Ironwood Pharmaceuticals find in FloQast the „perfect combination from functionality and simplicity“

Ironwood Pharmaceuticals, Inc. („Ironwood“) ist ein auf GI spezialisiertes Gesundheitsunternehmen, das sich der Entwicklung von Medikamenten verschrieben hat, die für Patienten mit gastrointestinalen Erkrankungen einen Unterschied machen. Als börsennotiertes Unternehmen muss Ironwood die Anforderungen für die Einreichung von Finanzdaten gemäß den SOX-Richtlinien erfüllen. Das Ironwood-Team für Unternehmensbuchhaltung kümmert sich um verschiedene Finanzfunktionen, darunter Buchhaltung, Gehaltsabrechnung, Eigenkapital, Kreditorenbuchhaltung, Treasury, SEC-Berichterstattung und SOX-Compliance. Ron Silver ist der Corporate Controller und Principal Accounting Officer von Ironwood, der mit der Überwachung all dieser Prozesse und der Leitung des Teams beauftragt ist. Ironwood wollte seine finanzielle Betriebseffizienz optimieren, indem es FloQast einsetzte, um den Fluss von Finanzdaten zwischen Tabellenkalkulationen und seinem SAP-System zu rationalisieren und zu automatisieren. „Die SaaS-Lösung von FloQast bot die perfekte Kombination aus Funktionalität und Einfachheit für das, was wir erreichen mussten“, sagte Silver. „Es war zweckmäßig.“

Flexibilität statt Komplexität

Es dauerte nicht lange, bis Silver erkannte, dass FloQast in jeder Hinsicht „eine andere Art von Lösung“ war.

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„Es hat alles, was wir für ein Unternehmen unserer Größe benötigen. Neben der einfachen Schulung und Implementierung ist es der agile Ansatz, der dafür sorgt, dass es so gut funktioniert.“

- Ron Silver, Unternehmenscontroller und Hauptbuchhalter

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Vor seiner Zeit bei FloQast war Silver der Meinung, dass das Management des Abschlusszyklus ausschließlich auf Excel basierte und durch den Einsatz des richtigen Close-Management-Tools die Möglichkeit bot, die Effizienz zu steigern. „Alles basierte auf Excel und war mit viel manuellem Aufwand verbunden“, erklärte Silver. „Dazu gehörten unser Abschluss-Kalender, die abschließende Checkliste und die Masterdatei für den Kontenabstimmung. Alle Statusaktualisierungen und Workflows wurden manuell in eine gemeinsame Excel-Datei eingegeben. Es hat funktioniert, aber es war nicht ideal. „Ironwood wollte seine Effizienz, Integration und Steuerung verbessern und gleichzeitig benutzerfreundlich bleiben. Mit FloQast konnte das Ironwood-Team das schnell und nahtlos erledigen. Die Tatsache, dass FloQast Excel-kompatibel war und einfach in SAP integriert gehörte zu seinen Unterscheidungsmerkmalen. „Bei konkurrierenden Lösungen müssen Sie alle Bilanzabstimmungen von Excel in eine vorgefertigte Abstimmungsplattform verlagern“, so Silver. „Es war zusätzliche Arbeit, etwas zur Kontenabstimmung in ein integriertes Management-Tool zu packen und es dann herauszunehmen (und wieder in Excel), um es intern an Geschäftspartner zu verteilen, die nichts mit der Buchhaltung zu tun haben. Unserem Team gefiel, dass FloQast eine benutzerfreundliche Ebene war, die auf bestehenden Excel-basierten Abstimmungen aufbaut. Wir mussten keine unnötige umfassende Prozessänderung implementieren. FloQast sorgte für eine intuitive Implementierung mit einem Tool, das unser Team bereits verwendet.“

Ein schneller, schmerzloser Implementierungsprozess

Eine Work-Life-Balance zu wahren und den Druck des Buchhaltungsteams von Ironwood zu verringern, war unerlässlich, und FloQast hat es geschafft. Silver warb für die einfache Implementierung, die FloQast bietet. Einfach ausgedrückt: Eine zeitnahe Implementierung war für Ironwood von entscheidender Bedeutung. „Wir wollten Anfang März mit der Implementierung beginnen und sie bis Quartalsende abschließen“, erklärte Silver. „Ich könnte unserer Geschäftsleitung mit voller Zuversicht sagen, dass FloQast innerhalb eines Monats betriebsbereit sein wird. Und das haben wir getan. Unser FloQast-Rollout basierte auf einem 21-tägigen Implementierungsplan, und dank der hervorragenden Arbeit unseres Buchhaltungsteams in Zusammenarbeit mit dem hilfsbereiten und reaktionsschnellen Implementierungsteam von FloQast ging es schneller „, teilte Ron mit.

Zeit verwalten, Rückstände entfernen

Zeit ist kostbar, egal in welchem Geschäft Sie tätig sind. Vor FloQast schloss Ironwood seine Geschäftsbücher innerhalb von etwa einer Woche nach Quartalsende erfolgreich ab. Silver erkannte jedoch, dass es Möglichkeiten gab, bestimmte Aspekte des Prozesses zu rationalisieren.

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„Mit Hilfe von FloqAst ist der Abschlussprozess jetzt besser gestaffelt, sodass der Rückstand an den Prüfern reduziert und die Sichtbarkeit für alle Beteiligten verbessert wird“, sagte er. „Das ist ein großer Vorteil für unser Team.“ -Ron Silver, Unternehmenscontroller und Hauptbuchhaltungsbüro

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Darüber hinaus ist die Einhaltung der SOX-Vorschriften für Ironwood als börsennotiertes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. „Wir haben in FloQast Erinnerungen und Kontrollen zur SOX-Konformität hinzugefügt“, sagte Silver. „Diese Aufgaben sind jetzt Teil der engen Checkliste, was eine großartige Möglichkeit ist, um sicherzustellen, dass sie im Vordergrund stehen und pünktlich erledigt werden.“ Silver war auch beeindruckt von der Intuitivität des FloQast-Produkts und der Unterstützung, die sein Team während des Onboarding-Prozesses erhielt. „Unser Implementierungsmanager bot unserem Team erstklassigen Kundenservice und Schulungen. Wenn wir vor und nach dem Go-Live noch Fragen hatten (egal wie klein), war FloQast immer zur Stelle“, sagte er. „Das Kundenerfolgsteam bietet schnelle Antworten, und mir gefällt, dass es für alle Fragen eine einzige E-Mail-Adresse gibt. Wir haben bereits neue Teammitglieder hinzugefügt, und die Benutzerfreundlichkeit von FloQast führt zu einer schnellen Produktivität der Mitarbeiter — was bei der Skalierung wichtig ist.“

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„FloqAST ermöglicht effiziente Genehmigungen und Aktualisierungen von Dokumenten und benachrichtigt die Beteiligten in Echtzeit über Änderungen. Die automatisierten E-Mail- und Erinnerungsfunktionen sind eine enorme Hilfe für unser Team und mich.“

- Ron Silver, Unternehmenscontroller und Hauptbuchhalter

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Silver verfügt in seinem früheren Unternehmen über umfangreiche Erfahrung mit anderen Lösungen für das enge Management. Silver erinnerte an einen viel längeren Implementierungsprozess, der sich über etwa drei Monate erstreckte, und an einen schwierigeren Workflow-Prozess. „Wenn ein Prüfungsverantwortliche:r Änderungen vornehmen wollte, auch nur geringfügige Änderungen am Wortlaut, konnte er dies nicht selbst tun“, bemerkte er. „Ich musste das Dokument ablehnen und per E-Mail zurücksenden, damit das Team die Änderung vornehmen konnte. Dieses Hin und Her war das Gegenteil von Effizienz, insbesondere wenn es darum ging, ein Team zu leiten, dem Buchhalter an ausländischen Standorten mit unterschiedlichen Arbeitszeiten angehörten.“ Dies ist bei FloQast nicht der Fall.

Vorteile im Endeffekt

FloQast bot genau das, wonach Ironwood gesucht hatte. Das Unternehmen war in der Lage, ein neues, aktualisiertes System in weniger als drei Wochen nahtlos zu implementieren und einzuführen und gleichzeitig die gewünschten Kontrollen und Transparenz zu gewährleisten. „Ich kann mir leicht vorstellen, welche Vorteile FloQast für Ironwood bietet“, sagte Silver. „Es hat unserem Team einen reibungslosen, effizienten und personaloptimierten Abschlussprozess beschert.“