Schnellere, einfachere Buchhaltung: Die Automatisierungsreise von GWI

GWI ist eine globale Verbraucherforschungsplattform. Es bietet sofortigen Zugriff auf Daten, die die Ansichten, Verhaltensweisen und Interessen von 3 Milliarden Verbrauchern in über 50 Märkten repräsentieren. Das 2009 gegründete Unternehmen beschäftigt heute über 500 Mitarbeiter in seinen 5 Büros in London, New York, Prag, Athen und Singapur.

Dieses Wachstum und der wachsende Kundenstamm des Unternehmens trugen zu den Herausforderungen bei der monatlichen und jährlichen Rechnungslegung bei GWI bei und veranlassten das Finanzteam, eine Prozess der digitalen Transformation. Um mit dem sich wandelnden professionellen Umfeld Schritt zu halten, benötigte GWI eine Buchhaltungsplattform, die das gleiche Maß an Prozessfunktionalität bot und gleichzeitig komplexe Arbeitsabläufe rationalisierte und reibungsloser machte.

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Unser Close war vorher ziemlich manuell. Eines unserer wichtigsten Teamziele war es, die Anzahl der Schließtage zum Monatsende zu reduzieren. Deshalb suchten wir nach verschiedenen Möglichkeiten der Automatisierung.“

— Emmy Gaulter, Leitender Finanzmanager

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Vor FloQast

Vor FloQast verließ sich GWI bei der Verwaltung seiner Bücher auf ein manuelles System. Dieses System verlangte von den Teammitgliedern, Tabellenkalkulationsdokumente für jede neue Abrechnungsperiode zu erstellen und zu aktualisieren und per E-Mail zu kommunizieren, um die Zusammenarbeit und die Unterzeichnung zu erleichtern. Als das Unternehmen ein kommerzielles Wachstum verzeichnete, skalierten und wurden seine finanziellen Arbeitsabläufe immer komplexer, wodurch wichtige Buchhaltungsaufgaben zeitaufwändiger und anfälliger für Verzögerungen wurden und das 15-köpfige Kernfinanzteam zunehmend unter Druck geriet.

GWIs Emmy Gaulter, leitende Finanzmanagerin hob die Komplexität des Geschäftsabschlusses als eine der wichtigsten Herausforderungen für seine Buchhalter hervor, nicht zuletzt aufgrund der Verzögerungen, die Änderungen der monatlichen Zahlen mit sich bringen würden:

„Es gab viele Arbeitspapiere und verschiedene Teammitglieder, die an verschiedenen Abstimmungen arbeiteten. Jedes Mal, wenn eine Aktualisierung erforderlich war, musste ich einen Rohbilanz manuell erneut ausführen, um zu überprüfen, ob der Saldo korrekt war, bevor ich ihn an den Finanzleiter weiterleitete. Es kann sehr zeitaufwändig sein, insbesondere am Stichtag zum Monatsende.“

Die Zusammenarbeit war auch in diesem manuellen System eine Herausforderung, da die Teams für Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung Korrekturen und Überarbeitungen an Arbeitsdokumenten per E-Mail kommunizierten. Dieser Ansatz könnte zu langen Diskussionen per E-Mail führen, was es den Teammitgliedern erschweren würde, wichtige Informationen abzurufen.

GWI wollte zunächst nach Softwaretools suchen, um die Probleme bei der manuellen Schließung zu lösen, erkannte aber später, dass eine umfassende digitale Transformation wäre vorteilhafter - und beschloss daher, mit einer Close-Management-Lösung so viel wie möglich zu automatisieren. Das Finanzteam setzte sich das konkrete Ziel, die monatliche Abschlusszeit zu verkürzen, und begann, nach verfügbaren Plattformen zu suchen, um ein klares Bild davon zu bekommen, was mit der Softwareintegration möglich wäre.

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Ich glaube nicht, dass wir zu dem Zeitpunkt wussten, wie nützlich Automatisierung sein würde, bis wir die Details mit FloQast durchgegangen sind.“

‍— Emmy Gaulter, Leitender Finanzmanager

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Implementierung von FloQast

In einem überfüllten Markt hob sich FloQast gegenüber GWI durch seine Einfachheit und allgemeine Funktionalität hervor. Emmy merkte jedoch auch an, dass die Unterstützung durch das FloQast-Team entscheidend für die Entscheidung von GWI war, sich für die Plattform zu entscheiden — und ein Faktor, der den Übergangsprozess „super reibungslos“ gestaltete.

Emmy leitete die GWI FloQast-Implementierung im zweiten und dritten Quartal 2023. GWI führte zunächst die Close-Management-Lösung von FloQast mit einer Entität als Testlauf ein und integrierte dann in der nächsten Phase die verbleibenden Einheiten.

Mit FloQast Close das Management GWI war einsatzbereit und integrierte in den darauffolgenden Monaten weitere Effizienztools, darunter die Funktionen Amortisation und automatische Abgleichung. Seitdem hat das Buchhaltungsteam mehr Arbeitspapiere und den Abschreibungsabgleich für kleinere Unternehmen in das neue System integriert, um so viel wie möglich zu automatisieren. Emmy hob die Auswirkungen von hervor Die AutoRec-Funktion von FloQast zu Bankabstimmungen, wobei darauf hingewiesen wurde, dass das Team die monatlichen Zahlen jetzt in Sekundenschnelle aktualisieren kann, ohne den gesamten Vorgang erneut ausführen zu müssen.

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Es sah einfach sehr benutzerfreundlich aus. Es sah genau so aus, wie wir es brauchten. Das Team hat uns auch sehr gut gefallen. Du hast uns mehr Zeit gegeben. Das waren die Hauptgründe, warum wir uns für FloQast entschieden haben.“

‍— Emmy Gaulter, Leitender Finanzmanager

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Außerhalb von Close nutzt das GWI-Team FloQast, um die Finanzfunktion auf andere Weise zu rationalisieren, einschließlich der Erstellung von Checklisten, der Erleichterung der Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern, der Integration von Instant Messaging und der Erhöhung der Sichtbarkeit und Verantwortlichkeit für Aufgaben und Arbeitsabläufe.

GWIs Ablauf Audit hat auch von der FloQAST-Implementierung profitiert, da ein manueller E-Mail-gestützter Genehmigungsprozess zugunsten einer automatisierten Auditkontrollfunktion für Ersteller und Prüfer abgeschafft wurde. FloQast ermöglicht es GWI-Buchhaltern auch, vollständige E-Mail-Berichte herunterzuladen, um sie den Prüfern zu zeigen, und spezielle Audit-Checklisten zu erstellen.

Ein fortlaufender Prozess

Die Einfachheit der FloQAST-Tools hat die Plattform zu einem integralen Bestandteil der täglichen Buchhaltung von GWI gemacht und die Ergebnisse geliefert, nach denen das Team gesucht hat — nicht zuletzt Reduzierung der Abschlusszeit von 10 auf 8 Tage. Im Nachdenken über diesen Fortschritt betonte Emmy die Auswirkungen von Der Kundensupport von FloQast über den Erfolg der digitalen Transformation: „Das Training, das FloQast anbietet, ist sehr klar“, sagte Emmy. „Sie haben Online-Ressourcen. Unser Berater war großartig. Du kannst jederzeit einen Anruf entgegennehmen.“

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Ich habe in früheren Rollen einige Systeme implementiert, und FloQast ist wahrscheinlich die einfachste Integration, die ich je gemacht habe. Nach der Schulung konnte ich es selbst dem breiteren Finanzteam vorstellen.“

— Emmy Gaulter, Leitender Finanzmanager

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Der Automatisierungsprozess von GWI ist noch nicht abgeschlossen und beinhaltet Pläne, mehr Buchhaltungsabläufe zu integrieren und einen noch kürzeren Abschluss zu erzielen. Emmy und ihr Team haben einen Großteil der täglichen Finanzabteilung verändert und sind sehr daran interessiert, die FloQast-Plattform weiter voranzutreiben: „Von Nachwuchskräften bis hin zum VP of Finance kann jeder die Vorteile erkennen. Wir sind sehr gespannt, was FloQast zu bieten hat, und herauszufinden, ob neue Funktionen herauskommen, die uns helfen können.“