More efficiency and visible: The success by Bazaarvoice with FloQast

Bewältigung operativer Herausforderungen

Als das Unternehmen in Private-Equity-Besitz überging, Bazaarvoices Das Buchhaltungsteam wollte die Effizienz steigern, die Zusammenarbeit zwischen Teams in mehreren Zeitzonen optimieren und einen besseren Überblick über Arbeitsabläufe schaffen. Ihre bestehenden Finanzprozesse — und die Lösung, die sie eingeführt hatten — erschwerten es jedoch, diese Ziele zu erreichen.

Viele Aufgaben, wie Abstimmungen und Monatsabschlüsse, erforderten manuelle Eingriffe, die den Fortschritt verlangsamten. Bei der Zusammenarbeit fehlte es an Klarheit, und Verzögerungen in wichtigen Arbeitsabläufen traten oft unerwartet auf. Die Unternehmensleitung erkannte schnell die Notwendigkeit einer effektiveren Lösung zur Verbesserung von Effizienz und Sichtbarkeit.

„Wir hatten es mit Arbeitsabläufen zu tun, die sich inkonsistent anfühlten, und es war klar, dass wir eine bessere Methode zur Verwaltung unserer Abläufe brauchten“, sagte Amber Moss, Vizepräsidentin, Unternehmenscontroller.

Nach mehr als sieben Jahren, in denen das Buchhaltungsteam auf BlackLine vertraut hatte, erkannte das Buchhaltungsteam, dass seine Grenzen es behinderten. Obwohl die Plattform ursprünglich implementiert wurde, um die SOX-Compliance-Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen, fehlte ihr die Flexibilität, um sich an die dynamischen und schnelllebigen Anforderungen des durch Private Equity abgesicherten Eigentums anzupassen.

„Als wir wuchsen, wurde BlackLine immer schwieriger zu bedienen“, erklärte Amber. „Selbst grundlegende Aktualisierungen wie das Anpassen von Abstimmungen waren mit erheblichem Aufwand verbunden und erforderten oft IT-Support. Es wurde nicht für die Geschwindigkeit und Anpassungsfähigkeit gebaut, die wir brauchten.“

Umstellung auf FloQast

Bazaarvoice begann mit der Suche nach einer Lösung, die es ihnen ermöglichen würde, ineffiziente Arbeitsabläufe zu überarbeiten und gleichzeitig bestehende Tools wie Excel zu nutzen. FloQast erwies sich aufgrund seiner Flexibilität und Fähigkeit, Störungen während der Implementierung zu minimieren, schnell als die ideale Wahl.

„FloQast zeichnete sich dadurch aus, dass wir unsere Prozesse nicht komplett neu erfinden mussten“, teilte Amber mit. „Wir könnten weiterhin Excel als Grundlage für Abstimmungen verwenden, aber jetzt war alles strukturierter und effizienter.“

Der Implementierungsprozess verlief schnell und reibungslos und erforderte nur eine geringe Beteiligung der IT-Abteilung. Dadurch konnte das Team seine Arbeitsabläufe ohne zusätzliche Komplexität umstellen, was zu sofortigen Leistungsverbesserungen führte.

„Anstatt Zeit damit zu verschwenden, sich auf den neuesten Stand zu bringen, fühlte es sich ganz natürlich an, FloQast sofort zu verwenden“, sagte Amber. „Wir konnten uns fast sofort darauf konzentrieren, intelligenter zu arbeiten.“

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Als wir wuchsen, wurde BlackLine immer schwieriger zu bedienen. Selbst grundlegende Aktualisierungen wie das Anpassen von Abstimmungen waren mit erheblichem Aufwand verbunden und erforderten häufig IT-Support. Es wurde nicht für die Geschwindigkeit und Anpassungsfähigkeit gebaut, die wir brauchten.“

— Amber Moss, VP, Unternehmenscontroller

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Rationalisierung von Private-Equity-Beteiligungen

Eine der wichtigsten Stärken von FloQast war die Fähigkeit, einen besseren Überblick über den täglichen Betrieb zu bieten und den Abschlussprozess zu rationalisieren. Für ein von Private Equity finanziertes Unternehmen wie Bazaarvoice waren klare, zuverlässige Berichte und schnellere Bearbeitungszeiten erforderlich, um den Erwartungen der Unternehmensleitung und der Anleger gerecht zu werden.

„FloQast hat es uns so viel einfacher gemacht, zu verfolgen, was in jeder Phase unseres Abschlusses passiert ist“, bemerkte Amber. „Wenn etwas aus der Bahn gerät, konnten wir es identifizieren und sofort reparieren, was uns viel Zeit spart.“

Mit FloQast verkürzte das Team seinen Abschlusszeitraum um drei Tage und erreichte einen Acht-Tages-Abschluss, ohne dass zusätzliche Mitarbeiter benötigt wurden. Diese operative Agilität erfüllte nicht nur die Erwartungen der Anleger, sondern verbesserte auch die teamübergreifende Ausrichtung.

Ein weiterer Bereich, in dem sich FloQast als unschätzbar erwies, war die Schaffung eines reibungsloseren, effizienteren Zusammenarbeitsprozesses zwischen Teams. „Wir verschwenden keine wertvolle Zeit mehr damit, Updates nachzuverfolgen oder Missverständnisse zu beheben“, erklärte Amber. „FloQast stellt sicher, dass alle an einem Strang ziehen, was einen spürbaren Unterschied in unserer Arbeitsweise gemacht hat.“

Warum FloQast die bessere Wahl war

Im Vergleich zu BlackLine, das für das Team immer komplexer und umständlicher geworden war, bot FloQast eine unkomplizierte und anpassungsfähige Lösung. Das Excel-freundliche Design der Plattform ermöglichte es dem Buchhaltungsteam, vertraute Arbeitsabläufe beizubehalten und gleichzeitig die wichtigsten Ineffizienzen zu beheben.

„BlackLine hatte immer das Gefühl, dass unnötige Schritte hinzugefügt wurden“, teilte Amber mit. „FloQast hingegen ergänzte die Art und Weise, wie wir bereits gearbeitet haben, und hat unser Leben einfacher gemacht. Es war ein Kinderspiel.“

Funktionen wie Varianzanalyse und Aufgabenverfolgung verschafften dem Team ein neues Maß an Transparenz, das sowohl die Produktivität als auch das Vertrauen in die Abläufe erhöhte. Anstatt Stunden damit zu verbringen, fehlerhafte Arbeitsabläufe zu reparieren, könnte sich das Team auf wichtigere Prioritäten konzentrieren, einschließlich strategischer Planung und Prozessverbesserung.

„Es ist intuitiv und flexibel, genau das, was wir brauchten“, bemerkte Amber. „Es ermöglicht meinem Team, effizient zu arbeiten, unabhängig davon, ob wir die Bücher schließen oder die nächste Geschäftsphase planen.“

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FloQast zeichnete sich dadurch aus, dass wir unsere Prozesse nicht komplett neu erfinden mussten. Wir könnten weiterhin Excel als Grundlage für Abstimmungen verwenden, aber jetzt war alles strukturierter und effizienter.“

— Amber Moss, VP, Unternehmenscontroller

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Der anhaltende Einfluss von FloQast

FloQast ist zu einem grundlegenden Tool für Bazaarvoice geworden, das es dem Team ermöglicht, betriebliche Exzellenz aufrechtzuerhalten und gleichzeitig das schnelle Tempo der von Private Equity unterstützten Operationen zu unterstützen. Die Plattform steigert weiterhin die Effizienz, bringt Klarheit in die Arbeitsabläufe und stellt sicher, dass das Team seine Ziele stets im Blick hat.

„FloQast ermöglicht es uns, konsistente Ergebnisse mit weniger Herausforderungen zu erzielen“, sagte Amber. „Es hat uns geholfen, unsere Prozesse so zu organisieren, dass wir wachsen können, ohne etwas zu verpassen.“

Mit der Fähigkeit, ihre Finanzgeschäfte zu skalieren und den sich ändernden Erwartungen gerecht zu werden, ist Bazaarvoice gut positioniert, um weiterhin erfolgreich zu sein. FloQast hat es dem Team ermöglicht, selbstbewusst zu arbeiten und sich auf die Wertschöpfung zu konzentrieren, anstatt Zeit mit der Verwaltung veralteter Prozesse zu verschwenden.

„FloQast gab uns die Tools, die wir brauchten, um intelligenter zu arbeiten und die Nase vorn zu haben“, schloss Amber. „Es war ein unschätzbarer Partner, der uns dabei geholfen hat, unsere Ziele zu erreichen.“

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