Venafi, market leader for cybersecurity, reduced by floQast the time until to abschluss to 33%

Venafi, der Erfinder des maschinellen Identitätsmanagements, unterstützt die anspruchsvollsten, sicherheitsbewusstesten Organisationen der Welt, darunter Krankenversicherungen, Fluggesellschaften, Kreditkartenunternehmen und Banken. Als der Börsenschluss zum Monatsende auf 15 Geschäftstage anstieg, nutzte Venafi Mittel aus einer strategischen Wachstumsinvestition der Private-Equity-Firma Thoma Bravo, um FloQast Close zu implementieren. Automatisierte NetSuite-Abstimmungen, integrierte E-Mail-Signoffs und Dashboards mit Schnellübersichten für Aufgaben haben den Monatsabschluss um fünf Arbeitstage verkürzt und den Finanzverantwortlichen von Venafi die Gewissheit gegeben, dass ihre Zahlen korrekt, korrekt und pünktlich sind — jeden Monat.Jordan Livingston und seine Kollegen aus der Buchhaltung bei Venafi, dem Erfinder der Software für maschinelles Identitätsmanagement, hatten genug vom Stress und der Hektik des Monatsabschlusses. „Wir hatten zu viele hochrangige Prüfer, die mit Tabellenkalkulationen arbeiteten, und wir fragten uns ständig: ‚Waren die Konten aktuell und abgesegnet, oder hat jemand vergessen, das zu tun? '“ sagte Livingston. „Wir haben NetSuite ein- und ausgewechselt, um die Salden zu überprüfen, und es war stressig, anstrengend und hat viel zu viel Zeit in Anspruch genommen.“ Livingston, CPA und Corporate Controller bei Venafi, hilft bei der Leitung eines 30-köpfigen Teams im Finanzbereich des in Salt Lake City ansässigen Anbieters von Cybersicherheitslösungen. Als sich der Monatsende auf 15 Arbeitstage erstreckte, wusste er, dass er handeln musste — und dass FloQast die beste Lösung auf dem Markt war. „Wir haben sowohl BlackLine als auch FloQast ausgiebig evaluiert, da viele von uns aus dem Bereich der öffentlichen Buchhaltung kamen und Erfahrung mit beiden Plattformen hatten“, sagte Livingston. „Nach Abschluss unseres Forschungsprozesses haben wir uns für FloQast entschieden, da es beispiellose Vorteile bietet. Die nahtlose Integration mit NetSuite und die integrierte Tabellenkalkulationskonnektivität ermöglichten es uns, unsere vorhandenen Closing-Tools problemlos zu nutzen und so ein problemloses Erlebnis zu gewährleisten. Darüber hinaus waren die benutzerfreundliche Oberfläche und die intuitive Navigation wichtige Faktoren, die das Geschäft für uns besiegelten.“

„Die beste Implementierung, an der ich je bei Venafi teilgenommen habe“

Livingston lobte die Erfahrung mit der Implementierung und Einrichtung von FloQast und betonte die Bedeutung eines reibungslosen und schnellen Implementierungsprozesses. „Implementierungen können wie Nägel an einer Tafel sein“, sagte er, „aber mit FloQast war es ehrlich gesagt eine der besten Implementierungen, an denen ich bei Venafi teilgenommen habe. Ich war angenehm überrascht, dass wir in weniger als 30 Tagen einsatzbereit waren. „Die unmittelbaren Auswirkungen von FloQast auf das Finanzteam von Venafi waren erheblich. Der größte Vorteil und die Zeitersparnis war der Wegfall mehrerer manueller Testsaldenimporte pro Tag. „Das Wichtigste für uns war die Sichtbarkeit und der Wegfall von Nacharbeiten“, sagte Livingston. „Lassen Sie sich nicht mehr von Last-Minute-Eingaben oder Testsalden alle zwei Stunden überraschen, um unsere Tabellen zu aktualisieren und zu sehen, was sich geändert hat. Die Dashboards sagen uns genau, wo wir uns befinden und was für den Tag getan werden muss. „Und weil Livingston automatische E-Mail-Benachrichtigungen von FloQast erhält, wenn ein Rohbilanz nicht synchronisiert ist mit NetSuite, er macht sich keine Sorgen mehr über Fehler und Auslassungen aufgrund defekter Tabellenkalkulationslinks. Livingston betonte, dass die FloqAst-Funktion, die ihn warnt, wenn ein von ihm unterzeichneter Abgleich in NetSuite geändert wurde, für seinen Seelenfrieden absolut unerlässlich ist. Er erklärte: „Es ist die eine Sache, ohne die ich nicht leben könnte. Vorher machte ich mir ständig Sorgen, dass etwas übersehen wurde oder dass ich zurückgehen und alles noch einmal überprüfen musste.

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„Mit FloQast muss ich mir nichts merken oder wiederholt überprüfen. Das System benachrichtigt mich einfach automatisch per E-Mail. Ich kann nicht ausdrücken, wie sehr das meine Angst vor dem Ende verringert hat. Es ist wirklich ein Wendepunkt.“

- Jordan Livingston, CPA und Unternehmenscontroller

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Unterstützung für Buchhalter, durch Buchhalter

Laut Livingston hebt sich FloQast durch beispiellosen Support von der Konkurrenz ab, da 80 Prozent der Accounting Success Manager geschulte Buchhalter sind, die ihren Kunden reaktionsschnelle und erstklassige Unterstützung bieten können. Darüber hinaus schwärmte Livingston von der FloQast-Kundenerfolg Teams und sagte, er finde es erfrischend, Gespräche mit Menschen zu führen, die seine Arbeit wirklich verstehen und sich mit seinen Herausforderungen identifizieren können, anstatt das Gefühl zu haben, mit jemandem zu sprechen, der noch nie in seiner Lage war. „Es ist, als hätte ich einen vertrauenswürdigen Berufskollegen oder einen Branchenexperten in meinem Netzwerk, an den ich mich wenden kann, um Hilfe zu erhalten“, sagte er. Diese Erfahrung aus erster Hand mit Buchhaltung und Finanzen macht die Kundenerfolgsteams von FloQast zu einem wichtigen Verkaufsargument für Livingston. Der kollaborative Charakter seiner Buchhaltungsabteilung wurde ebenfalls positiv beeinflusst. Teammitglieder können jetzt sofort den Status aller Aufgaben und Notizen einsehen und ihre Notizen und Updates hinzufügen, egal wo sie gerade arbeiten. Das Venafi-Team hat die Schließzeit von 15 auf 10 Tage reduziert. Und obwohl der größte Teil dieser Zeitersparnis auf schnellere Überprüfungen, Abstimmungen und Freigaben durch das Buchhaltungsteam zurückzuführen ist, ergeben sich auch Produktivitätsvorteile bei der Zusammenarbeit mit internen und externen Auditoren. Laut Livingston ist es jetzt mit FloQast ein viel schnellerer Prozess, Prüfern Beweise für Abnahmen und Kontrollen vorzulegen. Die mit einem Zeitstempel versehenen Daten und Namen sind in der Software übersichtlich organisiert, sodass Prüfer sie leichter überprüfen können und weniger Informationen manuell in Tabellenkalkulationen eingeben müssen. In der heutigen Wirtschaftslage, in der Unternehmen unter ständigem Druck stehen, schlanke Abläufe aufrechtzuerhalten und Wachstumsmargen zu überprüfen, ist die Fähigkeit, Prozesse zu rationalisieren und unnötige Neueinstellungen zu vermeiden, von entscheidender Bedeutung. Livingston stellt fest, dass FloQast es dem Buchhaltungsteam von Venafi ermöglicht hat, schlank und effizient zu bleiben, obwohl Umsatz und Nachfrage exponentiell gestiegen sind.

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„Unser Prozess hat sich mit FloQast erheblich verbessert, und das hat dazu beigetragen, dass unser Team die erhöhte Arbeitsbelastung bewältigen kann, ohne mehr Personal einstellen zu müssen. Wir sparen absolut Zeit, wahrscheinlich eine halbe Mitarbeiterzahl oder mehr, gemessen an den Arbeitsstunden.“

- Jordan Livingston, CPA und Unternehmenscontroller

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