PulteGroup provides with floQast for schnellere Geschäftsabschlüsse und Teamproduktivität

Die börsennotierte PulteGroup, Inc. (NYSE: PHM) mit Sitz in Atlanta, Georgia, ist eines der größten Hausbauunternehmen Amerikas, das landesweit in mehr als 40 Märkten tätig ist. Als das Unternehmen den Papierverbrauch reduzieren, seinen monatlichen Abschluss beschleunigen und die Compliance-Berichterstattung optimieren wollte, implementierte es FloQast Close, ReMind und Ops. Mit FloQast Pulte Gruppe hat es seinen regionalen Controllern und mehr als 250 Mitarbeitern in der Buchhaltung ermöglicht, monatliche Abschluss-Checklisten zu digitalisieren, Papierabzeichen zu vermeiden, Lernkurven zu verkürzen und die Abschlusszeiten um die Hälfte zu verkürzen — von 14 auf 7 Tage.

Der Monatsabschluss bei PulteGroup, dem drittgrößten Hausbauer des Landes, ist eine große Aufgabe. Mit mehr als 29.000 Hausschließungen pro Jahr und einem Jahresumsatz von 15,8 Milliarden US-Dollar, verteilt auf 27 Bundesstaaten, ist die Koordination und Konsolidierung des monatlichen Close eine Herkulesaufgabe.

Aber Erica Woods, eine der regionalen Controllerinnen des Unternehmens, und ihre Kollegen aus der hybriden Fernbuchhaltung, die im ganzen Land verteilt sind, machen es möglich. Mit FloQast machen sie das jetzt mit weniger Papier, mehr Geschwindigkeit und mehr Transparenz. Das war allerdings nicht immer so.

„Wir hatten zuvor einen sehr manuellen Prozess“, sagte Woods. „Wir hatten Tabellen mit Checklisten auf einem gemeinsamen Laufwerk gespeichert, dann ausgedruckt und dann in Akkordeondateien gespeichert, zusammen mit unseren unterstützenden Unterlagen, die ebenfalls ausgedruckt wurden. Wir hatten viel Papier.“

Dies war nur eine der 27 Abteilungen, die monatlich eng koordiniert werden mussten. Brien O'Meara, Vice President und Corporate Controller, traf die strategische Entscheidung, den Abschluss mit FloQast zu automatisieren und zu optimieren.

„Wir mussten Papierspuren und den damit verbundenen Schmerz und die Verwirrung vermeiden, weshalb wir uns für FloQast entschieden haben“, sagte O'Meara. „Es ist einfach zu bedienen, aber dennoch umfassend und kann unseren Buchhaltungsabschluss — einschließlich SOX- und SEC-Berichtsworkflows — von Anfang bis Ende bewältigen.“

Papierloses Monatsende endet — in der Hälfte der Zeit

Laut Woods war es nicht die größte Herausforderung, Close-Informationen zusammenzustellen. Durch den Druck, die Überprüfungen und die manuellen Signoffs wurde der Prozess um eine zusätzliche Woche verlängert.

„FloQast lässt sich in unser Lawson ERP integrieren und aktualisiert die Testsalden jede Stunde. Ich weiß also, dass ich mir die neuesten Zahlen ansehe und nicht einen alten Ausdruck, der separat mit dem ERP-System abgeglichen werden muss“, sagte Woods. „Und jedes Mal, wenn es aus dem Gleichgewicht gerät, alarmiert uns FloQast und informiert uns darüber, sodass wir immer mit den richtigen Zahlen arbeiten.“

Woods muss sich auch keine Gedanken mehr über den Teamfortschritt oder die ständige Flut von E-Mails und Telefonanrufen machen.

„Mit FloQast kann ich jedes Close-Objekt und seinen Status sehen“, sagte Woods. „Ich kann nicht nur sehen, ob es abgeschlossen ist, sondern ich kann auch sehen, wer es überprüft hat, und die gesamte dazugehörige Dokumentation.“

Die Produktivität und die Anzahl der Tage bis zum Abschluss für Woods und ihr Team haben sich seit der Verwendung von FloQST dramatisch verbessert.

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Da Notizen, Dokumente und Genehmigungen zentralisiert wurden, haben wir den früher 14-tägigen Abschlussprozess auf eine Woche reduziert „, so Woods. „Was bedeutet, dass wir weitermachen und uns auf die Eroberung im nächsten Monat vorbereiten können.“

‍— Erica Woods, Steuerung

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Auditoren, Anfragen und der 'FloSquad'

Laut Woods sind die internen und externen Audits von PulteGroup einfacher geworden, da FloQast die größte Herausforderung bei den meisten Audits löst: die Suche nach den erforderlichen Unterlagen und Nachweisen.

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Interne Auditoren haben in FloQast ein neues Maß an Zugriff und Nachweisen, das sie zuvor nicht hatten. Sie können sich jedes Konto oder jeden Kontenabstimmung ansehen, den sie wollen, und wir müssen das nicht für sie erledigen.“

‍— Erica Woods, Steuerung

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Monatliche Informationsanfragen wurden ebenfalls mit FloQast automatisiert. Beispielsweise muss das hohe Volumen monatlicher Land- und Hausschließungen bei PulteGroup von anderen Abteilungen außerhalb der Buchhaltung gemeldet werden. Das FloQast Erinnerung Modul automatisiert diese Informationsanfragen für Woods und ihr Team.

„Wir senden wöchentlich automatisierte Informationsanfragen über FloQast zu prognostizierten Grundstücksverkäufen und -käufen, damit wir sie zu unserer Liquiditätsprognose hinzufügen können“, sagte Woods. „Es ist schneller und einfacher für alle.“

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FloQast beseitigt Hindernisse, die einem genauen, termingerechten und kostengünstigen Abschluss von Büchern von überall aus entgegenstehen. Es war ein unschätzbares Instrument, da wir uns in einem zunehmend dynamischen Arbeitsumfeld zurechtgefunden haben.“‍

— Brien O'Meara, Vizepräsident und Unternehmenscontroller

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Woods Glaube an FloQast und seine Effizienz haben sie zu einer der sachkundigsten und lautstärksten Unterstützerinnen gemacht, was ihr sogar einen Platz im „Flo Squad“ eingebracht hat — einer kleinen Gruppe von PulteGroup FloqAst-Superbenutzern, die als interner Ad-hoc-Helpdesk dienen. Laut Woods macht es Spaß, eine Anlaufstelle für andere zu sein, und hilft bei der allgemeinen Zusammenarbeit und Moral des Teams.

„Es ist die beste Lösungsimplementierung, an der ich je beteiligt war“, sagte Woods. „Es ist benutzerfreundlich, unsere Mitarbeiter mögen es sehr und es hilft uns, als Team besser zu arbeiten. Die Zusammenarbeit mit FloQast war unglaublich.“