FloQast ReMind glättet Knicke und bringt Transparenz in den abteilungsübergreifenden Buchhaltungsprozess von PulteGroup

Zwischen Schule, Audit und Industriearbeit verbringen Buchhalter Tausende von Stunden damit, ihren Beruf zu erlernen. Angesichts der kollektiven Erfahrung und des Fachwissens in einem Buchhaltungsteam ist das so trivial — und doch wichtig! — Aufgaben wie das monatliche Versenden von Folge-E-Mails und Anfragen an eine Vielzahl von Abteilungen sind sowohl zeitaufwändig als auch fehlerbehaftet. Als von Buchhaltern gegründetes Unternehmen ist sich FloQast dieser Situation bewusst und hat versucht, eine Lösung zu finden. FloQast ReMind ist eine Ergänzung zum Request Management Workflow zu FloQast Close, die es Teams ermöglicht, den Abschluss zu beschleunigen, ohne zusätzlichen Stress zu verursachen oder die Genauigkeit zu beeinträchtigen. Für PulteGroup, eines der größten Hausbauunternehmen der Welt, bot FloQast REMind eine Möglichkeit, den Umfang der administrativen Informationsbeschaffungsaufgaben zu reduzieren und gleichzeitig die Konsistenz und Genauigkeit zu erhöhen. Letztlich konnten die Buchhalter des Unternehmens so weniger Zeit damit verbringen, Informationsanfragen (und deren Nachverfolgung) zu erstellen und zu senden und mehr Zeit proaktiv auf die regulären Buchhaltungsabläufe zu richten.

Es braucht ein Dorf

Das Buchhaltungsteam von PulteGroup mit Hauptsitz in Atlanta besteht aus über 80 GL-Buchhaltern und arbeitet monatlich mit 28 verschiedenen Abteilungen und deren Finanzteams zusammen. Um den Überblick über den Monatsabschluss zu verbessern, implementierte das Unternehmen die Automatisierungslösung für Buchhaltungsabläufe von FloQast und sah fast sofort Ergebnisse.

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Unsere Implementierung verlief sehr schnell „, sagte Geena Lewis, Managerin der NSS Accounting Services Group. „Unser Customer Success Manager war unglaublich und wir haben mit dem FloQast-Supportteam zusammengearbeitet, um einen sehr detaillierten Plan in Bezug auf Zieldaten und Erwartungen zusammenzustellen. Die allgemeine Transparenz war fantastisch.“

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Laut meiner letzten E-Mail...

Bei so vielen Abteilungen und der schieren Anzahl von Stakeholdern war es von entscheidender Bedeutung, für das Buchhaltungsteam eine einheitliche Methode zur Rationalisierung des Informationsanforderungsprozesses zu schaffen. Das einzige Problem: Es gab keins. Wie bei Buchhaltungsteams auf der ganzen Welt war das Anfordern von Informationen und die unvermeidliche Welle von Follow-ups und Mahnungen ein hochgradig manueller Prozess.

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Ich kann nachschauen, ob eine Einzelperson mit einem Unternehmen unserer Größe zusammenarbeitet. Bei ReMind ist die massenhafte Erfassung der Antworten von entscheidender Bedeutung. Mit den Templates können Sie alle zusätzlichen Daten erfassen, die Sie benötigen. Die Tatsache, dass alle Daten auf einem Blatt zusammengefasst werden, spart so viel Zeit.“

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„Jede Woche müssen wir diesen Cashflow an unser Treasury-Team senden, was bedeutet, dass wir mehrmals im Monat [Informationen] von unseren 28 verschiedenen Abteilungen anfordern müssen. Die Reaktionen der Abteilungen waren sehr sporadisch und haben allen viel zusätzliche Arbeit beschert „, sagte Geena. „Jetzt können wir Anfragen über ReMind senden und alle Informationen zusammenfassen.“

Die Quintessenz

Geena sagte zwar, dass ihr Team schon immer zukunftsorientiert war, aber sie räumte ein, dass der Einsatz einer Lösung wie ReMind die Art und Weise, wie Teammitglieder sowohl an neue Herausforderungen als auch an alte, unvollkommene Workarounds herangehen, grundlegend verändert hat. „Wir denken ständig über neue Möglichkeiten nach, ReMind zu nutzen“, sagte sie. „Es gibt 28 verschiedene Abteilungspartner, an die Sie sich wenden können, und die Möglichkeit, ReMind zu nutzen, um all das Hin und Her zu vermeiden, ist ideal. Ich kann eine Nachricht erstellen und sie massenhaft versenden. Wir sind wirklich in der Lage, die Antworten auf aggregierter Ebene zu überwachen und dann viele Zwischenhändler in Gesprächen zu eliminieren.“

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Jede Woche müssen wir diesen Cashflow an unser Treasury-Team weiterleiten, was bedeutet, dass wir mehrmals im Monat [Informationen] von unseren 28 verschiedenen Abteilungen anfordern müssen. Die Reaktionen der Abteilungen waren sehr sporadisch und haben allen viel zusätzliche Arbeit beschert „, sagte Geena. „Jetzt können wir Anfragen über ReMind senden und alle Informationen zusammenfassen.“

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Auf die Frage, ob sie ReMind anderen Buchhaltungsabteilungen empfehlen würde, brachte Geena es auf den Punkt. „Ich würde ReMind auf jeden Fall weiterempfehlen“, sagte sie. „Es gibt nichts Schlimmeres, als Anfragen zu senden und zu wissen, dass die Sache immer noch auf Ihrer To-Do-Liste steht, weil Sie sicherstellen müssen, dass Sie darauf zurückkommen. Die Möglichkeit, es so einzustellen, dass das Tool selbst die Leute daran erinnert und diese Antworten sammelt, bietet Sicherheit, und wer würde das nicht wollen?“