Wie Net Health innerhalb von 7 Tagen viermal mehr Arbeit erledigt

Pittsburgh, Pennsylvania. based Net Health hat es sich zur Aufgabe gemacht, EHR-Daten zur Verbesserung der menschlichen Gesundheit und zur Kontrolle der Behandlungskosten zu verwenden. Als die Buchhaltungsanforderungen auf Produktebene die Abschlussaufgaben Monatsabschluss buchstäblich vervierfachten, beantwortete das vollständig remote arbeitende Team die Herausforderung mit der KI-gestützten Buchhaltungsautomatisierung von FloQast. FloQast hat es dem Team ermöglicht, die zusätzliche Arbeitsbelastung zu absorbieren, die Zusammenarbeit und Kommunikation zu verbessern und das 7-Tages-Ziel einzuhalten, das vom Eigentümer von Net Health, der globalen Investmentfirma Carlyle, vorgeschrieben wurde.

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Ich gehe täglich zum FloQast Close Close-Dashboard, um unseren Prozentsatz der Fertigstellung zu überprüfen. So können wir alle weiterverfolgen oder mit anpacken, auch wenn wir nicht zusammen im selben Büro oder Raum sind.“

- Jim Burgess, Stellvertretender Controller

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Als der stellvertretende Controller Jim Burgess im Jahr 2022 zu Net Health kam, hatte das Unternehmen seinen Monatsabschluss — einen historisch undurchsichtigen, langwierigen Prozess — mit FloQast bereits in ein transparenteres und effizienteres Verfahren umgewandelt.

Mühevolle und zeitaufwändige Tabellen mit mehreren Versionen, manuelle Checklisten und die quälende Unsicherheit unvollständiger Aufgaben waren lange vorbei. Mit FloQast nimmt das Close jetzt weniger Zeit in Anspruch, bietet bessere Einblicke und Informationen und bietet mehr Anleitungen zu Bereichen, die verbessert werden müssen.

Jim war bereits beeindruckt von FloQast. Was als nächstes geschah, machte ihn zu einem Superfan.

„Anfang 2024 haben wir damit begonnen, Ausgaben und Umsätze auf Geschäftsbereichs- und Produktebene aufzuschlüsseln“, sagte Jim. „Und da wir auf dieser Ebene vier Hauptaktivitäten haben, hat sich unsere Arbeitsbelastung im Wesentlichen vervierfacht.“

Angesichts der vierfachen Anzahl an Konten, Abstimmungen, Checklisten und Abmeldungen wäre Net Health gezwungen gewesen, Teammitglieder hinzuzufügen oder sich mit einem längeren Abschluss zufrieden zu geben.

FloQast Close Management und Erinnern hat das überflüssig gemacht. Durch die Automatisierung von Abstimmungen und Informationsanfragen hat das Buchhaltungsteam von Net Health das Hin und Her manueller E-Mails und täglicher Unterbrechungen reduziert und seine Produktivität — und die Gewissheit — aufrechterhalten, während gleichzeitig die Anforderungen des Unternehmens für den Abschluss von 7 Tagen eingehalten wurden.

„Obwohl unsere Arbeitslast in der Schlusspalte um ein Vielfaches von vier gestiegen ist, konnten wir sie dank FloQast innerhalb des gleichen engen 7-Tage-Close-Zeitplans erledigen“, sagte Jim. „Wir bearbeiten mehr Rechnungen, mehr Zuweisungen und liefern bessere Informationen für das Unternehmen, und das alles mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern.“

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Obwohl unsere Arbeitslast in der Schlusspalte um ein Vielfaches von vier gestiegen ist, hat FloQast es uns ermöglicht, sie innerhalb des gleichen engen 7-Tage-Close-Zeitplans zu erledigen. Wir bearbeiten mehr Rechnungen, mehr Zuweisungen und liefern bessere Informationen für das Unternehmen, und das alles mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern.“

- Jim Burgess, Stellvertretender Controller

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Teams befähigen, großartige Dinge zu tun

Die Auswirkungen von FloQast waren für Net Health und seinen Private-Equity-Unterstützer erheblich. Carlyle, eine der weltweit größten Investmentfirmen. Die Berichterstattung auf Geschäftsbereichs- und Produktebene ist bei Carlyle zu einer Standardarbeitsanweisung geworden, um den Portfoliounternehmen bessere Investitions- und Managemententscheidungen zu ermöglichen.

Eine detailliertere Zuordnung und Berichterstattung bilden die Grundlage für KPIs auf Produktebene, die sich auf Strategien und Taktiken auswirken und es einfacher machen, Eingaben mit Ergebnissen abzugleichen. Genauere Leistungskennzahlen bei Carlyle bedeuten eine intelligentere Kapitalallokation und potenziell bedeutendere Renditen.

„Die Führungskräfte von Carlyle schätzen die zusätzliche Granularität, die die Geschäftsbereichsberichterstattung bietet“, sagte Jim. „Entscheidungen über Investitionen und Kapital sind präziser, und die Mitarbeiter können sehen, wie sie im Vergleich zum Budget abschneiden, was funktioniert und warum.“

Das Net Health-Team hat auch REMind für monatliche Informationsanfragen eingerichtet, auf die es keinen Einfluss hat und die für den Abschluss entscheidend sind.

„Wir benötigen Kennzahlen und Anleitungen von unseren Vertriebs- und Marketingabteilungsleitern für Provisionen und Bonuszahlungen“, sagte Jim. „ReMind versendet diese Anfragen und Erinnerungen automatisch jeden Monat, was uns viel Zeit für manuelle E-Mails und Follow-ups erspart.“

Vereinfachte und zentralisierte Abmeldungen, Updates auf einen Blick

Zusätzlich zu den FloQast-Integration mit NetSuite, Net Health verwendet auch die FloQast-Integration mit Slack für Kontowechsel- und Abmeldebenachrichtigungen. Das Abschluss-Dashboard ist auch eines der am häufigsten verwendeten Tools in Schließungsperioden.

„Ich gehe täglich zum FloQast Close Close-Dashboard, um unseren Prozentsatz der Fertigstellung zu überprüfen. So können wir alle weiterverfolgen oder mit anpacken, auch wenn wir nicht zusammen im selben Büro oder Zimmer sind „, sagte Jim.

Die Zeitersparnis und Effizienz mit FloQast helfen ihm auch dabei, sich auf andere wichtige Prioritäten zu konzentrieren, wie zum Beispiel Quartals- und Jahresabschlussprüfungen und die Migration zu einem neuen Kreditorenbuchhaltungssystem. Beide Initiativen zielen darauf ab, dem Unternehmen Geld zu sparen, indem sie schnellere Audits und niedrigere Kostenstrukturen bereitstellen.

„Ein optimierter Abschluss wirkt sich positiv auf das gesamte Unternehmen aus“, sagte Jim. „Es ist schneller, transparenter und für unsere Führungskräfte genauer, sodass sie die besten Entscheidungen treffen können, und es hält uns auf dem richtigen Weg, Dinge zu erledigen.“

FloQast + AWS

Die Infrastruktur von FloQast wird in der AWS Public Cloud erstellt und bereitgestellt. FloQast verwendet AWS CloudWatch zur Sicherung, Wartung und Überwachung der AWS-Umgebung, um eine stabile Grundlage für die FloQAST-Anwendung zu gewährleisten.