GetYourGuide automatisiert Abstimmungen und reduziert den Monatsabschluss mit FloQast um über 50%

In Berlin ansässig GetYourGuide, die weltweit führende Plattform zum Entdecken und Buchen von Reiseerlebnissen, kämpfte sich bis zum Monatsende — für 16 internationale Unternehmen — mit einer Sammlung unzusammenhängender Tabellen, Checklisten und manueller Abstimmungen durch, bis sie FloQast fand. Jetzt erhält das Buchhaltungsteam von GetYourGuide in Echtzeit den Status wichtiger Abschlussaufgaben, weiß genau, wer an ihnen arbeitet, und hat die Gesamtabstimmungs- und Abschlusszeit von 20 Tagen auf 7 Tage reduziert. Seit 2009 ist GetYourGuide die weltweit erste Anlaufstelle für mehr als 180.000 Erlebnisse wie geführte kulinarische Touren, immersive Erlebnisse und andere Aktivitäten weltweit. Das schnell wachsende Unternehmen hat Reisende aus fast allen Ländern der Erde mit über 120 Millionen Erlebnissen verbunden, von geführten Touren durch lokale Experten bis hin zu kulinarischen Ausflügen, Koch- und Handwerkskursen, Tickets ohne Anstehen für ikonische Monumente und Museen und mehr.

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FloQast war zu 100% benutzerfreundlicher als alles andere, was wir uns angesehen haben. Und wir dachten, es wäre für neue Benutzer einfacher, es sofort zu lernen und zu verwenden.“‍

— Rebekka Stuart, Finanzkontrolleur der Gruppe

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Von Sydney über Paris bis Dubai konzentrieren sich die 17 Büros und rund 800 Mitarbeiter von GetYourGuide darauf, seinen Reisenden auf der ganzen Welt unvergessliche Erlebnisse zu bieten und gleichzeitig mit Tausenden von Erlebnisgestaltern daran zu arbeiten, ihr Geschäft auszubauen. Was nicht immer so unglaublich war, ist der Abschlussprozess zum Monatsende. Rebekka Stuart ist Group Financial Controller bei GetYourGuide und trägt die Gesamtverantwortung für den monatlichen Abschluss. „Wir haben Checklisten verwendet und Testabrechnungen manuell vorgenommen, und unser Team von 1-5 Mitarbeitern hatte kaum bis gar keinen Überblick darüber, was fertig war oder nicht“, sagte Rebecca. „Wir haben es geschafft, aber wir wussten, dass wir neues Wachstum nicht effektiv skalieren und bewältigen konnten, es war einfach nicht nachhaltig.“

Umstieg auf Skalierung, Geschwindigkeit und Qualität

Das GetYourGuide Accounting Team mochte FloQast sofort wegen seiner Einfachheit und seines intuitiven Designs. Eine ausstehende ERP-Umstellung auf SAP S/4HANA Cloud spielte ebenfalls eine Rolle bei der Entscheidung, verzögerte jedoch nicht die Pläne von GetYourGuide, mit FloQast fortzufahren. „Obwohl wir die ERPs geändert haben, haben wir nicht gezögert, FloQast zu implementieren, um sofortige Transparenz und Produktivität zu erzielen“, sagte Rebecca. „Wir haben den Wechsel zu SAP vollzogen, nachdem wir FloQast zwei Jahre lang mit unserem alten ERP verwendet hatten, und dieser Übergang verlief problemlos. Es fühlte sich an, als ob wir nur kopieren, einfügen und teilen mussten; es war sehr einfach.“ Zwei weitere wichtige Akteure im GetYourGuide Accounting Team sind ebenfalls Poweruser von FloQast. Carolina Rodrígues ist dafür verantwortlich, jeden Monat die deutschen Geschäftseinheiten von GetYourGuide zu schließen, während Víctor Dominguez kümmert sich um alle internationalen Unternehmen. „Unsere Benutzer brauchten nur eine kurze Online-Schulung, um es zu erlernen und zu verwenden“, sagte Carolina. „Und wenn es danach noch Fragen gibt, sind die FloQast-Support- und Erfolgsteams fantastisch.“

Transparenz und 10-tägiger Abgleich und Abschluss — alles auf einer Plattform

Rebecca sagte, die FloQast-Plattform habe es einfacher gemacht, mit dem Unternehmenswachstum Schritt zu halten und teamübergreifend zusammenzuarbeiten. Die greifbarste Erfolgskennzahl war die Verkürzung der Tage bis zur Versöhnung und zum Abschluss. „Wir sind jetzt in der Lage, 600 Konten abzugleichen und in nur 7 Tagen zu schließen, ein Vorgang, für den wir früher durchschnittlich 20 Tage gebraucht haben“, so Rebecca. „Und wir sind der Meinung, dass wir es um weitere 1-2 Tage reduzieren können, da wir weiter an Effizienz gewinnen.“ Carolina sagte, dass weniger Unterbrechungen und Seitenleistengespräche dank FloQast-Dashboards, Notizen und der Gmail-Integration dem Team ermöglichen, sich zu konzentrieren und in kürzerer Zeit mehr zu erledigen.

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Wir haben viele der Hin- und Her-E-Mails, Slack-Nachrichten und Schreibtischgespräche reduziert, die wir früher für Fragen und Status-Updates geführt haben „, sagte Carolina. „Jetzt haben wir einen globalen Überblick über die Arbeitslast und einen Audit-Trail für alles.“

‍— Carolina Rodrigues, Leiter der Plattformbuchhaltung

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Victor erhielt kürzlich einen Referenzanruf von einem anderen Unternehmen, das FloQast kaufen möchte. Er fasste die FloQast-Vorteile auf diese Weise zusammen.

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Sie können enge Entscheidungen in Echtzeit treffen, alles wird nachverfolgt und Sie helfen Ihrem Team, Probleme zu lösen und die Dinge am Laufen zu halten, was wirklich die Hauptaufgabe jeder guten Führungskraft ist „, sagte Victor. „Es ist einfacher, schneller und jeder gewinnt.“

‍— Víctor Dominguez, Leiter der internationalen Buchhaltung

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