Wie FloQast AutoRec this CHG Healthcare Accounting Manager more as 20 hours per month on Bank Recs sparte

CHG Healthcare mit Hauptsitz in Utah bietet heute Personaldienstleistungen für Ärzte, Krankenschwestern und andere medizinische Berufe auf der ganzen Welt an und erreicht jährlich 25 Millionen Patienten. Anfang 2019 befand sich Lexi Graham, Buchhaltungsleiterin bei CHG Healthcare in Utah, in einer nicht beneidenswerten Situation; eine, mit der leider viele Buchhalter vertraut sind. Aufgrund einer Teamumstrukturierung hatte sie zwei Buchhalter verloren, sodass Graham ihre Arbeit in zusätzlich zu ihren bestehenden Aufgaben, während sie diese Positionen besetzte. Die schiere Menge an Transaktionen, die abgeglichen werden mussten, überwältigte sie schnell. Zu diesem Zeitpunkt lernten Graham und ihr Team FloQast AutoRec kennen, eine KI-gestützte Lösung, die entwickelt wurde, um den Abgleich zu automatisieren und vielbeschäftigte Buchhaltungsteams Stunden oder sogar Tage im Monat zu sparen.Nach der Implementierung von AutoRec konnte Graham jeden Monat 22 Stunden sparen, sodass sie Zeit hatte, den Abschlussprozess genauer zu analysieren und Möglichkeiten zu finden, ihn zu verbessern.

Wiederherstellung des Vertrauens in den Prozess

Nachdem Graham und ihre Kollegen FloQast schon seit einiger Zeit zur Verwaltung ihres Closing verwendet hatten, hatten sie immer noch Probleme mit dem schieren Volumen der Transaktionen, die mit den rund 190 Abstimmungen verbunden waren, die sie jeden Monat abschließen mussten. Dies führte dazu, dass eine Reihe von Abstimmungen mit niedrigerer Priorität auf die nächsten Monate verschoben wurden, was zu einem Rückstand führte, der jedes Quartal abgearbeitet werden musste. Als Graham einige Monate lang mit der Bearbeitung von etwa 100 Abstimmungen beauftragt wurde — während er immer noch ihre regulären Aufgaben erledigte —, schätzte sie, dass sie 38 Stunden pro Monat ausschließlich damit verbrachte, Transaktionen abzugleichen. Mit AutoRec konnte sie fast drei Arbeitstage pro Monat sparen, sodass sie Zeit hatte, alle Abstimmungen abzuschließen und mehr Zeit für wertschöpfendere Projekte aufzuwenden, anstatt einen Backlog abzuarbeiten. „Vor der Verwendung von FloQast gab es wirklich keinen Prozess. Sie haben sich mit den Abstimmungen mit hohem Risiko für den Abschluss befasst und sind weitergegangen und haben die Abstimmungen mit geringem Risiko in jedem Quartal auf einmal abgeschlossen“, sagte Graham. „Mit AutoRec gibt es keine ausstehenden Punkte: Jeder Kontenabstimmung ist abgeschlossen, und das spart mir unglaublich viel Zeit.“

Zeitumverteilung bei gleichzeitiger Steigerung der Effizienz

Da sie 22 Stunden vor sich hatte, konnte sich Graham darauf konzentrieren, mehr über das Unternehmen zu erfahren und Möglichkeiten zur Verbesserung etablierter Prozesse zu finden. „Bevor wir FloQast AutoRec implementiert haben, haben wir Transaktionen abgeglichen, indem wir eine Excel-Sheet mit einer anderen verglichen haben“, erinnert sich Graham. „AutoRec macht diesen Prozess einfach so viel einfacher. Sie verbringen nicht viel Zeit damit, die Tabellen zu formatieren und millionenfach Strg-F zu drücken. Jetzt habe ich die Zeit, mir unsere Konten genauer anzusehen und zu verstehen, warum etwas funktioniert oder warum nicht, und dabei zu helfen, eine Lösung zu finden. „Nachdem Graham zwei neue Buchhalter eingestellt hatte, berichtete sie, dass sie jetzt die Bandbreite habe, um sie auszubilden. Darüber hinaus stellte sie fest, dass die Einrichtung von AutoRec dazu beitrug, ihren Onboarding-Prozess zu beschleunigen und ihnen zu helfen, viel schneller als erwartet Einfluss auf das Unternehmen zu nehmen.

„Der Onboarding-Prozess war viel schneller als erwartet, weil sie ihre Zeit nicht damit verbringen, herauszufinden, wie die Transaktionen zusammenpassen: AutoRec erledigt das für sie.“

„Es ist nie einfach, neue Mitarbeiter zusätzlich zu Ihren täglichen Aufgaben auszubilden, aber da ich nicht so viel Zeit mit Abstimmungen verbracht habe, habe ich tatsächlich Zeit, sie zu schulen“, sagte Graham.

„Ich bin sauer, dass wir AutoRec nicht früher implementiert haben.“

Graham dachte über ihre Zeit mit FloQast AutoRec nach und sprach begeistert über das Gesamterlebnis.

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„AutoRec hat mir mindestens 22 Stunden Zeit gegeben“, sagte sie. „Jetzt kann ich mich auf Artikel konzentrieren, für die zusätzliche Recherchen erforderlich sind, anstatt manuell nach Übereinstimmungen zu suchen. Ich bin sauer, dass wir AutoRec nicht früher implementiert haben, weil die Vorteile so erheblich sind.“

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Aber so glücklich sie auch mit AutoRec ist, Graham war sich über ihr wirkliches Lieblingsfeature von FloQast im Klaren. „Oh mein Gott, das Customer Success Team von FloQast ist wunderbar“, sagte sie. „Sie sind ehrlich gesagt mein Favorit. Wenn ich irgendwelche Fragen habe, antworten sie sofort. Ich habe ein großes Lob für den Kundenservice von FloQast. Ich möchte nach Kalifornien kommen und es nur für einen Tag besuchen. So sehr liebe ich all diese Typen. „Nun, das ist ein großes Lob.