Auf dem Weg zu klaren Gewässern: Der Weg von Global Maritime zu einem transparenten und präzisen Monatsabschluss mit FloQast

Globales Maritimes ist ein unabhängiges und diversifiziertes maritimes Beratungsunternehmen, das sich auf Schiffsgarantien, dynamische Positionierung und Ingenieurdienstleistungen spezialisiert hat und über 25 Niederlassungen weltweit verfügt. Global Maritime ist bekannt für Innovation, praktische Erfahrung, operative Exzellenz und Sicherheit und kann auf eine nachgewiesene Erfolgsbilanz bei der Umsetzung vieler der erfolgreichsten Marine- und Offshore-Projekte der Welt zurückblicken.

Nachdem er 2013 als Assistentin der Debitoren in das Unternehmen eingetreten war, Lyandra Díaz ist im Laufe der Jahre zusammen mit Global Maritime gewachsen und fungiert nun als britischer Finanzkontrolleur des Unternehmens. Im Jahr 2020, während der Umstellung auf NetSuite ERP, nutzte Global Maritime die Gelegenheit, ihre zuvor fragmentierten Prozesse zu konsolidieren und zu rationalisieren. Diese Selbstbeobachtung zeigte, dass eine höhere Effizienz erforderlich ist, insbesondere in ihrem engen Prozess. „Unser Abschlussprozess bestand aus einer manuellen Checkliste ohne Überprüfungsprozess. Lyandra erinnerte sich. „Wir haben die Aufgaben individuell bewältigt und gehofft, dass andere sie pünktlich erledigen würden, was die Koordination und die termingerechte Erledigung schwierig machte.“ Auf Vorschlag des FloQAst-Implementierungspartners Stariabegann das Unternehmen mit der Suche nach Ressourcen für die Buchhaltung, um die Gesamteffizienz zu steigern. Obwohl sie der Meinung waren, dass FloQast die ideale Wahl war, war vor Abschluss des Deals weitere Sorgfalt erforderlich. Zunächst äußerte sich Lyandra skeptisch: „Ich hatte Vorbehalte, weil FloQast fast zu gut schien, um wahr zu sein, insbesondere angesichts unserer jüngsten Erfahrungen mit einer massiven NetSuite-Implementierung.“

Lyandra ging mit Vorsicht auf die Behauptung von FloQast ein, ein unkompliziertes Verfahren, und sagte: „Wir haben es mit Vorsicht genossen, als sie sagten, dass es nur fünf oder sechs Stunden unserer Zeit in Anspruch nehmen würde. Nach umfangreichen Recherchen in Foren und Bewertungsseiten wie G2 überzeugte uns die überwältigende Menge an positiven Bewertungen und Erfahrungen jedoch, uns für FloQast zu entscheiden. Und wir sind froh, dass wir das getan haben.“

Eine reibungslose Implementierung — wie versprochen

So aufgeregt Lyandra auch war, den Vertrag mit FloQast zu unterzeichnen, gab sie zu, dass sie sich bezüglich des Implementierungsprozesses immer noch nicht sicher war.

„Ich kann es wirklich nur mit unserer NetSuite-Implementierung vergleichen, die sehr, sehr zeitaufwändig war, aber unsere FloQast-Implementierung war so einfach, dass sie im Vergleich ziemlich schockierend war“, sagte sie.

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Uns wurde gesagt, dass es nur fünf oder sechs Stunden dauern würde, und ich hielt das nicht für möglich, aber wir mussten nicht viel Input liefern, und das FloQast-Setup-Team kümmerte sich um den Rest. Es war die einfachste Implementierung, die ich je erlebt habe.“

- Lyandra Díaz, Finanzkontrolleur

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Smoothing Sailing: Ergebnisse fast sofort sichtbar

Laut Lyandra dauerte es nicht lange, bis das Buchhaltungsteam die positiven Auswirkungen von FloQast bemerkte.

„Mit FloQast folgt jetzt jeder einem standardisierten Abschlussprozess“, erklärte Lyandra. „Bisher haben wir uns auf eine Excel-Checkliste verlassen, aber wir waren uns nicht sicher, dass sich alle an denselben Prozess hielten, und es gab keine Möglichkeit, deren Einhaltung zu überprüfen. Mit FloQast kann das Team den Fortschritt verfolgen, und als Teamleiter habe ich Vertrauen in die Kontenabstimmung und Überprüfung von Konten, die meinen Erwartungen entsprechen. FloQast hat uns in die Lage versetzt, einen wichtigen Überprüfungsprozess einzurichten, der zuvor nicht existierte.“

So sehr FloQast auch in der Lage ist, den Alltag zu beeinflussen, bemerkte Lyandra auch, dass es die Denkweise des Teams verändert hat, seit es angefangen hat, es zu nutzen. „FloQast hat die Art und Weise, wie wir den Abschlussprozess angehen, verändert“, teilte sie mit. „Es stellt sicher, dass keine Fehler gemacht werden, aber es hat auch unseren Ansatz neu definiert. In der Vergangenheit wurde möglicherweise etwas depriorisiert, weil keine Zeit zur Verfügung stand. Aber mit FloQast kommen wir zu allem, weil es uns jetzt tief verwurzelt ist, dass das Teil des Close ist und dass ich es nur erledigen muss. Und dann haben Sie Vertrauen in die Zahlen, die Ihnen präsentiert werden, weil Sie im Wesentlichen die gesamte Bilanz abgeglichen haben. Dies ist sehr wichtig, um die Genauigkeit zu verbessern und das allgemeine Vertrauen in unseren Ansatz zu stärken.“

Sorgen Sie dafür, dass Sie während des Audits beruhigt sind

Lyandra teilte mit, dass sich die Transparenz, die sie in Bezug auf den engen Prozess ihres Teams hat — und das Vertrauen, das FloQast ihr entgegenbringt — auch außerhalb der Arbeit positiv auf sie ausgewirkt haben.“ FloQast hat mein geistiges Wohlbefinden enorm gesteigert „, betonte sie. „Ich lebe von Ordnung und Struktur, und FloQast begeistert mich wirklich. Noch vor Monatsende schließe ich eifrig die Versöhnungen ab, um zu sehen, wie der Prozentsatz der Fertigstellung steigt. Es ist erfreulich, Fortschritte zu verfolgen und sich sicher zu fühlen, auf dem richtigen Weg zu bleiben oder sogar die Erwartungen zu übertreffen. FloQast an Ort und Stelle zu haben, ist für mich von großem Vorteil. Es gewährt mir die Kontrolle, die ich mir wünsche, und verbessert meine Sichtbarkeit über die Fortschritte des Teams erheblich.“

Das trifft vielleicht nicht mehr zu, als wenn es um jedermanns Lieblingszeit des Jahres geht: die Hauptsaison.

„Die Implementierung von FloQast hat sich bei Finanzprüfungen als unschätzbar erwiesen, da sie sicherstellt, dass alle Abstimmungen abgeschlossen und gut dokumentiert sind“, bemerkte sie. „In der Vergangenheit haben wir uns im Januar bemüht, Auditanfragen für Abstimmungen zu erfüllen, die monatlich hätten erfolgen müssen. Mit FloQast fühlt sich das jährliche Close wie jeder andere Prozess zum Monatsende an. Wir haben keine Angst mehr vor dem Audit oder der zusätzlichen Arbeit, die für die Vorbereitung erforderlich ist, da FloQast sich bereits darum gekümmert hat. Dies hat unseren Prüfungsansatz erheblich verändert.“

Die Quintessenz

Auf die Frage nach dem Einfluss, den FloQast auf das Team hatte, äußerte sich Lyandra nachdrücklich. „Was die Vorteile angeht, waren sie enorm“, sagte sie. „Persönlich gibt es die Gewissheit, dass ich genaue Informationen präsentiere und dass jede Bilanz abgeglichen wurde. Bei der Arbeit mit einem großen, geografisch verteilten Team besteht immer das Risiko, dass unbeabsichtigte Beiträge unbemerkt bleiben.“

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FloQast ermöglicht es uns, Unstimmigkeiten durch Benachrichtigungen umgehend zu erkennen und sicherzustellen, dass alles synchron bleibt. Die Wirkung war wirklich bemerkenswert.“

- Lyandra Díaz, Finanzkontrolleur

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So viel Wert das Team auch in FloQast gefunden hat, gab Lyandra zu, dass es noch mehr Raum für Wachstum gibt, worauf sie sich freut. „Wir wissen, wo Verbesserungspotenzial besteht, aber es ist sicherlich ein brillanter Anfang und seit der Implementierung von FloQast haben wir große Fortschritte gemacht.“