treasury, schloss sich Priebes Einschätzung an: „Unsere Hauptprobleme vor FloQast betrafen die Dokumentation der SOX-Prozesse sowie die Geschwindigkeit und Effizienz der Dokumentation während des Close. Mit FloQast erhalten wir einen strukturierteren Abschlussprozess und eine viel bessere Dokumentation.“

CENTOGENE Finanzkontrolle und SOX Manager Sina Schöpen wies auch auf die Herausforderungen des Unternehmens bei der SOX-Kontrolle hin und betonte die Bedeutung der Einfachheit.

„Wir waren auf der Suche nach einer digitalen Lösung, um unser SOX-Kontrollframework und die Transparenz auf eine für unsere Kollegen leicht verständliche Weise zu verbessern“, sagte Schopen. „Es ist ziemlich toll, dass FloQast Close mit FloQast Compliance Management verbunden ist, sodass wir Close-Aufgaben und SOX-Kontrollarbeiten im selben Tool überprüfen können.“

Einfaches Änderungsmanagement und SOX-Compliance-Bereitschaft

Verwenden FloQast für Microsoft, CENTOGENE ist in der Lage, Hauptbuchdaten aus Microsoft Dynamics 365 automatisch mit FloQAST-Tools zu synchronisieren. Diese Änderung hat es den Buchhaltungsteams ermöglicht, sofort den Rohbilanz zu aktualisieren, Erinnerungen an Prüfer zu senden und Abmeldungen zu verfolgen.

Priebe wies auf die Geschwindigkeit hin, mit der seine Teams den neuen Arbeitsablauf verstanden haben, und auf die daraus resultierenden Vorteile.

„Change Management ist viel einfacher, wenn die Mitarbeiter die Vorteile sofort erkennen können“, sagte Priebe. „Unsere Teammitglieder können die Reduzierung der E-Mails, die Nutzung geteilter Ordner und den zusätzlichen Zeit- und Arbeitsaufwand, der mit all dem einhergeht, sehen. Es ist also leicht zu verstehen, warum jeder FloQast schätzt.“

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Mit FloQast Compliance ist es für uns schneller und einfacher, die Verantwortung für die Kontrolle auf unsere Geschäftsprozessverantwortlichen zu übertragen und gleichzeitig den Überblick über den Teststatus und die Effektivität der Kontrollen zu behalten.“

‍— Sina Schopen, Finanzkontrolle und SOX-Manager

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Priebe hob auch hervor, wie wichtig es ist, Risikomanagement und Auditbereitschaft in derselben Lösung zu kombinieren: „FloQast als gemeinsame Lösung für unsere internen Teams und externen Auditoren zu haben, ist ein großer Gewinn. Wir arbeiten alle mit denselben zentralen, aktuellen Quellen, auf die leicht zugegriffen werden kann.“

Mit FloQast-Konformitätsmanagement, CENTOGENE war in der Lage, wichtige Finanzkontrollen in die Abschlussaufgaben zum Monatsende einzubetten, und hat einen klaren Überblick über die Inhaberschaft und Validierung der Kontrolle gewonnen. Franke beschrieb FloQast als die „ideale“ Lösung, um den Close zu beschleunigen und zu dokumentieren, während Schopen die Einfachheit und die verbesserte Rechenschaftspflicht der Plattform hervorhob:

„Es ist schneller und einfacher für uns, die Verantwortung für die Kontrollen unseren Geschäftsprozessverantwortlichen zu übertragen und trotzdem den Überblick über den Teststatus und die Effektivität der Kontrollen zu behalten“, so Schopen. „FloQast verbindet Close-Management und SOX-Compliance, sodass Kollegen ihre Close-Aufgaben erledigen und die SOX-Kontrolle mit demselben Tool erfüllen können.“

FloQast optimiert alle Aspekte von Finanzen und Compliance

Priebe und Schopen zögern, ein Lieblingsfeature der FloQast-Plattform herauszugreifen. Stattdessen weisen sie darauf hin, dass die allgemeine Zentralisierung von Aufgaben, Dokumentation und automatisierter Kontenabstimmung — in einer einzigen Informationsquelle — die größten Vorteile für ihr Unternehmen bietet.

„FloQast gibt uns einen Überblick über Aufgaben, Notizen und Fortschritte, was den Abschluss insgesamt schneller und einfacher macht“, so Priebe. „Die Zusammenarbeit im Team hat sich erheblich verbessert und wir können jetzt von überall aus kommunizieren.“

Für Franke ist das Dashboard von FloQast das wertvollste Feature der Plattform.

„Die Dashboards bieten einen zentralen Überblick über den gesamten Teamprozess, wer an welcher Aufgabe arbeitet und welche Termine mit diesen Aufgaben verbunden sind“, so Franke. „Mit FloQast haben wir mehr Kontrolle über den Monatsabschluss, da die Plattform den tatsächlichen Arbeitsstatus widerspiegelt.“

Priebe stellt fest, dass jedes CENTOGENE-Teammitglied von FloQast profitiert, unabhängig von seiner Rolle oder seinem Dienstalter, und dass die Steigerung des Vertrauens, der Produktivität und der Genauigkeit von allen gespürt wurde.

„Unsere Führungskräfte erhalten schnellere Einblicke, wir können intelligenter arbeiten und es ist ein besseres Gesamterlebnis für das Team“, sagte Priebe. „FloQast hat uns ein besseres Arbeitsumfeld gegeben, sodass wir uns mehr auf unsere Mission konzentrieren können, denjenigen, die sie brauchen, lebensverändernde Antworten zu geben.“